出張スキャン代行とは！？書類を安全にデータ化しよう

ビジネス書類の電子化を進める際に注意したいのが情報漏洩です。

極秘文書など、企業が扱う書類の中には、機密文書があります。万が一、機密文書が流出してしまうと、機会損失を生んだり、刑事責任に問われたりするため、企業にとって大きなリスクです。しかし、文書を電子化する際、書類を代行業者へ一時的に預けなければならないため、その際に流出してしまったらどうしようという不安を抱えている担当者もいるのではないでしょうか？

機密文書を社外に出さずに電子化を進めたい企業は、出張スキャン代行サービスがおすすめです。もちろん、多くのスキャン代行業者は機密文書であっても一般的なスキャンサービスで機密性を担保しながらスキャンすることが可能です。しかし、一時的に預けることに不安を感じる方は、出張スキャン代行サービスを利用することで安心して電子化を進められます。

今回は、出張スキャン代行サービスの概要やメリット、一般的なスキャン代行サービスとの違い、費用について詳しく解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

出張スキャン代行とは？

出張スキャン代行とは、代行業者のスタッフが依頼企業まで足を運び、社内で文書のスキャンを実施してくれるサービスです。基本的に出張の際は、スタッフがスキャナー機や作業PCを搬入するため、専用機器がない企業も依頼することができます。

出張スキャン代行はサービスメニューの一部となっているケースが多いですが、あくまでも代行業者は自社専用の施設で施工することをメインにしています。しかし、「情報漏洩のリスクを大幅に下げたい」、「規則で社外に持ち出せない」などの要望がある企業は、業者専用の施設に文書を運ぶことができないので、出張スキャンを利用するところが多いです。

出張スキャン代行を利用する3つのメリット

出張スキャン代行を利用するメリットは大まかにわけて3つです。それぞれのメリットについて詳しく解説します。

機密性の高い文書のスキャンを安全に行える

1つ目は、機密性の高い文書を安全にスキャンできることです。

出張スキャンは機密性を十分に担保することができるサービスになります。その理由は、下記の通りです。

• ビジネス書類を社内でスキャンできる
• 業者の施設へ運搬する必要がない
• 一般サービスと同じようにプロのスタッフが対応

ちなみに、出張しないスキャンサービスでも十分に機密性を担保することができます。なぜなら、万全なセキュリティ体制が完備されている施設で文書のスキャンが行われるからです。

例えば、高セキュアな入退室管理が搭載されているため、関係者以外入退室をすることはできません。また、スキャン代行業者の中には、ISMSとPマークを取得しているところが多いため、規格に準拠した業務を行っています。このように、一般的なサービスでも十分にセキュリティが高く、安心して利用することが可能です。ちなみに、文書の機密性についての詳しい内容に関しては、『文書の機密性を担保してスキャンする方法とは？各工程にわけて解説』を参照してください。

しかし、一般的なサービスは書類の運搬が必要になります。出張スキャン代行は、プロのスタッフが自社まで足を運んでくれるため、運搬時に発生するリスクを大幅に下げることが可能です。そのため、出張スキャン代行の大きなメリットのひとつになるでしょう。

社内で専門のスタッフに作業をしてもらうことができる

2つ目のメリットは、専門のスタッフに作業を行ってもらうことができる点です。

基本的に、出張スキャン代行サービスを利用すれば、専門資格を保有していたり、経験が豊富にあったりするスタッフが作業に対応してくれます。これにより、セキュリティの安全性が担保されるだけでなく、電子化のクオリティも非常に高いです。そのため、出張スキャン代行サービスの大きなメリットのひとつになります。

大量の書類がある場合も依頼しやすい

3つ目のメリットは、大量の書類がある場合に利便性が高いことです。

企業の中には、書庫室などを所有し、大量の文書を管理しているところもあります。書庫室にあるビジネス文書をすべてスキャンする場合、一般的なサービスではそれを段ボールに詰めて施設まで送らなければなりません。そのため、負担が大きくなります。

一方、出張スキャン代行は、業者のスタッフが直接訪問してくれるため、文書の送付や持ち込みが不要です。これにより、負担やコストを抑えることができるので、大量の文書をスキャンする企業にとってメリットは大きいでしょう。

出張スキャン代行と一般的なスキャン代行との違い

出張スキャン代行と一般的なスキャンサービスの違いは、大まかにわけて2つです。それぞれの違いについて詳しく解説します。

スタッフの派遣

1つ目の違いは、スタッフ派遣の有無です。

当然ですが、一般的なスキャンサービスは、依頼企業がビジネス文書を送付したり、持ち込んだりするため、スタッフが派遣されることはありません。しかし、出張スキャン代行は、スタッフが派遣されるため、その点に大きな違いがあります。

スキャナー機器の搬入

2つ目の違いは、スキャナー機器の搬入の有無です。

出張スキャン代行は、企業に直接足を運び、その場でスキャンを実施します。もちろん、文書の電子化にはスキャナーが必須です。そのため、搬入して電子化できる体制を整えます。

一方、一般的なスキャンサービスでは、施工が行われる場所が業者専用の施設です。施設の中には、業務用のスキャナーが数百台完備されており、そこでスキャニング作業がプロのスタッフの手によって行われます。

出張スキャン代行でかかる費用について

出張スキャン代行の費用は、一般的なサービスに比べて高くなるのが一般的です。具体的にどのような費用がかかるのかについて詳しく解説します。

スキャニングの費用

出張スキャン代行には、スキャニングの費用がかかります。

料金は、読み取り方やカラーによって変動するケースが多いです。また、OCR処理やオプションの有無によっても異なります。スキャン代行業者の費用については、『自炊代行の値段とは？費用相場や安く依頼するコツを解説』で詳しく解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

出張費用

出張スキャン代行には、スキャン費用に加えて出張費用が加算されるため、料金が高くなります。

出張費用は、スタッフを派遣する人数や派遣先によって変動するケースが多いです。例えば、作業するスタッフの数が1人よりも3人のほうが費用は高くなります。また、派遣先は業者の所在地から近くなればなるほど、価格は安いです。

出張スキャン代行サービスを扱う多くの業者は、詳しい料金を見積もりで提示しているため、費用が気になる方は、ホームページからお問い合わせをするようにしましょう。

まとめ

今回は、出張スキャン代行サービスの概要や利用することで企業が得られるメリット、費用について詳しく解説しました。運搬の必要がないことや大量の文書を電子化できるなど、数多くのメリットを獲得できるため、実際に利用を検討している企業もいるのではないでしょうか？

出張スキャン代行サービスの利用を検討している企業は、株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』がおすすめです。うるるBPOのスキャン代行サービスは出張スキャン代行を扱っており、企業の要望に沿ったスキャンサービスを提供してくれます。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にお問い合わせください。

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