自炊代行の値段とは？費用相場や安く依頼するコツを解説

自炊代行とは、ビジネス文書や書籍などをスキャンし、デジタルデータに変換してくれるスキャン代行業者のことです。現在は、ペーパーレス化やDXの推進に取り組む企業が増えているため、注目されているサービスになります。

文書のスキャンはご自身で対応することも可能です。自分でスキャンすることを自炊といいますが、企業が扱うビジネス文書は、電子帳簿保存法の要件に沿って保存することが求められます。また、データを活用するためにはOCR処理等が必須になるため、自炊代行に委託するケースが多いです。

自炊代行を検討している企業の中には、実際に依頼すると価格がどのぐらいになるのか気になる方もいるのではないでしょうか？そこで、今回は自炊代行の料金相場について詳しく解説しますので、興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

自炊代行はスキャン方法によって料金が異なる

自炊代行が行うスキャン方法は大まかにわけて3つです。何を選択するのかで大きく料金が変化するので、ぜひチェックしてみてください。

通常スキャン

1つ目の方法は、通常スキャンです。

通常スキャンとは、その名の通り文書をシンプルにスキャンする方法です。特殊な処理等はついておらず、文書をスキャナーで読み取り、PDF形式で保存します。自炊代行が提供するサービスの中でもっとも安価な方法のひとつで、費用相場はA4サイズの場合、数円～数十円になります。

OCR付きスキャン

2つ目の方法は、OCR処理付きスキャンです。

OCRとは、文書に書かれている文字をテキストデータに変換する処理のことです。これにより、コンピューター上でテキストデータとして扱うことができるため、検索性が向上します。例えば、履歴書をOCR処理でスキャンして保存すれば、調べたい社員の名前を検索することでコンピューター上のデータの中から素早くピックアップすることが可能です。

経済産業省は、DXレポート2中間取りまとめの中でOCR製品を用いた紙書類の電子化を推奨しています。

参照：DXレポート2中間取りまとめ

また、DXを推進するためにはペーパーレス化だけでなく、データ活用も重要になるため、企業の中には積極的にOCR処理付きスキャンで文書の電子化を図っているところが多いです。

OCR処理付きスキャンは、通常スキャンに比べて料金が高くなります。しかし、自炊代行に委託すれば、単にOCR処理を行うだけでなく、有料で手動修正などを実施してもらうことも可能です。テキストデータを正確に抽出することができるため、クオリティの高い文書電子化を実現することができます。

OCR処理付きスキャンの費用相場、A4サイズの場合、数十円～です。

大判スキャン

大判スキャンとは、　下記のように大きいサイズの用紙をスキャンすることです。

• A0サイズ
• B1サイズ
• A1サイズ
• B2サイズ
• A2サイズ
• B3サイズ

例えば、大判ポスターや大判パネル、図面などが挙げられます。基本的にサイズが大きいため、スキャンするためには専用のスキャナー機器が必要です。また、大判サイズはほかのスキャン方法に比べてもっとも価格が高くなります。大体の費用相場は、数百円～です。

オプションの利用によって料金が異なる

自炊代行では、顧客のニーズに対応するため、オプションサービスを提供しています。オプションサービスを利用すると追加で費用がかかるため、利用の有無によって価格の合計が変わってくるのです。自炊代行が提供する一般的なオプションサービスと料金についてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

加工

加工に関するオプションは、もっとも利用者が多いサービスです。例えば、しおりの作成やデータの修正、PDFリンク付けなどを行ってもらうことができます。

加工オプションの費用例としては、データ修正が数百円～、ファイル名編集が十数円～です。必要な処理を自由に選択することができるので、自社のニーズに合ったスキャンを実現することができます。

原本

自炊代行業者は、スキャンを依頼する際の原本の取扱いに関するサービスを提供しています。例えば、原本の保管や原状復帰、裁断などを決めることが可能です。

原本に関するオプションの相場は、原本廃棄が段ボール1箱数千円～/月額、原本保管が段ボール1箱200円～/月額などとなります。

出張スキャン

自炊代行の中には、出張スキャンをオプションとして提供しているところがあります。

企業によっては、持ち出し不可の文書を電子化したいケースも少なくありません。そのようなときに、出張スキャンを利用すれば、自社まで自炊代行業者が訪問してくれるため、情報漏洩のリスクを大幅に下げることができます。

出張スキャンの費用相場は、数万円～です。出張するスタッフの人数や出張場所によって価格は大きく変化しますので、具体的な費用を知りたい方は見積もりを依頼するようにしましょう。

自炊代行業者によって料金が変動する

スキャン方法やオプション利用の有無だけでなく、自炊代行業者によって価格が変動します。

それぞれの業者で提供するサービスなどは異なります。また、価格も大きく変動するため、十分に比較した上で決めるのがおすすめです。

料金やサービスを比較するときは、相見積もりを行うようにしましょう。また、自炊業者の選び方がわからない方は、『スキャン代行会社の選び方とは？10の選定のコツをピックアップ』でご紹介していますので、ぜひ参照してください。

一般的な自炊代行の費用相場とは？

自炊代行サービスを利用したときに費用相場は、数万円～となります。

ご紹介したように、スキャン方法やオプションサービスの利用、業者の選定によって大きく価格が変化します。また、カラー・白黒スキャン、用紙のサイズ、解像度によっても費用は異なるため、具体的な費用相場を伝えることは難しいです。

もし、料金の詳細を知りたいなら、依頼したい自炊代行業者に見積もりを依頼するといいでしょう。

安く自炊代行を依頼する3つのコツ

自炊代行の利用を検討している人の中には、できる限り安く依頼したいと思われている方も少なくないでしょう。最後に、自炊代行を安く利用するためのコツを3つご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

発注最低金額を上回る量の書類を依頼する

1つ目のコツは、最低発注金額を上回る量のスキャンを依頼することです。

自炊代行業者の多くは、1つの発注における最低金額が決まっているケースが多くなります。例えば、最低金額が7万円と設定されている場合、7万円未満の発注をすると料金を多く支払わなければならないため、文書のスキャン量に対して金額が高くなります。そのため、最低金額を上回る発注数で依頼するのがおすすめです。

自動読取装置でスキャンを依頼する

2つ目のコツは、自動読み取り装置でスキャンを依頼することです。

自炊代行業者によっても異なりますが、ADFとフラットベッドの2種類の読み取り方法を採用しているところもあります。フラットベッドは手置きになるため、手動による読み取り方法です。

一方、ADFは自動読取装置を使用した読取方法になります。これにより、人件費が発生しないため、料金を安く済ませることが可能です。そのため、できる限り費用を抑えたい方は、自動読取装置によるスキャンを検討しましょう。

見積もりを依頼して代行業者ごとの料金を比較する

3つ目のコツは、相見積もりを依頼することです。

先ほどもご紹介した通り、相見積もりを利用することでそれぞれの業者のサービスや料金を比較しやすくなります。料金を見比べることで、結果的に安い自炊代行業者に発注することができるので、活用するのがおすすめです。

まとめ

今回は、自炊代行業者の費用相場について詳しく解説しました。自炊代行サービスは、どのような業者を選定するのかによって大きく価格が変化します。実際に、費用が安い業者への利用を検討している企業も多いでしょう。

料金を抑えたいなら、株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』がおすすめです。高品質なサービスを低価格で提供してくれるため、ほかの業者に比べて費用負担を抑えられます。また、オプションサービスが豊富なため、企業はニーズに合ったサービスを受けることが可能です。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にお問い合わせください。

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