スキャン代行で利用できるOCRとは？概要をわかりやすくご紹介

文書をスキャンして用紙をデータ化することで企業はさまざまなメリットを得ることができます。例えば、ペーパーレス化などが挙げることができるでしょう。

しかし、文書を画像データとして扱えるようにするだけでは不十分です。画像データの場合、文字は文字列として取得することはできず、あくまでも画像に写されているだけとなります。そのため、文書に書かれている文字を検索したり、編集したりすることはできません。

文書を文字列として扱えるようにするためには、OCR処理を行う必要があります。実際に、OCRという言葉を初めて聞いて検索している方や具体的に何を意味するのか知りたいと思われる方もいるのではないでしょうか？

そこで、今回はスキャン代行で利用できるOCRの概要や流れ、メリット、注意点について解説しますので、興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

OCRとは？概要をわかりやすく解説

OCRとは、画像に写された文字の部分を読み取り、テキストデータに変換する技術のことです。書類などをスキャンした画像データにある文字をテキストデータに変換することで、コンピューターは画像データとしてだけでなく、テキストデータとして扱うことができます。

従来においては、画像データの認識精度が十分ではありませんでした。正確な文字列を取得するためには、人の手で入力しなければならないことも少なくなかったのです。人間は完璧ではないため、入力する際、どうしてもミスなどが発生します。

しかし、近年においては画像認識技術が大幅に向上し、自動で文字認識をすることができるようになりました。画像データに変換した後、OCR処理を行えば、自動で写された文字をテキストデータに変換することができるため、業務効率が大幅に改善されています。

一般的なOCR処理の流れについて

一般的なOCR処理の流れは下記の通りです。

1. 文章をスキャンして画像データに変換
2. レイアウト解析
3. 文字列を項目単位で切り出す
4. 文字認識を行う

それぞれの流れについて詳しく解説します。

文書をスキャンして画像データに変換する

1つ目のステップは、文書をスキャンして画像データに変換することです。

まず、OCRを実行するためには、文書をPDFなどの画像データに変換しなければなりません。

レイアウト解析を実施する

2つ目のステップは、レイアウト解析を実施することです。

文書には、文字以外のものも写し出されています。例えば、グラフや図などが含まれていたり、表などが記載されていたりするケースも少なくないでしょう。つまり、OCR処理を行うためには、文字がどこに書かれているのかを把握する必要があります。

そこで、登場するのがレイアウト解析です。レイアウト解析を行うことで、文字を見つけ出し読む順番を決めることができます。そのため、OCR処理を実行する際に必ず必要なステップです。

文字列を項目単位で切り出す

3つ目のステップは、文字列を項目単位で切り出すことです。

まずは画像データにある文字を行で分解します。そして、行から1文字ずつを切り出すことで、文字の切り出しが可能です。

文字認識を行う

最後のステップは、文字認識です。

文字認識では、切り出した文字を一定の大きさに揃える正規化という処理を実施し、アンダーラインが使用されている文字や傾きのある文字は特徴抽出を行います。そのあとに、事前に登録されている文字と抽出した文字を比較して特定するマッチング処理を実施し、単語情報を照合する知識処理を行うことでテキストデータに変換することが可能です。

スキャン代行のOCR処理を利用することで得られる4つのメリット

OCR処理を利用するためには、スキャン代行業者に文書電子化を依頼するのが一般的です。実際に、スキャン代行業者を利用してOCR処理を行えば、数多くのメリットを獲得することができます。代表的なメリットを4つご紹介しますので、利点を知りたいという方は、ぜひ参考にしてください。

文字情報の検索ができるようになる

1つ目のメリットは、文字情報の検索をすることができる点です。

OCR処理を行うことで、テキストを付与することができるため、任意のキーワードで文字情報を検索することができるようになります。例えば、名刺にOCR処理を行うことで、会社名を検索すれば、その名刺を一瞬で表示させることが可能です。また、データ分析などもしやすくなるので、企業のDXを後押ししてもらうことができます。

データ入力の作業を省くことができる

2つ目のメリットは、データ入力作業の手間を省くことができる点です。

OCRは自動で画像から文字を認識し、テキストデータに変換することができます。これにより、人が入力する必要がなくなるため、人件費をカットすることができたり、ヒューマンエラーを防止したりすることが可能です。

テキストの修正が可能になる

3つ目のメリットは、テキストの修正ができることです。

OCR処理を施すことで、テキストデータとして扱えるようになるため、修正したい箇所をピンポイントで変更することができます。作業を効率化することができるので、大きなメリットです。

修正などはスキャン代行業者に任せることができる

4つ目のメリットは、スキャン代行業者を利用してOCR処理を行えば、修正作業なども代行できる点です。

OCR処理は従来に比べて認識精度が非常に高くなっています。しかし、紙の劣化などにより文字が読み取りづらい部分は修正が必要になるケースもあるでしょう。この場合、手入力をしなければならないため、手間を感じる方も少なくありません。

スキャン代行業者を利用してOCR処理を行えば、このような修正作業も業者が代わりに対応してくれます。そのため、『OCR処理を効率的に行いたい』、『文書の電子化をスピーディーに完了させたい』という方は、スキャン代行業者の利用がおすすめです。

スキャン代行のOCR処理の注意点について

スキャン代行のOCR処理は、非常にメリットが多いサービスです。しかし、いくつか注意点もありますので、利用する前にぜひチェックしてみてください。

スキャンのみに比べてコストがかかる

1つ目の注意点は、通常スキャンよりも料金が高くなることです。

OCR処理を施す場合、専用のスキャナーが必要になります。そのため、通常のスキャンよりもコストが上がりやすいです。

また、コストはOCRの有無にかかわらず、下記の点でも変動します。

• ADF or フラットベッド
• 白黒 or グレースケール
• テキスト手動修正の有無
• オプションサービス利用の有無

詳しい料金の詳細は、スキャン代行業者に見積もりを取るのがおすすめです。

業者によって対応の有無が異なる

2つ目の注意点は、すべての業者がOCRに対応しているわけではないという点です。

OCRを付与するためには、専用のスキャナーが必要になるため、取り扱いがないところも存在します。そのため、スキャン代行業者を利用する前に、ホームページなどを確認してOCR付与に対応しているかどうか確認するようにしましょう。

まとめ

今回は、スキャン代行で利用できるOCR処理の概要や具体的な流れ、メリットなどについて解説しました。OCRは画像データからテキストを抽出することができるため、検索性が向上したり、入力作業を省けたりするなど、さまざまな利点を獲得できます。

ペーパーレス化やDXを推進している企業の中には、OCR付与も含めた文書電子化を検討している担当者もいるのではないでしょうか？OCR処理付きのスキャンなら株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』がおすすめです。

うるるBPOのスキャン代行サービスでは、OCR付きのスキャンだけでなく、文書の手動修正や認識精度を上げるために文字範囲を手動で選択してスキャンすることもできます。また、オプションサービスも豊富に取り揃えていますので、企業のさまざまなニーズに合わせたご提案も可能です。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にご相談ください。

• うるるBPOのスキャン代行サービスへお問い合わせ