書籍のスキャンで代行業者を利用すべき5つの理由

書籍のスキャンは自社のみで対応することも可能です。実際に、スキャナーがあれば、書籍をPDFに変換することができます。また、社員がスキャニングを行うことで、外部の力を借りなくてもスキャンすることができるでしょう。

しかし、書籍のスキャンを自社のみで対応する場合、非常にデメリットが多いです。そのため、企業は自炊ではなく、スキャン代行業者を利用して書籍を電子化するのがおすすめです。

今回は、書籍を自社でスキャンすることで生じるデメリットやスキャン代行業者にスキャニングを依頼すべき理由を5つご紹介しますので、書籍の電子化を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

書籍のスキャン代行業者とは？

書籍のスキャン代行業者とは、書籍を電子化できるサービスのことです。書籍を裁断し、1ページずつスキャナーで読み取り、文書を電子化します。PDF等に変換することによってコンピューター上で扱うことができるようになるため、書籍をPCやタブレットから閲覧することが可能です。

スキャン代行業者は、書籍を電子化するだけでなく、テキストデータを付与することもできます。これにより、検索ができるようになるため、紙の文書よりも管理がしやすいです。また、裁断せずにスキャンすることができたり、再製本して返却してもらえたりするので、スキャニング後も原本を大切に保管することができます。

書籍のスキャンを自社でやるデメリット

書籍を自社でスキャンするとデメリットが非常に多いです。具体的に3つのデメリットをご紹介しますので、自炊を検討している人は、ぜひチェックしてみてください。

初期費用がかかる

1つ目のデメリットは、初期費用がかかることです。

書籍を綺麗にスキャンする場合、裁断する必要があります。カッターで裁断することも可能ですが、安定性が悪くなるため危険です。また、分厚い書籍はカッターで裁断することができません。そのため、自社で裁断機を準備する必要があります。

裁断機だけでなく、スキャンにはもちろんスキャナーが必要です。家庭用のスキャナーであれば、5万円前後で購入できますが、企業が導入するものは業務用になります。機種などによっては高額な初期費用が発生するケースもあるので、コストの負担が大きいです。

そのほかにも自社でスキャンをする場合、人件費も発生します。例えば、自社の社員にスキャンの対応をしてもらうケースでは、そもそも社員に人件費がかかっているため、無料ではありません。また、アルバイトやパートを雇用する企業は、元々かかる社員の給料に加えて追加で費用を支払わなければなりませんので、さらに人件費がかさむことになります。

完成までに時間がかかりすぎる

2つ目は、作業完了までに時間がかかりすぎることです。

例えば、書籍の数が非常に多い場合、それらをすべて電子化できるまでに相当の時間を要します。特に自社のみで対応するケースでは、スキャンを担当する人が文書電子化に詳しくないことがほとんどです。そのため、スピーディーに作業することが難しいでしょう。また、慣れていないため、スキャンのときにミスが数多く発生します。これにより、やり直しなどの作業が増えるため、プロが対応するよりも効率が悪くなってしまうのです。

もし、スキャンの完了に時間がかかりすぎると、ペーパーレス化などが進まない原因となります。企業が短期間でDXの推進やペーパーレス化を進めている一方で自社のみが遅れてしまうと経営にも悪影響を及ぼす可能性があるでしょう。そのため、自社でスキャンを行う場合は、この点に十分注意する必要があります。

従業員の作業負担が大きくなりすぎる

3つ目は、従業員の作業負担が非常に大きくなることです。

書籍の裁断やスキャナーへのセット、修正など文書電子化にはさまざまな作業が発生するため、負担が大きくなりがちです。また、自社の社員をスキャン作業に割くとコア業務に社員を集中させることができません。これにより、企業のサービスにも悪影響を及ぼす可能性があります。

書籍のスキャンを代行業者に依頼すべき理由とは？

書籍をスキャンするときはスキャン代行業者を利用するのがおすすめです。なぜスキャン代行業者を利用したほうがいいのか解説しますので、ぜひ参考にしてください。

完成品のクオリティが高い

1つ目の理由は、完成品のクオリティが高いことです。

スキャン代行業者でスキャニングを行う場合、専門分野の資格を保有するプロのスタッフが対応することになります。これにより、自炊よりも品質が高いです。

また、スキャン代行業者によっては、顧客ごとに業務フローを作成することで高品質なデータを作成していたり、専門性の高い道具や備品を完備し、品質を向上させていたりするので、メリットが大きいといえます。

スキャンの手間やコストを削減できる

2つ目の理由は、スキャンの手間やコストを削減できることです。

スキャン代行業者を利用すれば、すべての作業を業者が代行してくれるため、自社の社員にかかる負担はほとんどありません。通常通り、コア業務に社員を集中させることができるため、文書電子化による影響は少ないです。

また、スキャン代行業者に依頼したほうがコストを抑えられる可能性があります。なぜならスキャナーや裁断機などの設備を用意する必要がないからです。

実際に、スキャン代行業者に委託して自動読取装置でスキャンする場合、白黒のスキャンで1枚4円程度となります。企業によっては、自社で対応するよりもスキャン代行業者に委託したほうが安く済ませられる可能性があるので、コスト面においても利用すべき理由のひとつです。

裁断しないスキャンが可能

3つ目の理由は、裁断しないスキャンが可能なことです。

書籍の中には思い出があり、可能ならば裁断しないでスキャンしたいと思われる方もいるのではないでしょうか？スキャン代行業者では、本を1ページ1ページ手置きでスキャナー機にセットしてスキャンすることができます。これにより、書籍を裁断する必要がありません。

また、スキャン代行業者では、再製本に対応してくれるところもあります。裁断した書籍を再び元の状態に戻すこともできるので、大切な書籍の電子化はスキャン代行業者の利用がおすすめです。

書籍が大量にあっても検索することですぐに見つけ出せる

4つ目の理由は、パソコンやタブレットから書籍が検索できるようになることです。

多くのスキャン代行業者は、OCR処理に対応しています。OCRを付与することで文書を画像だけでなく、テキストデータに変換することができるので、書籍を検索できるようになるのです。これにより、大量の書籍を管理している企業でも検索すればすぐに見つけ出すことができるので、大きなメリットとなるでしょう。

お客様の要望や用途に合わせて最適な形で納品してもらえる

5つ目は、顧客の要望や用途に合わせて最適な形で納品してもらえることです。

例えば、要望に合わせてファイル形式や解像度、検索性などを決めることができます。これにより、企業が抱える文書電子化の課題を解決することができたり、DXの推進をサポートしてもらえたりするので、利便性が高いです。

まとめ

今回は、書籍の電子化でスキャン代行業者を利用すべき5つの理由をご紹介しました。自炊よりもスキャン代行業者を利用したほうが企業にとってメリットが多いです。そのため、効率的にペーパーレス化を図りたいという担当者は、スキャン代行業者を利用してみませんか？

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