企業が大量の書類をスキャンする3つの方法を徹底解説

現在、テレワークの導入やDXを推進している企業が非常に増加しています。

感染症リスクなどBCP対策にテレワークの導入は必須であり、万が一の緊急事態が発生した場合、通勤からテレワークへ柔軟に移行できる体制が求められます。また、市場の中で競争力を維持するためにDXの推進は欠かせません。

テレワークを導入したり、DX化を進めたりするときに必ず登場するのが書類の電子化です。実際に大量の書類をスキャンして文書電子化を行いたいと思われている企業も多いのではないでしょうか？

今回は、企業が大量に抱えやすい書類や大量のビジネス書類をスキャンして電子化する3つの方法について解説しますので、興味のある方はぜひ参考にしてください。

企業が大量に抱えやすい書類とは？

企業が大量に抱えやすい書類は下記の通りです。

• 契約書
• 見積書
• 申込書
• 履歴書
• 名刺
• 一般書類など

企業が扱う書類の中には、法律で保管が義務付けられているものもあります。また、企業年数が長ければ長いほど、契約や雇用の回数が増えるため、それに伴い契約書や履歴書・職務経歴書なども増えることになるでしょう。

スキャン代行を利用すれば、このような企業が大量に抱えやすい書類を電子化することができます。ちなみに、スキャン代行で電子化できる書類に関する内容は、『スキャン代行で電子化できる書類の種類一覧！広範囲に対応可能な業者とは？』をご覧ください。

書類のまま管理すると不便！具体的なデメリットとは？

書類のままビジネス文書を管理していると企業にとって不都合なことが多いです。具体的にどのようなデメリットがあるのか詳しく解説します。

保管コストがかかる

1つ目は、保管コストがかかることです。

大量の文書を管理しなければならない企業の中には、書類保管サービスなどを契約しているところも少なくありません。また、社内で保管する場合においても倉庫などにキャビネットや棚などを設置しなければならず、コストがかかります。

欲しい情報を大量の文書の中から探す必要がある

2つ目は、得たい情報を大量の文書の中から探し出す必要があることです。

倉庫や資料室などで文書を管理している企業は、欲しい情報を得るために、文書を探し回らなければなりません。契約書、見積書など書類ごとで管理するスペースを分けられている資料室でも文書の量が多いと探し出すのに手間がかかります。

情報の分析や共有がしづらい

3つ目は、情報の分析や共有がしづらい点です。

紙から必要な情報を収集し、分析するためには、時間と手間がかかります。また、用紙の内容を共有するとき、直接書類を手で渡したり、共有したい部分をカメラで撮影して送らなければならなかったりするでしょう。

情報の分析が難しく、共有もしづらいので、業務が非効率になる可能性があります。

企業が大量の文書をスキャンする3つの方法

企業が大量の文書をスキャンする方法は大まかにわけて3つあります。それぞれの方法で特徴が異なりますので、大量の文書をスキャンしたい企業は十分に検討した上で適切な方法を選択してください。

①スキャン代行業者に委託する

1つ目は、スキャン代行業者に文書電子化を委託することです。

文書を電子化する際は、文書を裁断して1枚1枚スキャンしなければなりません。とても大変な作業になるため、効率的にスキャンするために代行業者に委託する企業が非常に多いです。

基本的にスキャン代行業者に委託すると、資格を保有する経験豊富なスタッフが文書電子化に対応します。そのため、ヌケモレが発生する心配などもありません。

また、機密性がしっかりと担保されることもおすすめできるポイントです。スキャン代行業者はセキュリティ体制が万全なため、情報漏洩するリスクが大幅に減ります。これにより、極秘文書なども気軽にスキャン依頼することが可能です。文書の機密性を担保してスキャンする方法に関する詳しい内容は、『文書の機密性を担保してスキャンする方法とは？各工程にわけて解説』を参照してください。

さらに、企業が文書の検索性向上を目指すためには、スキャンする際にOCR処理を行う必要があります。スキャン代行業者ならOCRを付与するスキャナーで文書電子化ができるため、DX推進をサポートしてもらうことも可能です。

実際に、DXの推進やペーパーレス化を目指す多くの企業が利用しているサービスなので、大量の文書をスキャンする際は、スキャン代行業者の利用がもっともおすすめです。

②自社でスキャンを行う

2つ目は、自社でスキャンを行う方法です。

一般的に、自社もしくはご自身で文書を電子化することを自炊といいます。裁断機や専用のスキャナー機器を導入してすべて自社で作業を行う方法です。

自社でスキャンをすれば、社外に資料を持ち出す必要がないため、搬出時に紛失する危険性が少なくなります。また、料金は導入費用のみになるため、ランニングコストの負担も大きくありません。

一方、自社でスキャンをする場合の注意点としては、社員がすべての作業に対応しなければなりませんので、負担が非常に大きくなることです。また、スキャン代行業者の場合、一級文書情報管理士などの資格を持つ専門のスタッフが対応します。しかし、自社の場合は、スキャン経験の少ない社員が文書電子化を行うため、スキャンミスなどが発生しやすくなるでしょう。これにより、多くの時間を浪費してしまう可能性が高くなるため、効率的に文書電子化を進めることは難しいです。

さらに、自社でスキャンをする際は、スキャナーや裁断機を準備しなければなりません。文書の量などによってはスキャン代行業者を利用するよりも高額になるケースもあります。そのため、効率性や自社への負担、費用などを比較して適切なほうを選択するようにしましょう。

③スキャンのために人材を雇用する

3つ目は、スキャンをするために人材を雇用する方法です。

通常、企業は進行中のプロジェクトに社員を集中させるため、スキャンのために人員を割くことができないケースも珍しくありません。リソースに余裕がない場合、新たにアルバイトやパートタイムを雇用すれば、短期間スキャンに対応してもらえる人材を確保することができます。

自炊と同様に、社外に文書を持ち出す必要がなく、セキュリティ面においてメリットがあります。また、ピンポイントの期間だけスキャンに対応する人材を雇用することで人件費を抑えることも可能です。

しかし、文書情報管理士のような資格を保有する人材を確保することは難しいため、自炊と同様に経験のない人が対応することになります。これにより、スキャンミスなどが発生する可能性があるでしょう。また、作業終了期間がわからないため、雇用期間を予測しづらいという点もデメリットです。

まとめ

今回は、企業が大量のビジネス文書をスキャンする方法について解説しました。具体的には、『スキャン代行業者を利用する』、『自社でスキャンする』、『人材を雇用する』の3つの方法があります。メリットが多いと思われる方法を選択して、文書電子化を進めていきましょう。

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