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ホーム > お役立ちコラム > コラム > DX化の第一歩、請求書の電子化を進めるには

DX化の第一歩、請求書の電子化を進めるには

コラム
2022.07.29

「リモートワークを実現するために、DXを取り入れよう。そのためにはペーパーレス化が必要だ!」
最近こんな話を聞く機会が増えてきたと思いませんか?

でも、実際何から手を付けていいかわからないといった声も多く聞こえてきます。
そんな時、ペーパーレス化の第一歩として「わかりやすい成果」が出る書類が「請求書」です。
この記事ではリモートワークやDXへの取組を検討しているご担当者の方へ、請求書の電子化を進めるポイントを分かりやすく解説します。
ぜひ参考にしてみてください。

では、請求書を電子化することのメリットをご紹介します。

 

■請求書発行側のメリット

 

・コスト削減

 請求書を電子化することで、紙出力した請求書に捺印を行い、取引先に郵送するという従来の請求書発行にかかっていた紙代やインク代、郵送代などを削減します。

・請求関連の業務効率化
 請求書の定型作業の自動化や修正・再発行などの作業も、電子化しておくことで簡単に対応することが可能です。
 また、電子化することにより請求書の印刷や捺印のための出社も不要となり、リモートワークも推進できます。

 


■請求書受領側のメリット


・スピーディーな受領
 請求書を紙で運用されている場合、発行から郵送され到着するまでのタイムラグが発生しますが、電子化した請求書を受け取る際は、発行日当日に受け取ることが可能です。

・システム連携
 紙の請求書の場合、社内システムに請求書の内容を入力する必要がありましたが、電子化しておくことでCSVデータをそのまま取り込むなど、入力工数の削減をすることが可能です。

以上のように、請求書の電子化は非常にわかりやすいメリットが存在しています。

 

 

しかしながら、紙での請求書運用を希望する会社もまだ多くあります。
せっかく自社では請求書の電子化ができたのに、結局紙での運用が残ってしまうというケースです。
そんな時は、紙運用の請求書をアウトソーシングして電子化してもらうのはいかがでしょうか?
請求書の受け取り、電子化、システムへの登録といった一連の業務を、弊社うるるBPOにて代行が可能です。

BPO – Business Process Outsourcing, acronym background

うるるBPOでは、複数の請求書の電子化サービスの裏側で、残ってしまう紙運用の請求書の最後の砦として各種BPOサービスを提供しております。
請求書を直接うるるBPOが受領し、スキャンによる画像化し、請求書内容を入力、最終的にお客様のシステムへのアップロードといった一連の作業を行えますので、電子化された請求書と同じ運用ができるようになります。

 

今回は請求書の電子化についてご紹介しました。
わかりやすいメリットがあり、どの会社でも発生する請求書の電子化は、DX化の第一歩として着手しやすいのではないでしょうか?
また、どうしても残ってしまう紙運用の請求書も、弊社うるるBPOがお役に立てればと思います。

 

 

最後に、、、

この記事に興味を持って頂けましたらこちらをクリックしてください

請求書電子化事例:https://www.uluru.bz/case/

 

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ADF(自動読取装置使用)とは
ADF(Auto Document Feeder)とは、スキャナ機やコピー機などで、原本を自動的に読み込む装置のことです。
ADFにより、大量の原本も短時間・低コストにスキャンすることができます。原本の保管状態が良くない場合、ADFによるスキャンはできません。1枚ずつ、手置きで対応いたします。詳しくは営業アドバイザにお問合わせください。
※ADFを使用する場合は、本・書籍の裁断(100円/冊)が必要です。
※裁断した書籍の再製本も承ります(応相談)。
※原本の状態により、ADF(スキャナ機の自動読取装置)を使用できない場合があります。
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フラットベッド(手置き)とは
フラットベッドとは、透明な原稿台の上に原稿を手動で固定し、下から光を照射し読み取るタイプのスキャン方法。
ADF(Automatic document feeder)と異なり1枚ずつ原稿台にセットしスキャンを行う
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dpiとは
dpiとは解像度(画像のキメの細かさ)のことです。
解像度が高いほど自然に近い画質が得られ、解像度が低いと画質が荒くなります(ギザギザが現れる)。画像の用途によって最適な解像度が異なりますので、詳しくは営業アドバイザにお問合わせください。
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OCRとは
OCR(Optical Character Recognition)処理とは、写真や画像に描かれている文字情報の上に、透明なテキストを付与する(埋め込む)処理のことです。
この処理により、写真や画像に描かれている文字情報を任意のキーワードで検索することができます。
認識精度は原本の状態により大幅に変動しますが、活字テキストのみの綺麗な原稿であれば90%以上が正しくテキスト化されます。
ただし、文字がかすれていたり罫線が多用されていたりフォントが特殊だったりすると精度は下がります。また、手書きの文字はほとんど正しく認識しません。
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しおりとは
PDFやwebブックを開くと左側に出る目次のことです。
しおりがあれば行きたいページへすぐに辿り着けます。
手書きの原稿なのでOCRは認識しない場合にもおすすめです。
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ファイル名編集
画像化したPDFやjpeg、TIFF等各種ファイル形式の、ファイル名を入力する作業です。
ファイル名は文字数や使用できない記号といった制限がございますが、基本的にはユニークなお客様任意のファイル名を付与することができます。
弊社の受託実績の中では、原本に記載のある文字やコードを入力して付与して欲しいというご要望が比較的多いです。
ファイル名は、画像化後のデータ運用を意識して、「検索性」の高い名称にすることが大事です。
CLOSE
e-文書法とは
e-文書法とは、2004年11月に制定され2005年4月に施行された、保存することが義務付けられた文書の電子化を認める法律のことです。
帳票類や財務諸表など、商法や税法などで企業に保存が義務付けられている文書について、電子化された文書ファイルで保存することが認められています。
また、紙の文書をスキャナで読み取った画像データも一定の要件を満たせば原本として認められているため、ビジネスを進める上で必要とされる文書・帳票類の印字・流通・保存にかかるコストが大幅に削減されると期待されています。
うるるBPOの営業担当は文書情報管理士の資格を取得済みです。お気軽にお問い合わせください。
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オンサイト(出張スキャン)
「利用頻度が多い」「機密性が高い」といった社外に持ち出すことのできない文書を、お客様先に出張してその場でスキャンおよび納品するサービスです。機材の準備、マニュアル作成、人員の手配、作業ディレクション、進捗管理などすべてを当社で行います。
※出張場所により金額は異なります。
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