あらゆる書類を格安で電子化する
スキャン代行サービスのうるるBPO

倉庫もキャビネットもロッカーも…書類や資料でいっぱい!

デスクまわりに物が増えてきたから、別の場所にしまおう…

そう思ってロッカーやキャビネット、倉庫をのぞいてみたけれど、どこも物がいっぱいで入らなかった。こんな苦い経験をしたことがあるかもしれません。

 

日々の業務のなかで確実に増えていく書類や資料など。みなさんはどのように管理していますか?

事例スペース確保に迫られた建築会社T社の場合

店舗などの内装デザインや施工を手がける建築会社T社。来月の人事異動で、S支所の人数が大幅に増えることになりました。

 

S支所はビルの1フロア。人数増加に伴い、倉庫を含むオフィス全体を整理し、不要なものは処分するなどしてスペースの確保をするよう、本社総務から命じられています。

 

困ったことに現在のS支所は、各自ワークスペースはおろか、ロッカー、キャビネットは膨大な契約書や図面であふれ、倉庫もいっぱいの状態です。これでは、何か少し処分した程度では、スペースの確保はできません。

 

そこでまずは、倉庫を半分空けることを考えました。

 

倉庫では、山積みの段ボールとともに、これまで手がけてきた現場の図面が非常にかさばっています。終わったものから次々と押し込んできたので、いつの、どの案件かわからず、一つ一つ開いて確認していては時間がかかりすぎます。見たところ、かなり古く劣化した図面もあるようですが、これらをうまく片づけて、飽和状態の倉庫を空ける方法はないのでしょうか…?

 

T社のように大きな図面を扱う業種はとくに、今後も含めてどのように関連資料を管理していくのか、見直す必要があります。単純にスペースの問題に留まらず、整理されていない職場では必要なものを探し出すのに時間を割いたり、活用すべき資料を活用できなかったり、というデメリットを抱えているのです。

かさばる紙の保管物を最適なスキャニングでデータ化!

図面や製図などの大判用紙は「図面・製図(大判)スキャニング」でデータ化し、整理・保管することをおすすめします。

 

当社では業務用のスキャナ機はもちろん、大判に対応可能な大型スキャナ機を完備しています。通常の用紙のほか、青焼きの図面、劣化して薄くなっている図面なども、経験豊富なオペレータが仕上がりを確認・調整しながらデータとして使用・閲覧できるように整えます。

 

また、T社をはじめ契約書等を交わす機会の多い業種には、「ドキュメントスキャニング」も便利です。紙ベースで印刷したものをファイリングする方法はスペースを大きく必要としますが、電子ファイル化すれば場所を取らずに保管が可能となります。

 

スキャニングは、解像度によって価格が異なります。それぞれの状態や、データ化した後の用途に合わせて最適な解像度をご案内いたしますので、営業アドバイザーにご相談ください。

さらにできること

図面や製図、契約書などをスキャニングする際は、「OCR」「PDFしおり」サービスも便利です。

 

「OCR」はOptical Character Reader(光学式文字読取装置)の略で、スキャンした画像にテキスト情報を与えることで、データ化した画像が文字検索できるようになります。ただし、手書きの文字や劣化で読み取りが困難になっているなど、場合によってはOCRに適さないものもございますので、ご相談ください。

 

「PDFしおり」はPDFファイルやWebブックを開いた際に、左側にインデックスを付けるサービスです。

T社の成果

倉庫で眠っていた図面をアウトソーシングでデータ化し、不要な原本はすべて処分。キャビネットの大部分を占めていた契約書類も電子化することで、スペースが空きました。閲覧したい時にすぐに探せると、社内でも好評です。また、図面は今後、進行中の案件に関してもスキャニングサービスで随時データ化することに。大きな図面を常にデータで共有でき、より業務がスムーズになりました。

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