今スキャンをしなければならない理由とは？注目される背景も解説

現在、多くの企業がビジネス書類をスキャンし、文書の電子化や検索性の向上などを目指しています。しかし、なぜ今このような取り組みが積極的に行われているのかわからないという方もいるのではないでしょうか？

もし、今スキャンしなければならない理由を知らないと、競合企業に後れを取り、競争力の低下などを招く心配があります。そのため、具体的な背景や理由を知ることがとても重要です。

今回は、現在企業が積極的にスキャンを行う背景や今すぐに取り組むべき理由を解説しますので、興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

DX推進の波に遅れる？企業が今スキャンを積極的に行う背景

企業が今、ビジネス書類をスキャンし、電子化している背景は、下記の3つです。

• 市場の中で競争力を維持・向上するため
• 経産省がOCR製品を使用したビジネス文書の電子化を推奨しているため
• 経産省がペーパーレス化を推奨しているため

それぞれの背景について詳しく解説します。

競争力の維持・向上にはDXの推進が不可欠

1つ目の背景は、現在の企業にとってDXの推進が必要不可欠だからです。

DXは、デジタルトランスフォーメーションの略称でAIやIoT、ビッグデータなどを活用し、業務フロー改善や新規ビジネスモデルの創出、企業風土の変革を実現することです。簡単にいえば、AIやIoT、ビッグデータなどのIT技術を用い、業務効率化を図るだけでなく、新しいビジネスモデルも作り出し、市場の中で競争力を失わないように取り組みましょうという意味になります。

IT技術を用いることで、本来人間が行うべき作業をコンピューターで自動化することが可能です。また、デジタルデータを活用することで、効率的に分析を行えるようになるため、企業が抱える課題をより見つけやすくなります。DXを推進する企業とそうでない企業では、経営や業務フローで大きな差がつくため、それに後れを取ると市場の中で戦っていくことが難しくなるのです。そのため、経済産業省は日本企業がグローバル市場の中で競争力を失わないために企業へDXの推奨を促しています。

DXを推進するためには、データ活用が不可欠であり、今まで書類として管理していた文書をデータ化しなければなりません。そのため、ビジネス書類をデータとして扱えるようにするために、今企業はスキャンを積極的に行っているのです。

経産省はOCR製品を使用したビジネス文書の電子化を推奨

2つ目の背景は、経済産業省がOCR製品を使用したビジネス文書の電子化を推奨しているためです。

経済産業省が発表した『デジタルトランスフォーメーションの加速に向けた研究会の中間報告書DXレポート2（中間取りまとめ）』によると、OCR製品を利用したビジネス文書の電子化を推奨するという文言があります。

OCR処理を施すことで、書類に書かれている文字をテキストデータ化することができるようになるため、検索性の向上などを期待することが可能です。このように、経済産業省が推奨しているという背景だけでなく、検索性もアップするため、企業がスキャンを積極的に取り組む理由になります。

クラウドストレージなどを利用し、ペーパーレス化を経産省が推奨

3つ目の背景は、ペーパーレス化の推奨です。

経済産業省は、業務プロセスのデジタル化の中でクラウドストレージを用いたペーパーレス化を推奨しています。ペーパーレス化には、現在書類で管理している文書をデジタル化する必要があるため、企業がスキャンに取り組む背景のひとつです。

今スキャンしなければならない具体的な5つの理由

今、企業がスキャンしなければならない理由は5つです。それぞれの理由について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

紙・文書の保管コスト等を下げる必要があるため

1つ目の理由は、書類の保管コストを下げるためです。実際に、企業の中には書庫として社内のスペースを使用している、もしくは賃貸で借りているという企業もいるのではないではないでしょうか？

もし、スキャンをしてデジタルデータに変換することができれば、クラウドやコンピューター上で書類を管理できるようになるため、その分スペースが広くなります。使用しない場合は賃貸契約を解約したり、別の目的でスペースを活用したりすれば、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

情報漏洩リスクを考えた経営が求められるから

2つ目は、情報漏洩リスクを考えた経営をする必要があるためです。

機密性の高い文書を書類で管理していると、持ち出したあとに紛失するリスクがあります。紛失による情報漏洩が発覚すると顧客からの信頼を大幅に失うため、サービスの利用者が少なくなったり、それによって売上が下がったりする恐れがあるでしょう。

文書をスキャンしてデジタルデータとして管理することで、情報漏洩リスクを大幅に下げることができます。その理由は、閲覧・編集権限を付与することができるからです。権限がない人は閲覧すらできないため、情報が洩れる心配がなくなります。

企業として従業員の働きやすさなどを考える必要があるため

3つ目の理由は、従業員の働きやすさを考えて経営する必要があるためです。

企業として働きやすい環境を提供することができれば、下記のようなメリットを獲得することができます。

• 従業員の意欲向上
• 離職率の低下
• 業績の向上

そのため、働きやすさを考えることは、従業員の満足度アップ、企業としての業績アップにつながるのです。

ビジネス書類をスキャンし、ペーパーレス化を実現することで、ビジネス書類の管理負担が大幅に下がります。これにより、残業時間が少なくなったり、コア業務に多くの時間を割けるようになったりするので、働きやすい環境を提供することができるでしょう。

テレワークに対応できる企業経営が求められる

4つ目の理由は、企業経営にテレワークの対応が求められていることです。

働き方改革や新型コロナウイルス感染症拡大により、多くの企業ではテレワークに対して柔軟に対応できる体制を構築する必要があります。テレワークに対応できない企業は、万が一感染症拡大などが再び起こったときに、休業せざるを得ない状態になるため、BCP対策が十分であるといえません。

テレワークに対応するためには、従業員が自宅やカフェから社内データにアクセスできるようにしておくことが必須です。そのため、書類をスキャンしてクラウドストレージにデジタルデータとして保管しておく必要があります。書類をデジタルデータに変換するためにはスキャンをしなければならないため、今企業がスキャンを積極的に行う理由のひとつです。

企業は環境保護やSDGsに取り組む必要があるため

5つ目の理由は、企業は環境保護やSDGsに取り組む必要があるためです。

スキャンをすることによって書類をデジタルデータとして扱うことができるようになるため、ペーパーレス化を実現できます。これにより、紙の消費を抑えることができるため、森林破壊を抑制することが可能です。スキャンが環境保護やSDGsの貢献につながるため、企業が今スキャンする理由のひとつとして挙げられます。

まとめ

今回は、企業が今スキャンしなければならない理由について解説しました。実際に、書類をデジタルデータにスキャンする必要性を感じられた担当者様も多いのではないでしょうか？

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