企業が契約書をスキャンする5つの理由と注意点を解説

基本的に、企業はさまざまなサービスを利用したり、たくさんの人とつながったりするため、交わす契約書も多いです。例えば、オフィスを構える際に、売買契約や賃貸借契約を締結します。また、一部の業務を外部に委託するときや従業員を雇う際も契約書が必須です。

このように、契約書はさまざまな場面で交わすことになるため、保管スペースに困っていたり、管理しづらかったりする担当者もいるのではないでしょうか？このような課題を抱えている企業はスキャンして電子化するのがおすすめです。

今回は、企業が契約書をスキャンする理由や注意したいポイントなどについて解説しますので、興味がある方は、ぜひチェックしてみてください。

企業が契約書をスキャンする5つの理由

企業が契約書をスキャンする理由は大まかにわけて5つあります。電子化を急速に進めている理由がわかるので、ぜひ参考にしてください。

閲覧性を向上させるため

1つ目の理由は、閲覧性を向上させるためです。

冒頭でも述べたように、企業が交わす契約書の数は非常に多くなります。そのため、紙ベースのままの状態を維持していると管理が複雑になるため、閲覧がしづらいです。実際に、大量の用紙の中から目的のものをピックアップするだけでも手間がかかります。

一方、電子化をすればPCやタブレットから検索して閲覧したいものを表示させることが可能です。検索できるようにするためには、OCRの付与が必要になりますが、スキャン代行業者を利用すれば、そのような処理もできるため、閲覧性を大幅に向上させることができます。

コストや保管スペースを削減するため

2つ目の理由は、コストや保管スペースを削減するためです。

紙の契約書をスキャンすれば、印刷コストを削減することができます。また、契約書を紙ベースで管理していると保管スペースが必要ですが、電子保存することで原本は処分することも可能です。これにより、企業はコスト削減や保管場所の省スペース化を実現できます。

契約書の有効期限や更新時期の管理負担を削減するため

3つ目の理由は、契約書の有効期限や更新時期の管理負担が減るためです。

紙ベースで管理している場合、有効期限や更新時期を細かくチェックすることが難しくなります。そのため、更新しない予定のサービスが自動更新されてしまい、さらに1年利用を継続しなければならなくなったという経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

スキャン代行業者を利用して電子化すれば、メタデータの作成も可能です。メタデータの作成は、契約書の重要な情報を抜粋してリスト化することを意味します。例えば、契約書の更新日や自動更新の有無などを入力しておくことで、更新のタイミングを容易に把握することが可能です。これにより、失効するリスクなどを抑えることができるので、大きなメリットになります。

紛失や劣化を防ぐため

4つ目は、紛失や劣化を防ぐためです。

契約書を紛失してしまうと万が一トラブルが発生した際に口頭で説得させなければなりません。そのため、リスクがとても高いです。また、紛争が起きたときに証拠がないため、立場が不利になります。実際に、紙ベースの契約書は管理がしづらく、必要になったときに見つからないというケースも珍しくありません。そのため、デメリットが多くなります。

一方、電子化すれば、クラウドストレージなどで安全に保管することが可能です。複製も容易になるため、バックアップすることもできます。これにより、紙ベースの管理よりも紛失リスクが大幅に下がるでしょう。

また、紛失リスクだけでなく、劣化も防ぐことが可能です。電子化すれば、用紙のように日焼けすることがなく、埃もかぶらないため、常に綺麗な状態で保存しておくことができます。

社外から契約書を確認するため

5つ目の理由は、社外から契約書を確認するためです。

契約書をスキャンすることでPDFファイルとして扱えるようになります。これにより、ファイルサーバーや共有ストレージで保管することが可能です。アクセス権が必要になりますが、紙ベースの契約書とは異なり、取引先や自宅から確認することができるので、業務効率化を促進できます。

企業が契約書をスキャンする際に注意したいポイント

企業が契約書をスキャンする際に注意すべきポイントは2つあります。それぞれのポイントについて詳しく解説しますので、興味がある方は、ぜひチェックしてみてください。

契約書の中には電子化に対応できないものがある

1つ目の注意点は、契約書の中には電子化に対応できないものがあることです。

現在は、法改正などによりさまざまな契約書を電子化することができます。しかし、契約書の中には、電子化が認められていないものや原本を残しておきたいものがあるかもしれません。そのため、法律と照らし合わせながら電子化or原本保存のどちらかを選択するのがおすすめです。

スキャンする際はセキュリティについて十分に考える必要がある

2つ目のポイントは、セキュリティを考えてスキャンしなければならないという点です。

契約書は企業にとって重要な書類になります。そのため、内容が外部に漏れてしまったり、紛失してしまったりすると大きな不利益を被ることになるでしょう。

自社のみでスキャンする場合、高セキュアな環境でスキャンすることは難しくなります。そのため、スキャン代行業者を利用して電子化するなどの対策が必要です。

スキャン代行業者で契約書をスキャニングする際に検討したい3つの項目

契約書をスキャンする際に企業が検討しておきたい項目が3つあります。この項目を把握することで、契約書の閲覧性や検索性などに影響を与えるので、電子化を検討している人は必ずチェックしてください。

OCR処理を行うかどうか

1つ目は、OCRを付与するかどうかです。

OCR処理をすることで確認したい契約書をスピーディーにピックアップできるようになります。そのため、DXの推進や業務効率化などの効果も得たいという方は、OCR処理を実施するのがおすすめです。

メタデータの作成を依頼するかどうか

2つ目は、メタデータを作成するかどうかです。

先ほども述べたようにメタデータを付与することによって重要情報をリスト化することができます。これにより、自動更新の有無や契約更新日などを入力しておくことができるため、適切なタイミングで知らせてもらうことが可能です。そのため、契約書の管理性を向上させたいという方は、検討するようにしましょう。

裁断するかどうか

3つ目は裁断するかどうかです。

契約書の中には、製本されたものも少なくありません。一般的に製本されたままのスキャンは手置きになるため、費用が高くなる傾向にあります。しかし、契約書の中には、原本保存しなければならないものもあるため、そのような文書は裁断せずにスキャンしなければなりません。

スキャン代行業者に委託すれば、裁断しないスキャンにも対応してくれるため、原本保存したいという企業はスキャン代行業者を利用するのがおすすめです。

まとめ

今回は、企業が契約書をスキャンする理由や注意点、電子化する際に検討したいポイントをご紹介しました。契約書をスキャンすることで、ペーパーレス化だけでなく、テレワークも推進することができます。また、ハンコ文化からの脱却にもつながるため、企業がスキャンすることによって得られるメリットは多いでしょう。

契約書のスキャンを安全かつスムーズに行いたいという企業は、株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』がおすすめです。うるるBPOのスキャン代行サービスは高セキュアな環境でスキャンを行っているため、契約書などの重要なビジネス書類も安心して預けることができます。また、裁断しない電子化や再製本にも対応しているため、製本された契約書もスムーズに電子化可能です。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にご相談ください。

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