プロの代行業者が教える書類を綺麗にスキャンする6つのコツ

プロのスキャン代行業者は、文書情報管理士などの資格を保有しています。また、普段の業務で文書を数多くスキャンしているため、ビジネス書類などを綺麗に電子化することが可能です。

しかし、スキャン経験が少ない、もしくははじめて書類の電子化に挑戦する人の中には、書類がズレてしまったり、ノド奥に影ができてしまったりする方もいるのではないでしょうか？

今回は、プロの代行業者が書類を綺麗にスキャンするコツをご紹介します。また、代行業者に依頼すれば、なぜ綺麗なスキャンが可能なのかも解説しますので、興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

プロだから知っている！書類を綺麗にスキャンする6つのコツ

ビジネス書類などを綺麗にスキャンするためのコツは6つです。それぞれのコツについて解説しますので、自炊に挑戦する方は、ぜひチェックしてみてください。

表紙は切り離す

1つ目のコツは、表紙を切り離すことです。

特に、書籍などには表紙と裏表紙があり、綺麗に文書を電子化するためには、これらを切り離す必要があります。なぜなら、表紙があることで読み取りがしづらくなるからです。一般的に表紙などを切り離す作業のことを裁断といいます。

製本されていないビジネス書類は、クリップなどを外し、1枚1枚スキャンできる状態にしておきます。例えば、レシートや名刺、一般書類などは製本されていないため、裁断する必要はありません。

表紙を切り離すときは、裁断機を使用するのが一般的です。カッターで裁断することもできますが、厚い表紙は切ることが難しくなります。また、切るときに不安定になるので、十分に注意が必要です。

本文をある程度の分量に切り分ける

2つ目のコツは、本文を一定の量に切り分けることです。

製本されている厚めの書類は、中央のページを開き、背の部分をカッターなどで切り分けます。また、切り分けたものを同じ手順でさらに半分にしてください。

ノドの部分を切り落とす

3つ目のコツは、ノドの部分を切り落とすことです。

ノドの部分を切り落とすことで、文書を1ページずつ取り出すことができます。しかし、ノドを切り落とすとページがまとまった状態から切り離されますので、慎重に管理することが重要です。もし、ページの順番が混ざってしまうと、元の状態に戻すまでに時間がかかってしまいます。

また、ノドを切り落とすときに文字や図などを誤って切ってしまわないようにしてください。間違えて切り落としてしまうと修正に時間がかかったり、綺麗にスキャンできなくなったりする可能性があります。

スキャンをする前にゴミなどがないか確認する

4つ目のコツは、スキャンする前にゴミなどがないか確認することです。

例えば、ゴミやファイルを留めているクリップなどが入り込むと故障の原因になったり、ゴミなどが写り込むことで綺麗にスキャンすることができなかったりします。そのため、スキャナーに紙をセットするときは、しっかりとゴミの有無を確認することが重要です。また、スキャン中にプレビュー画面をチェックして、綺麗に電子化できているか確認してください。

ノド奥の影ができないようにしっかりと押さえてスキャンをする

5つ目のコツは、ノド奥の影ができないように、しっかりと押さえてスキャンすることです。

多くのビジネス文書は、原本保存の必要がありません。しかし、契約書など証拠能力を維持したい場合や思い出がある書類は、原本で残しておきたいと思われる方も少なくないでしょう。再製本以外で原本を残しながらスキャンするために、裁断せずにスキャンしなければなりません。ちなみに、裁断しないスキャンのメリットについては、『裁断しないでスキャンすることは可能？非破壊のメリットを知る！』をご参照ください。

裁断することができない場合、当然ノドの部分を切り落とすことができません。製本された状態で1ページ1ページ押さえてスキャンしなければならないため、適切に押さえていないとPDFに影が写り込んでしまいます。もし、影が写り込むと文字が見づらくなるため、綺麗にスキャンできているとはいえないでしょう。

この影を防ぐために、できるだけ表紙部分を押さえてガラス面に近づけます。また、非破壊でスキャンする場合、面積の大きいスキャナーを使用するようにしてください。

スキャン中は書類を動かさない

6つ目のコツは、スキャン中に書類を動かさないことです。

スキャン中に書類を動かしてしまうと画像が伸びてしまうため、読みづらくなってしまいます。また、スピーディーに作業を行うと、文書が傾いてしまうことも少なくありません。

文字の伸びや傾きを防ぐためには、1枚1枚丁寧に作業することが重要です。文字の伸びは、しっかりと押さえることで対策できます。また、マスキングテープなどで紙を置く位置を明確にすることで、傾きを防ぐことができるでしょう。

プロの代行業者に依頼すれば、さらに綺麗なスキャンが可能！

スキャン経験の少ない人が綺麗に文書を電子化することは非常に難しいです。また、裁断したり、1ページ1ページ押さえてスキャンしなければならなかったりするので、手間がかかります。

プロの代行業者を利用すれば、負担を抑えられるだけでなく、自炊よりもさらに綺麗なスキャンが可能です。ここでは、プロの代行業者が自炊よりも綺麗にスキャンできる理由について解説します。

補正・修正に対応してくれる

プロの代行業者は、補正や修正に対応してもらうことができます。

例えば、マスキングテープを使用して傾きなどが発生しないように丁寧な作業を心がけていても電子化するページ数が非常に多いので、ミスしてしまうことも珍しくありません。自炊の場合は、ミスが発生するともう一度スキャンして修正する必要があります。

プロの代行業者では、ソフトによる自動修正と目視による修正を実施しているため、画像の向きがすべて統一されます。これにより、綺麗なスキャンが可能です。

画像加工に対応

プロの業者を利用すると画像加工に対応してもらうことができます。これにより、自炊よりも綺麗なスキャンの実現が可能です。

画像加工では、トリミングや画像に写り込んだごみを取り除く作業を依頼することができます。自炊の場合、編集ソフトを使用して取り除かなければなりませんが、業者に委託すれば、代わりにプロのスタッフが対応してもらえるため、非常に便利です。

非破壊や再製本が可能

プロの業者を利用すれば、裁断できない原本も綺麗にスキャンしてもらうことができます。非破壊のための専用のスキャナーがあり、それを使用することで実現可能です。非破壊のスキャンはプロのスタッフが対応するため、ノドの影を防ぎ、綺麗にスキャンできます。

また、プロの業者に委託すれば、再製本も可能です。そのため、効率的にスキャンをしたいが、原本としても保管したいという要望にも応えることができます。

まとめ

今回は、プロの代行業者だから知っている文書を綺麗にスキャンするコツを6つご紹介しました。多くの企業は、ビジネス文書を電子化することではなく、それを活用することが主な目的となるでしょう。そのためには、文書を綺麗にスキャンすることは必須となります。

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