あらゆる書類を格安で電子化する
スキャン代行サービスのうるるBPO

事務所移転で片づけたいけど書類整理が手に負えない!

近年は、紙の書類をタブレットなどで代替する会社も増えてきましたが、それでも紙の書類を使用し、必要とする場面は多々あります。そんな中、データで保管しているもの、紙で保管しているものなど、整理や保管が煩雑になっている会社も多いのではないでしょうか。

事例人員増加で事務所を移転するベンチャーY社の場合

ベンチャー企業Y社は来月に事務所の移転を控えています。
創業してわずか7年ですが、ベンチャーならではのフットワークの軽さ、アイデアを実行していくスピードの速さがプラスに働き、経営は好調。スタッフもこの数年でずいぶんと増え、現在の事務所が手狭になったことから、今回の事務所移転を決めました。

 

移転するとはいえ、移転先はシェアオフィスの1室で、スペースにさほど余裕はありません。創業から駆け抜けてきた7年間で蓄積された書類の山は、これを機に整理しなければならなさそうです。

 

しかし、いざ、その書類整理をいつ誰が行うのかという話題になると、社員たちは口を閉ざしてしまいます。というのも、Y社はベンチャーゆえ超がつくほど多忙な毎日で、人員に余裕もありません。
これまで紙の書類の使用を最小限に押さえてはきましたが、契約書、資料など、整理すべき書類は決して少なくありません。また、同じ部類の書類でも一方はデータ化されていて、一方はされていないなど、保管形態が一本化されていない部分もあります。事務所移転で紙の書類はそのまま持っていくのか、休日返上で社員がデータ化するのか。整理の方向さえ決まらない中、移転の日が迫っています。

 

事務所の移転やオフィスのレイアウト変更などを行う時は、蓄積してきた書類を整理する絶好の機会です。書類整理は、スペースの確保や単なる片づけにとどまらず、今後の業務改善や書類の有効活用にもつながります。

スキャンや文字データ化で書類をコンパクト&スマート管理

紙の書類の整理方法としてまず1つ「ドキュメントスキャニング」が考えられます。契約書やパンフレットなどの資料をスキャニングしデータ化するサービスです。お預かりする原本にホチキスや付箋が付いていても、当社で丁寧に外してからスキャンして、元に戻してお返しいたします。

 

オプションとして、画像化した書類に文字情報を与える「OCR」付きスキャンもお選びいただけます。これにより、画像データ化した書類を文字検索することも可能になります。また、「PDFしおり」機能を付加することで、データ化した後のPDFファイルやWebブックを開いた際に、目次を表示することもできます。

 

もう1つの整理方法としては「テキスト入力」もあります。紙の書類や資料をテキスト入力することで文字データ化するサービスです。元データが残っていない紙の書類で、今後も使用する可能性があるものは、いちど文字データ化しておくと便利です。

さらにできること

事務所移転などの際には「名刺入力」サービスを利用して、たまった名刺をデータ化するのもおすすめです。お預かりした名刺をデータ化し、さらに事務所移転のDM発送のお手伝いも可能です。こうした機会に名刺をデータ化することは、今後の営業活動にも有益ですので、ぜひご検討ください。

Y社の成果

ドキュメントスキャニングを中心に、ほぼ全ての書類をデータ化。名刺入力と、事務所移転のDM発送の工程の一切もアウトソーシングすることで、社員たちの負担を最小限に、移転作業を終えることができました。これまで以上にフットワークよく、スピーディーに事業を展開していけるよう、今後は定期的にアウトソーシングを有効活用していきたいとのことです。

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