スキャン代行業者をうまく活用するために必要な6つの知識

スキャン代行業者は、企業のビジネス文書などを電子化し、書類をコンピューター上で扱えるようにしてくれるサービスです。単に、文書を電子化するだけではなく、PDFにテキストデータを付与するOCR処理などにも対応することができます。

企業は、スキャン代行業者をうまく利用することで、効率的に文書を電子化することができたり、ペーパーレス化に必要な予算を抑えられたりします。うまく活用することで、企業が抱える課題を迅速に解決できる可能性があるのです。

そこで、今回はスキャン代行業者をうまく活用したい企業やうまく活用するために知っておきたい6つのTIPSをご紹介しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

スキャン代行業者を活用したい企業とは？

スキャン代行業者を活用したい企業の特徴は下記の3点です。

• 業務効率化を図りたい
• ペーパーレス化に取り組みたい
• DXを推進したい

それぞれの企業の特徴について詳しく解説します。

業務効率化に課題を抱えている企業

1つ目は、業務効率化に課題を抱えている企業です。

業務効率化に課題を抱えている企業は、業務の工数が多くなるため、時間的なコストが高くなります。これにより、残業時間が長くなるため、社員のモチベーションにも悪影響を与えるのです。さらに、企業は利益を上げることが難しくなるため、効率的な経営を進めることができなくなります。

スキャン代行業者を利用すれば、文書を電子化し、OCRを付与することで文書の検索性向上などを期待することができます。また、コンピューター上で文書を扱えるため、情報共有がしやすいです。業務の工数を削減することができるため、業務効率化に課題を抱えている企業は、スキャン代行業者を利用するのがおすすめです。

ペーパーレス化を図りたい企業

2つ目は、ペーパーレス化を図りたい企業です。

スキャン代行業者を利用することで、企業が紙で管理している書類を電子化することができます。例えば、契約書はもちろんのこと、名刺や図面、ポスターなどもスキャン可能です。

スキャンしたあとは、原本を処分することもできるため、紙で管理する書類を減らすことができます。ペーパーレス化を急速に推進することが可能になるためおすすめです。

DXを推進したい企業

3つ目は、DXを推進したい企業です。

DXの推進には、まず企業が管理している情報をデータに変換することが求められます。なぜなら、AIやIoT、ビッグデータなどの技術を使うためには情報のデータ化は必要不可欠だからです。DX推進の入り口は、文書のスキャンであり、企業が避けては通れない道となるでしょう。

スキャン代行業者をうまく活用することで、効率的なDX推進を実現できます。文書の電子化をスピーディーに行うことができるので、企業は迅速な取り組みが可能です。

スキャン代行業者をうまく使うために知っておきたい6つのTIPS

スキャン代行業者をうまく使うためには、6つの知識を知っておくことが重要です。それぞれのTIPSを詳しく解説しますので、興味のある方は、ぜひチェックしてみてください。

白黒とカラーをうまく使い分ける

1つ目は、白黒とカラーをうまく使い分けることです。

スキャン代行業者では、白黒とカラーでスキャンを行っています。そして、料金は白黒のほうが安いです。そのため、すべてカラーでスキャンするのではなく、カラーの必要がないものは、白黒で電子化することで、料金を抑えられます。

基本的に原稿が白黒のものは白黒を選択し、色のある紙はカラーを選択するのが一般的です。しかし、カラーの場合でも文字さえ読めればいいという原稿は、白黒の選択肢も検討しましょう。

大量の文書をスキャンするときは裁断がおすすめ

2つ目は、大量の文書をスキャンするときは裁断を検討することです。

文書をスキャンするとき、『原本を裁断する』もしくは『非破壊で対応してもらう』の2つの選択肢から選ぶことができます。原本を残しながらスキャンしたいという方もいるかもしれません。しかし、非破壊の場合は、手作業で1ページずつ手置きでセットしてスキャンすることになるため、施工単価が高くなります。そのため、費用を抑えたいという方は、裁断するのがおすすめです。

裁断してスキャンしたとしても再製本をすることで原本を元に戻すこともできます。再製本の場合、オプション料金はかかりますが、施工単価は安くなるため、価格を抑えたいけどスキャン後に原本としても置いておきたいという方におすすめです。

文書のデータを検索したいならOCR処理を依頼する

3つ目は、DX推進のために文書を電子化する企業は、OCR処理を依頼することです。

文書に書かれた情報をデータ活用するためには、OCR処理が必須になります。OCR処理は、画像にテキストデータを付与する処理のことです。これにより、コンピューター上で検索することが可能になります。OCRの詳しい概要は『スキャン代行で利用できるOCRとは？概要をわかりやすくご紹介』を参照してください。

例えば、OCR処理をすることで、名前を入力して検索するだけで履歴書や名刺を画面上に表示させることができます。また、企業名から契約書をピックアップすることも可能です。利便性が大幅に向上し、DX推進にも必要不可欠になるため、OCR付与のスキャンを利用する企業がとても増加しています。

オプションサービスを利用して自社の負担を大幅に軽減

4つ目は、オプションサービスを利用することです。

スキャン代行業者の中には、オプションサービスを提供しているところがあります。オプションサービスを利用することで、文書電子化に必要な数多くの作業を委託することが可能です。例えば、ファイル名の編集やフォルダーの作成、修正や補正などが挙げられます。これにより、企業は負担を大幅に減らすことができるので、スムーズにペーパーレス化やDXを推進することができるでしょう。

委託する業者のセキュリティ体制を確認しておく

5つ目は、委託する業者のセキュリティ体制を確認することです。

企業がビジネス書類を電子化する際、基本的には書類を代行業者に一旦預けることになります。スキャンしたい文書の中には、極秘文書などが存在する可能性もあるため、依頼する前にセキュリティ体制をチェックし、安全に書類を管理してくれそうかどうか確認するのが重要です。

自社で対応できそうな書類は社内でスキャンする

6つ目は、自社で対応できそうな書類は社内でスキャンすることです。

スキャン代行業者に文書電子化を委託すると一定の料金がかかります。もちろん、文書の量が多ければ多いほど、料金も必要になるため、業者に委託するものと自社で対応するものにわけることで費用を抑えることが可能です。

具体的には、OCR処理が必要な書類は代行業者に委託し、それ以外は自社で対応するというような使い分けの例が挙げられるでしょう。

まとめ

今回は、スキャン代行業者をうまく活用するために知っておきたいTIPSをご紹介しました。スキャン代行業者をうまく利用すれば、ペーパーレス化やDXをスピーディーに推進することができるので、企業に大きなメリットをもたらします。

これからスキャン代行業者を利用してビジネス文書の電子化を図りたいという企業は、株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』がおすすめです。幅広いスキャンサービスを提供しているため、多くの企業が要望通りの文書電子化を実現することができます。経験豊富なスタッフが丁寧にご提案させていただきますので、興味のある方は下記のリンクからお気軽にご相談ください。

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