スキャン代行ならどのような作業が依頼可能！？具体的なオプションサービスをご紹介

スキャン代行業者は文書を電子化するだけでなく、さまざまな作業を委託することができます。その理由は、一般的なサービスに加えてオプションサービスを提供しているからです。

スキャン代行業者のオプションサービスを利用すれば、企業は負担なく電子化を進めることができるので、大きなメリットがあります。

今回は、スキャン代行業者ができる7つのこと、一般的に利用できるオプションサービスについて解説しますので、利用を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

スキャン代行業者ができること7選

スキャン代行業者ができることは大まかにわけて7つあります。何ができるのかについて詳しく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

文書の電子化

1つ目は、文書の電子化です。

文書の電子化では、紙ベースで管理されているビジネス書類等をPDFファイルなどに変換してコンピューター上で扱えるようにします。これにより、電子保存が可能になるため、閲覧性を向上させることができたり、バックアップしたりすることが可能です。

スキャン代行業者の文書電子化においては、下記の2つの方法があります。

• ADF(自動読取装置使用)
• フラットベッド

ADFとは、Auto Document Feederの略称で原本を自動的にスキャンする装置です。自動で読み取りが可能になるため、大量のビジネス文書がある場合でも短い期間でスキャンすることができます。

一方、フラットベッドは裁断できない文書を手置きでスキャニングしていく方法です。基本的にADFよりもコストが高くなります。しかし、原本保存ができるようになるため、裁断できないビジネス文書や思い出があり破棄したくない文書をスキャンするときに最適な方法です。

OCR処理

2つ目は、OCR処理です。

OCR処理とは、電子化データにテキストを付与することを意味します。基本的に文書の電子化は、PDFファイル等に変換することになるため、テキストデータとして扱うことはできません。しかし、OCR処理を施すことで、テキストデータが加えられるため、キーワード検索ができるようになります。OCRについての詳しい解説は『スキャン代行で利用できるOCRとは？概要をわかりやすくご紹介』を参照してください。

OCRを付与する場合は、OCR付きのスキャンを利用します。自動読取だけでなく、認識精度を高くするために文字範囲を手動で選択することも可能です。また、スキャン代行業者に委託すれば、テキストの手動修正もできるため、あらゆる作業を任せることができるでしょう。

電子ファイル名のリネーム

3つ目は、電子ファイル名のリネームです。

頻繁に検索するキーワードをファイル名にすることによって検索性を大幅に向上させることができます。これにより、データ活用がしやすくなるため、DXの推進や業務効率化など、企業はさまざまなメリットを獲得することができるでしょう。

出張スキャン

4つ目は、出張スキャンです。

出張スキャンとは、スキャン代行業者が依頼企業のもとまで足を運び、その社内でスキャン作業を行うことを意味します。通常のスキャンは電子化する文書を一時的に業者へ預ける必要がありますが、出張スキャンの場合はその必要がなく、外部へ持ち出さなくてもいいため、その点が大きなメリットです。出張スキャンに関する詳しい解説は、『出張スキャン代行とは！？書類を安全にデータ化しよう』をご覧ください。

出張スキャンは、機密性の高い文書をスキャンする際に効果的です。また、ルール上社外へ持ち出せないビジネス文書などの電子化にも最適といえます。

画像向きの修正

5つ目は、画像の向きの修正です。

スキャン代行業者に文書の電子化を委託すると画像の向きを統一してもらうことができます。これにより、向きが混在してしまうトラブルを回避することが可能です。

スキャン代行業者によっても異なりますが、画像向きの修正は下記の2つのパターンがあります。

• ソフトによる自動修正
• 目視による修正

ソフトによる自動修正は、文字の向きを検知して自動で画像の向きを修正することが可能です。また、目視による修正は、プロのスタッフが直接目で見て確認してくれる方法になります。自炊の場合、これらの作業をすべて自社で行う必要がありますが、代行業者に委託すると作業を一任することが可能です。

不備原本の確認や抜き取り作業

6つ目は、不備原本の確認や抜き取り作業です。

あらかじめ不備となる基準を伝えておくことでそれをスタッフが目視で確認して対象原本を抜き取ってもらうことができます。これにより、原本の確認も業者に委託できるため、電子化による負担を大幅に下げることが可能です。

PDF内での文字埋め込み

7つ目は、PDF内の文字埋め込みです。

具体的には、PDF内にテキストを入れることができます。例えば、文書の中には、少し修正や加筆を加えたいときも多いです。その際にPDFに変換し、直接修正・加筆をしてもらうことができます。実際に文書の文字を修正する際は手間がかかりますが、PDF内に文字を埋め込めることで、文章の変更も容易です。

スキャン代行業者が提供している一般的なオプションサービスとは？

スキャン代行業者が提供している一般的なオプションサービスは7つです。それぞれのオプションサービスについて詳しく解説します。

しおりの作成

しおりの作成は、文書から変換したPDFの見出しをピックアップし、文章の階層構造を作ることです。簡単にいえば、目次を作ることを意味します。目次を作ることで何ページに何が書かれているのかをあらかじめ知ることができるため、閲覧性が向上します。

ちなみに、しおりの作成の費用相場は、数十円程度です。

補正・修正

補正・修正では、斜行補正や画像修正を委託できます。自動で補正・修正を行う場合、料金は無料です。しかし、手動で依頼すると数百円のオプション単価が発生します。

ファイル名の編集及びフォルダの作成

ファイル名を編集することで検索性を向上させることが可能です。また、フォルダの作成を委託すれば、カテゴリーにわけて電子化文書を管理できるようになります。ファイル名の編集やフォルダの作成の費用相場は、数十円程度です。

e文書法への対応

e文書法とは、従来紙による保存が義務付けられていた文書を電子化保存できるようにした法律です。しかし、どのような方法で電子化してもいいというわけではなく、e文書法で定められている要件を満たさなければなりません。

スキャン代行業者では、オプションサービスとしてe文書法の要件を満たした文書電子化を扱っています。これにより、企業は要件を満たしている電子化文書として保存することができるので、大きなメリットです。

原本廃棄

原本廃棄とは、スキャン後の原本を安全に廃棄してくれるオプションサービスです。基本的にスキャンした後は、文書が電子化されているため、原本は不要になるケースがあります。この際に、代行業者のオプションサービスを利用すれば安全に原本を廃棄することが可能です。

安全な理由は溶解処理によって廃棄されるからです。これにより、段ボールに詰め込んだまま処分することができるため、ビジネス文書が外部に漏れる心配がありません。スキャン後の原本処分に関する詳しい内容は、『スキャニング後の原本の処分はどうすればいい？残すべきかどうかも解説』を参照してください。

ホチキスの取り外し

ホチキスの取り外し作業もオプションサービスの一種です。

ビジネス文書の中にはホチキスでまとめられているケースがあります。基本的にスキャンする際は、1枚1枚用紙を取り出して読み取りを行うため、ホチキスも取り外さなければなりません。ビジネス文書の数が多い場合、取り外しの作業の負担も大きくなります。

スキャン代行業者に委託すれば、ホチキスの取り外し作業を1回数円で対応してもらうことが可能です。これにより、負担が減るので、大きなメリットであるといえます。

裁断

裁断は、製本されている文書を切り取り、スキャンしやすい状態にするオプションサービスです。例えば、契約書や社内広報誌など、製本された文書を電子化する際に利用できます。

裁断は1冊数百円から可能です。また、再製本にも対応してくれる業者もいるため、原本保存する際に最適です。

まとめ

今回は、スキャン代行業者に委託できることやオプションサービスについて詳しく解説しました。文書の電子化だけでなく、OCRの付与や出張スキャンサービスなど、さまざまな顧客のニーズに対応してもらえるため、多くの企業は要望に沿ったサービスを受けられます。そのため、ビジネス文書の電子化を検討している企業は、この機会にスキャン代行業者の利用を検討してみてはいかがでしょうか？

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