DXを推進したい企業なら知っておきたい！名刺をスキャンするメリットとは？

営業マンに欠かすことができないツールのひとつに名刺が挙げられます。名刺は初対面の相手と挨拶を交わすときや営業活動に必須です。自己紹介をすることができたり、話のきっかけを作ったりできるため、さまざまなシーンで用いられています。

一方で名刺を交換する機会は非常に多く、管理に手間を感じている企業もいるのではないでしょうか？例えば、カードケースや名刺ファイルに名刺が溢れてしまい整理したい方や名刺がいざ必要になったときに探すのに手間がかかっている人も少なくありません。このような名刺管理の課題はスキャンして電子化することで解決することができます。

今回は、現在企業が名刺をスキャンしている理由や電子化によるメリットなどについて解説しますので、興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

企業が名刺をスキャンする3つの理由

現在、企業が名刺をスキャンしている理由は、大まかにわけて3つあります。それぞれの理由について詳しく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

働き方の大きな変化

1つ目の理由は、働き方の大きな変化です。

現在は、働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症拡大の影響によりテレワークに対応できる企業が増えています。

もし、紙として名刺を管理しているとテレワーク時、自宅から会社にある名刺を確認することができません。そのため、非常に不便です。

しかし、名刺をスキャンすることで、外出先や自宅からでも名刺を閲覧することができるようになります。これにより、テレワークでも働きやすい環境を構築することができるので、名刺を企業がスキャンしている理由のひとつです。

DXの推進

2つ目の理由は、DXの推進です。

DXの推進は企業にとって喫緊の課題となっています。例えば、DXの波に乗り遅れると市場の中で競争力が低下するため、他社に顧客を流れてしまう可能性があります。DXの推進は将来的な競争力の維持を図るものではあり、企業にとって必要不可欠です。

DXを推進するためには、さまざまな情報をデータ化し、活用できるようにしなければなりません。名刺は企業が保有する情報であり、活用する場面も多いため、企業が名刺をスキャンする理由となります。

ペーパーレス化

3つ目の理由は、ペーパーレス化です。

ペーパーレス化を図ることは、DXの推進につながります。そのため、契約書や請求書などをスキャンして電子化する企業が多いです。

そして、名刺もペーパーレス化になりつつあります。名刺を電子化することで閲覧性や検索性の向上など、さまざまなメリットを獲得することが可能です。営業活動に必要なデータを一元管理することができるため、ペーパーレス化に関しても企業が名刺をスキャンする理由のひとつです。

企業が名刺をスキャンして得られるメリットとは？

企業が名刺をスキャンすることで、具体的にどのようなメリットを獲得することができるのでしょうか？実際に得られるメリットを詳しくご紹介しますので、名刺のスキャンを検討している人は、ぜひ参考にしてみてください。

大量の名刺の中から検索することができる

1つ目のメリットは、検索性の向上です。

名刺をスキャンすることで、紙をPDF等に変換するだけでなくOCRの付与も可能です。

OCRを付与することで、名刺をテキストデータに変換することができます。これにより、コンピューター上で検索ができるようになるのです。

例えば、名前を入力するだけで該当する名刺を検索することができたり、企業名を検索してそれに関連するものを一覧で表示させたりすることもできます。紙で管理しているときのように、ファイルやカードケースの中にある大量の名刺から目的のものを探し出す手間がなくなるので、業務効率化なども期待することできるでしょう。

社外から名刺データにアクセスすることが可能

2つ目は、社外から名刺データにアクセスできることです。

名刺データをオンラインストレージなど、クラウドサービスで管理できるようにすることで、社外からアクセスできるようになります。例えば、営業先から確認のために閲覧することができたり、自宅からデータへアクセスしたりすることも可能です。結果的に、テレワークを推進することもできるため、企業にとって大きなメリットがあるといえるでしょう。

保管スペースが不要になる

3つ目のメリットは、保管スペースが不要になることです。

名刺をスキャンすれば、データとして管理することができるようになります。データはストレージに保存しておくだけで済むため、保管スペースが必要ありません。

また、電子化することで整理整頓をすることができます。例えば、大量の名刺がデスクの上に置かれている状態を見たことがある企業もいるのではないでしょうか？また、デスクの引き出しに大量の名刺が入れられていたり、カードケースにもらった名刺をそのまま入れていたりするケースもあるでしょう。名刺をスキャンし原本を廃棄することで整理整頓につながるので、大きなメリットとなります。

情報漏洩のリスクが大幅に減る

４つ目のメリットは、情報漏洩リスクが減ることです。

名刺の電子化は活用の仕方によって社外からもアクセスできるようになるため、逆に情報漏洩のリスクが高まるのではないかと不安になる方もいるかもしれません。しかし、名刺を紙として管理するほうが危険です。

例えば、大量の名刺を引き出し等で管理している場合、その中の名刺が1枚なくなったとしても気づくことは難しいでしょう。そのため、紙による名刺の管理はセキュリティ上、好ましくないといえます。

名刺には外部に知られていても問題ない情報ばかりなので、危険性は少ないのではないかと思われる方も多いです。しかし、名刺にはメールアドレスが記載されており、過去にはそれを悪用したサイバー攻撃が発生した事例があります。また、Pマーク取得企業の場合、名刺1枚でも個人情報になるため、万が一失くしてしまうと事故報告書を提出しなければなりません。

このように、名刺が流出することで大きな問題につながることがあるため、企業はしっかりと管理することが求められるでしょう。名刺をスキャンして電子化すれば、一元管理することができるため、情報漏洩リスクを抑えられます。そのため、情報の流出を防ぎたい企業は、名刺をスキャンするのがおすすめです。

大量の名刺のスキャンやOCR処理をしたいならスキャン代行業者の利用がおすすめ！

『大量の名刺をスキャンしたい』、『OCRを付与した電子化を行いたい』という企業は、スキャン代行業者の利用がおすすめです。スキャン代行業者は、大量の名刺を短い納期でスキャンしてくれるため、名刺管理で抱えている課題を早急に解決することができます。また、スキャン代行業者を利用すれば、OCR処理にも対応できるため、名刺をコンピューター上で検索することも可能です。

スキャン代行業者の利用を検討しているなら、株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』がおすすめです。名刺に特化したソリューションを提供してくれるスキャン代行業者になるため、名刺の電子化を進めたい企業が利用すれば、万全なサポートを受けられます。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

今回は、今企業が名刺をスキャンする理由や電子化によって得られるメリットを解説しました。名刺をスキャンすることでペーパーレス化やDXの推進などさまざまな利点があるため、積極的に取り組むのがおすすめです。

また、スキャン代行業者を利用することで迅速に名刺の電子化を進められます。スキャンだけでなく、OCR処理や手修正などにも対応してくれるので、電子化によって検索性の向上などさまざまなメリットを得たいという企業はスキャン代行業者の利用がおすすめです。