【予算消化】予算が余ったら文書の電子化がおすすめ！その理由を徹底解説

予算消化とは、前もって組まれている予算を年度末までに使い切る取り組みのことです。部署ごとに組まれている予算は使い切らないと翌年度の予算が削られてしまいます。また、目標が達成されておらず、予算も残っている場合、部署の評価が下がることもあるため、必ず予算は使い切る必要があるのです。

実際に、年度末までに使い切らないといけない予算があるという担当者もいるのではないでしょうか。もし、予算が余っているなら、文書電子化がおすすめです。

今回は、余った予算の使い道や予算消化に文書電子化が最適な理由について解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

余った予算の賢い使いみちとは？

予算が余ったら、できるだけ賢く使いたいと考えるのが一般的です。予算消化に最適なおすすめの使い道は3つありますので、ニーズに適しているものがあれば、ぜひ検討してください。

紙の契約書や書類などを電子化する

1つ目は、契約書や書類などの文書電子化です。

ペーパーレス化やDXなど、デジタル技術を活用した取り組みを積極的に行う企業は増えています。ちなみに、文書電子化は、ペーパーレス化やDXに必要不可欠であることをご存じでしょうか？

例えば、紙としての管理を止めるためには、既存のビジネス書類を電子化しなければなりません。また、DXを推進するためには、情報の利活用が必須になるため、ビジネス書類を電子化し、コンピューターから検索できるようにする環境が求められます。

文書電子化はDXの入り口であり、ペーパーレス化を大幅に加速させることができるサービスです。そのため、ペーパーレス化やDX推進に取り組みたい企業にとって文書電子化に余った予算を使うのは、最適であるといえるでしょう。

管理がバラバラだった営業リストの再整理をする

2つ目は、営業リストの再整理です。

営業リストの再整理を行うことで、さまざまな情報で保存されている営業リストを一元管理することができるようになります。これにより、営業の機会損失を防ぐことができるため、非常に便利です。

例えば、営業リストを再整理すれば、すべての顧客にアプローチできるようになります。また、顧客情報の更新に時間がかからないため、作業の効率化を期待することが可能です。さらに、重複情報を単一化できるため、表記ゆれなどを予防できます。

購入販促やブランド力アップにつながるHPのリッチ化

3つ目の使い道は、HPのリッチ化です。

HPをリッチ化することで、商品やサービスの購入を促進することができたり、ブランド力をアップさせられたりします。そのため、売上を上げたいという企業に最適な予算消化の使い道です。

予算が余ったら文書の電子化をしたほうがいい理由

余った予算の使い道には、さまざまなものが挙げられますが、DXの推進などを目指したい企業は予算消化に文書電子化を検討してみませんか？

予算消化に文書電子化をおすすめする理由は下記の4つです。

• 書類の管理性向上
• コスト削減
• 書類劣化・紛失の防止
• 費用で落とせる可能性がある

それぞれの理由について詳しく解説します。

書類の管理がしやすくなる

1つ目の理由は、書類の管理がしやすくなることです。

文書を電子化すれば、紙のビジネス書類などをPDFファイルで管理できるようになるため、コンピューター上に保管するだけで済みます。これにより、保管スペースが不要です。

また、アクセス性も向上します。例えば、クラウドストレージなどで管理すれば、社内だけでなく、外出先からも閲覧することが可能です。これにより、テレワーク環境構築などにも活かすことができるので、大きなメリットとなるでしょう。

さらに、文書検索が容易になります。文書のスキャンは、書類をPDFに変換するだけでなく、OCR処理を行うことで、文書検索が可能です。例えば、会社名を入力するだけで契約書を画面に表示させることができたり、社員の氏名を入力するだけで履歴書をピックアップすることができたりします。

このように、文書を電子化すれば、書類の管理性が大幅に向上します。企業が獲得できるメリットが非常に多いので、まだ紙で管理しているところは余った予算を文書電子化に使用してみませんか？

紙の印刷や保管にかかるコストを削減できる

2つ目の理由は、文書電子化を行うことでコスト削減につながるからです。

書類を紙で管理するとさまざまなコストが発生します。例えば、紙で運用すると文字等を印刷しなければならないので、インクや用紙代などが必要です。また、保管スペースを契約する場合、ランニングコストが発生し、書類が増えれば増えるほど、費用が高くなるため、頭を抱えている方も少なくありません。

一方、文書を電子化すれば、紙として書類を管理することが不要になります。これにより、印刷をしなくても済みますし、保管スペースも確保する必要がありません。つまり、大幅なコストカットを実現できるのです。

余った予算で本来かかる将来のコストを削減できるため、大きなメリットを感じられる方も多いのではないでしょうか？

書類の劣化や紛失を防げる

3つ目の理由は、書類の劣化や紛失を防ぐことができる点です。

文書を電子化すれば、ビジネス文書をデータとして扱うことができます。紙のようにデータは経年劣化することがありませんので、10年後も綺麗な状態で閲覧することが可能です。

また、クラウドストレージで管理することで、データを持ち歩く必要がありません。さらに、バックアップすることもできるため、紙で管理するよりも紛失のリスクを大幅に下げることができます。

費用で落とせる可能性がある

4つ目は、費用で落とすことができる可能性があるという点です。

スキャニングで使用すると、会社は減価償却ではなく費用で落とすことができるところもあります。会社が予算を消化したいとき、『費用』で落としたいと考えるので、費用として落ちやすいスキャニングは予算消化に最適です。しかし、すべての企業が費用で落とせるとは限りません。減価償却なってしまう企業もいるかもしれませんので、その点は社内で相談するようにしてください。

文書の電子化ならスキャン代行業者の利用がおすすめ！

文書電子化に余った予算を使いたいという人は、スキャン代行業者の利用がおすすめです。

文書の電子化は、スキャナーなどが完備しているのであれば、自社で対応することもできます。しかし、社員の負担が大きくなったり、OCR処理ができなかったりするので、デメリットが多いです。ちなみに、自炊とスキャン代行業者の違いは『自炊とスキャン代行業者の差とは？違いをわかりやすく解説』でご紹介していますので、興味のある方は、ぜひご覧ください。

一方、スキャン代行業者を利用すれば、大量のビジネス文書を短い期間で電子化することが可能です。また、OCR処理などにも対応してもらうことができるので、DXに対応した文書電子化を実現できます。このように、スキャン代行業者にはメリットが多いので、積極的に活用するのがおすすめです。

まとめ

今回は、余った予算の使い道や予算消化に文書電子化が最適な理由についてご紹介しました。文書電子化は、DXの推進やペーパーレス化など、企業にとってさまざまなメリットがあります。そのため、予算が余ったら文書電子化に使用するのがおすすめです。

文書電子化をご検討の企業は、株式会社うるるの『うるるBPOのスキャン代行サービス』を利用してみませんか？うるるBPOのスキャン代行サービスでは、業務用のスキャナーを使用し、さまざまな文書の電子化に対応することができます。また、OCR処理も可能なため、企業のDXをサポートさせていただきます。興味がある方は、下記のリンクからお気軽にご相談ください。

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