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行き場に困る古い資料…どう保存しておくのが賢いのか?

仕事をしているとたびたび「この資料、捨てていいのか?」と悩んだ末にとっておく、という場面に遭遇します。そのようにたまっていく古い資料を上手に保存し、活用に結びつける方法はないのでしょうか?

事例パンフレットやフィルムの保存に悩むI社の場合

旅行会社I社は、ユニークな海外旅行を主力とした商品展開で、中規模ながら安定の経営を続けてきました。近年はインバウンドにも力を入れ、さらに商品を強化すべく、今回部署の新設とともに事務所の移転を決めました。

 

そこでこの機会に、旅行パンフレットをはじめとする古い資料を整理することにしたのですが、約20年分の資料を蓄積しているため、その数は膨大です。ここ10年ほどのものを除いては、元データが行方不明なものも多く、紙のパンフレットで残っているものが大半です。

 

また、I社ではガイドブックなどの出版も行ってきたため、デジタルカメラ以前に制作した際の、紙焼き写真やポジフィルムも残っており、なかには貴重な写真もあります。

 

すべての資料ではないにしても、とっておくべきものについては、今後の保存方法も含め、どのようなかたちで残すのか、検討する必要がありそうです。

 

I社のようにパンフレットなどを多用する仕事では、「とりあえず保存しておきたい」資料も多いですね。ただ、紙の資料のままでは劣化のリスクが高いうえに、スムーズに閲覧できないため有効活用できず、スペースを食うだけになってしまう可能性があります。

パンフも写真もスキャニングでデータ保存がメリット多し!

古い資料は「ドキュメントスキャニング」でのデータ化が最適です。うるるBPOでは大型スキャナを含む60台以上の業務用スキャナを完備し、スキャンを知りつくしたオペレータが、今後の用途(必要な解像度)や原本の状態に合わせて適切な状態にスキャンいたします。

 

さらに、写真やポジフィルムもデータ化して保存するのがおすすめです。紙焼きの写真は劣化が最大のリスクですし、ポジフィルムはそのままの状態で保存しておいても写真の内容がすぐに見えないので不便です。当社なら、一般的なスキャナではデータ化が難しいポジフィルムも、フィルムの種類に応じて適切にデータ化いたします。

さらにできること

「PDFしおり」サービスをご利用いただくと各ページにしおりが付き、目次から目的のページへ移動できるようになります。例えばI社の場合なら、各パンフレットをインデックスで分割し、すぐに目的のパンフレットの頭出しをすることが可能です。

I社の成果

保存しておくべきパンフレット、写真、ポジフィルムをすべてスキャニングでデータ化。スペースを削減できただけでなく、データで気軽に参照できるようになったことで、これまで活用しきれなかった古い資料も存分に生かしていけそう、とのことです。

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