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パンフ、資料…紙での大事な情報を社内共有して活用するには?

自社のパンフレットなのに、いちども見たことがない。必死で探していた資料が隣の部署では当たり前のように使用されていた…! 連携や共有がスムーズでない職場では、たびたびそのようなことが起きます。活用すべきものが社内共有されずに埋もれてしまうのは、非常にもったいないことです。

事例有益な資料を全社で生かしたいと考えるMさんの場合

某メーカーの営業部門でマネージャーを務めるMさんは、他部署からの異動で半年前に現職に就きました。かつては営業の現場も長く経験しており、数年ぶりにマネージャーとして戻れることを楽しみに、古巣に戻ったMさん。ところが、戻ってみて愕然としたことがありました。

それは、自身が営業マンとして現場を動きまわっていた時代から、営業のツールや書類作成のフロー等が、ほとんど何も進化していなかったことです。

 

とくに気がかりなのは、大切な情報が社内共有されていない点。異動してきて初めて存在を知った自社パンフや貴重な資料が、山のようにあったのです。

改革すべきことはたくさんありますが、その中のひとつとして早急に、こうした紙ベースの大切な情報を社内共有する仕組みを作らなければと考えています。

 

Mさんの職場のように紙ベースの資料を重宝する現場はまだ多く、そこには相応の理由やメリットがあります。紙ベースは守りつつ、オンラインで誰もが共有できる仕組みを構築すれば、資料の有益性が増し、業務の効率化にもつながるでしょう。

用途に合わせてスキャニングでデータ化し、オンライン共有!

紙ベースで扱ってきた資料は「ドキュメントスキャニング」でデータ化できます。うるるBPOは、これまで3900社以上のお客様から、19000件以上のBPO案件をお引き受けしてきた実績があり、スキャニングにおいては専任オペレータが常駐で10名、最大で50名にて対応いたします。

 

スキャニングのプロとして、仕上がりを確認しながらお客様の用途に合わせて最適にデータ化いたしますので、お客様が抱えていらっしゃる課題やデータ活用の要望などを、ぜひお気軽に営業アドバイザーまでご相談ください。

 

万一、パンフや資料が大量で当社への移動が難しい場合、あるいは機密性が高く外部に持ち出せない場合などは、スキャナ機を持ち込んでの出張スキャニングも可能です。

 

通常どおり当社で原本をお預かりしてスキャニングする場合は、情報セキュリティおよび個人情報保護対策を徹底した環境下で作業を行っております。また、納品データの受け渡しにおいても、情報漏洩等を防ぐために各種セキュリティ対策を設けておりますので、安心してお任せください。

さらにできること

オンラインで資料を共有し業務に生かしていくのなら、「OCR」サービスや「PDFしおり」サービスのご利用をおすすめします。OCR処理を行えば、スキャニングした文字にテキスト情報が付与され、画像(PDF)に対してキーワード検索が可能になります。また、「PDFしおり」で各ページにしおりを付ければ、目次から、目的のページへスムーズに移動することもできます。

M社の成果

紙でしか残っていない貴重な資料等はすべて、スキャニングしてデータ化。内容ごとに分類およびナンバリングして、誰でもいつでも、すぐに探して使用できるように整理しました。資料を共有することで、業務における他部署との連携も強化されたように感じています。

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