株式会社セルート

水戸様：弊社の管理部において、顧客データを照合するために必要な顧客登録書を紙の状態で管理していたのですが、登録開始から現在まで4,000社以上を管理する必要があったので、書類の管理に多くのリソースがかかっていました。情報セキュリティの都合上、顧客登録書の原本を実際に見ながら内容を確認しなければならず、営業部のメンバーが直接書類を見に来ることもあったんです。私たち管理部としては、その度に該当する顧客の書類を、鍵のかかった保管棚から探し出さなければいけませんでした。

しかも、顧客登録書が持ち出されている場合には、誰が保持しているのかを連絡して確認するなど、さらなる運用コストが必要になります。他の業務も並行して進めているため、それらの書類管理に時間を割くことが難しいときもありまして…。そこで、社内のデジタル化に合わせて、顧客登録書も電子化しようということになったんです。ただ、4,000枚にも及ぶ枚数だったので、社内リソースでは対応が難しい状況でした。

戸澤様：外部委託の方法として最初に検討していたのは、派遣会社への依頼です。しかし、実際に見積もりを出していただいたところ、コスト面でなかなか折り合いませんでした。それに、弊社が希望していた納品までの期間が短かったため、スケジュール的にも厳しいということになりました。そんな悩ましい状況の中で快く引き受けてくださったのが、うるるBPOです。

水戸様：ただ、スキャニングの内容が少し複雑だったので、実際に導入を決めるまでには色々と確認させていただきました。というのも、創業当時に発行された顧客登録書は36年ほど前ということもあり、かなり薄く破れやすいんです。そこに現在の厚紙も混ざってくるので、全てを一緒にセットしてスキャニングすることができません。また、一部の顧客登録書には住所を修正した短冊がついており、シートフィーダー（印刷用紙を供給する箇所）にそのまま入れることも不可能でした。

それに、そもそも、顧客登録書は一社ずつポケットファイルに入っており、そこには会社案内や営業連絡票などほかの書類も混在していました。実際の作業では、その中から顧客登録書を探し出す手間が発生します。それらの細かな作業を一つひとつ確認しながら、効率的な業務フローを整備してくださったので、とても安心感がありましたね。

戸澤様：徳島でのスキャニング作業中も、大変丁寧に対応してくださったと感じています。書類を預けている期間にも、「顧客登録書を出して欲しい」という依頼が営業メンバーから来て少し困っていたのですが、毎回とても迅速に書類を発送してくださいました。早い時には、数時間後に徳島から発送していただいたこともあります。

届いた書類をすぐに開封して渡すことができたので、請求書の発行も止まることなく、スケジュール通りに進めることができました。また、古い紙のスキャニングについても、担当者の皆さんがとても丁寧に扱ってくださったおかげで、最後まで破損は全く起こりませんでした。高い品質で、非常に満足できるサービスだと感じています。

水戸様：スキャニングでデジタル化した顧客登録書のデータには、管理しやすいようにそれぞれリネームで管理コードを付けていただきました。その結果、私たちが書類の管理をしなくても、従業員がクラウド上で好きな時に見れるようになりました。私たちの部署を訪れる必要が無くなったので、営業メンバーの業務もかなり効率的になったと思います。

戸澤：私たちの貸し出し業務が無くなったことで、その工数を他の業務に充てることができ非常に助かっています。また、今までは保管スペースとしてキャビネットを5つ使用し、鍵をかけて厳重に保管していたので、書類の取り出しがかなり大変でした。進行中の業務を一旦止めなければならず、ストレスを感じていたのですが、その工数が無くなったことで精神的にも非常にラクになったと思います。