インボイス制度にスキャン代行サービスの利用は必須！？文書電子化の必要性を解説

インボイス制度は令和5年10月1日から新しく開始される制度です。消費税の仕入税額を控除することができるなどのメリットがあり、企業のみならず個人事業主においても対応を迫られています。

インボイス制度は誰でも簡単に利用できるのではなく、適格請求書発行事業者として登録しなければなりません。適格請求書発行事業者になるためには、手続きをするだけでなく、社内でも体制を整える必要があります。そのやるべき取り組みのひとつに、文書電子化が挙げられるでしょう。

インボイス制度の利用を検討している企業の中には、スキャン代行サービスとインボイス制度にどのような関係があるのか、なぜ文書電子化が必要なのか知りたいという方もいるのではないでしょうか？

そこで、今回はインボイス制度の概要や適格請求書発行事業者になるためにスキャン代行サービスが必要な理由とインボイス制度のためのスキャン代行サービス選定方法について解説します。

インボイス制度とは？

インボイス制度とは、2023年10月1日から導入される仕入額控除を受けるための制度のことです。適格請求書発行事業者として登録した企業や個人事業主が仕入額控除を受けることができます。

インボイス制度が開始されることで、電子インボイスが導入しやすいです。これにより、業務効率化などさまざまなメリットを企業や個人は獲得できます。そのため、適格請求書発行事業者として登録するために、企業や個人の中には手続きを進めたり、体制を整えたりしている方が多いです。

インボイス制度の背景と目的

インボイス制度が実施される背景は、税額を適正に把握するためです。

日本では、2019年度から消費税率が2種類になりました。食品は8％、そのほかは10％課税されるようになり、取引の合計金額を見るだけで正確に税額を把握することが難しくなったのです。そのため、適正税率を区分して記載するのが目的であるとされています。

そして、インボイス制度の目的は、背景でもご説明した通り、消費税率を正確に把握することです。インボイス制度を利用するためには、適格請求書を発行する必要がありますが、適格請求書は商品ごとに税率が把握できるようになっているため、商品ごとに税率を正確にチェックすることができるようになります。また、仕入額控除の不正やミスを防止することができるため、この制度が作られた主な目的です。

インボイス制度に対応するためにスキャン代行サービスが必要な6つの理由

スキャン代行サービスを利用すれば、インボイス制度に対応するための環境を効率的に構築することができます。なぜ、インボイス制度への対応にスキャン代行サービスが必要なのかについて詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

電子インボイスの保存要件を満たす必要があるため

1つ目の理由は、電子ボイスの保存要件を満たす必要があるためです。

税務署長の承認は不要となるものの、電子インボイスの保存要件を満たすためには、電子帳簿保存法に準じた方式による保存が求められます。この電子帳簿保存法に準じた方式とは、タイムスタンプを付与する、検索機能の確保などの要件が求められるため、単に文書を電子化するのではなく、さまざまな条件をクリアすることが重要です。

請求書の電子化は自社で対応することもできますが、検索機能の確保などが必要な場合、OCR処理を行う必要があるため、自社のみで対応することが難しくなります。

一方、スキャン代行業者の場合、OCR付与などのサービスを提供しているところもあるため、電子インボイスの保存要件を満たした文書電子化を行うことができます。

参照元：消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ＆A

請求書の発行や保存を効率化できるため

2つ目の理由は、請求書の発行や保存を効率化させられるためです。

紙による請求書を発行するとき、用紙に印刷したり、保管場所を確保したりする必要があります。一方、電子化された請求書は、印刷の必要がなく、すぐに発行することが可能です。また、ストレージ上に保存しておくことができるため、請求書管理のためのスペースを確保する必要がありません。

企業の中には、数多くの請求書を用紙として管理しているところもあります。すべての請求書を自社で対応するとコア業務に人材を集中させることができないため、顧客に十分なサービスを提供することができなくなる可能性もあるでしょう。これらの作業をスキャン代行サービスに委託することで、大量の請求書を素早く電子化できるだけでなく、検索ができるように対応してもらうことも可能になります。

紛失や改ざんを防止するため

3つ目の理由は、紛失や改ざんを防ぐためです。

スキャン代行業者を利用すれば、紙で保存された請求書を電子化することができます。電子データとして管理することで、紙の請求書よりも安全に保存することができるため、紛失や改ざんを防ぐことが可能です。

セキュリティとプライバシー保護に配慮するため

4つ目は、セキュリティとプライバシー保護に配慮するためです。

請求書の電子化は自社のみで対応することもできるかもしれません。しかし、情報が流出する心配があります。例えば、誤って持ち帰ってしまいその後、紛失によって第三者に請求書が渡ってしまうこともあるでしょう。

スキャン代行サービスに委託すれば、万全なセキュリティ体制のもとスキャンを実施してくれるため、セキュリティとプライバシー保護に配慮しながら請求書を電子化することが可能です。

OCR処理による検索性を向上させるため

5つ目は、OCR処理に対応できるからです。

スキャン代行サービスは、文書を電子化してコンピューター上で扱えるようにしてくれるだけでなく、文書内の文字を検索できるようにしてくれます。これにより、検索フォームで企業名などを入力すれば、それに該当する請求書一覧を表示してもらうことが可能です。

企業によっては電子帳簿保存法に準じた方法で保存する際、検索機能を確保しなければならないところもあるため、そのような企業はOCR処理に対応したスキャン代行サービスを選ぶのがおすすめです。

文書電子化にかかる負担を軽減するため

6つ目の理由は、文書電子化にかかる負担を軽減するためです。

数多くの請求書を電子化しなければならない場合、一枚一枚スキャニングをする必要があるため、非常に負担が大きくなります。スキャン代行サービスを利用すれば、電子化に必要な作業はすべて業者のスタッフが対応してくれるため、負担を大幅に減らすことが可能です。

インボイス制度に対応するためのスキャン代行サービスの選定ポイント

インボイス制度に対応するために、スキャン代行サービスの利用を検討している企業も多いでしょう。しかし、スキャン代行サービスは複数あるため、インボイス制度に対応してくれる適切な業者を選定しなければなりません。具体的な選定ポイントを詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

セキュリティへの配慮

セキュリティへの配慮があるかどうかが重要です。

請求書には、取引先の住所や電話番号などプライバシーに関する情報が含まれます。万が一、それらの情報が流出してしまうと取引先に迷惑をかけるだけでなく、企業の信頼性が低下する恐れがあるでしょう。

スキャン代行サービスを選ぶときは、どのようなセキュリティ対策を実施しているのかを確認して、安心できるところを選択するようにします。

OCR処理対応の可否

電子インボイスの保存要件を満たすために、電子帳簿保存法に準じた方法による保存を選択される企業も少なくないでしょう。電子帳簿保存法に準じた方法を満たすためには、検索機能の確保をクリアにする必要があります。そのためには、OCR処理対応が求められるため、スキャン代行サービスを選ぶときは、OCR処理に対応できるところを選択するようにしましょう。

高品質を担保できるかどうか

品質を担保してくれるスキャン代行サービスを選ぶ必要があります。

品質が悪い電子データは、再利用性や読み取り性が低下します。また、情報の欠落や誤りが多くなるため、効率的に活用することが難しいです。そのため、スキャン代行サービスを選ぶときには、どのように高品質を担保しているのかを確認した上で利用するようにしましょう。

希望納期通りに対応できるのか

スキャン代行サービスを選ぶときは、希望納期通りに対応してくれるところを選択する必要があります。

現在、企業の中には請求書を紙と電子の両方で管理しているところが多いです。しかし、今後は請求書が電子保存に統一される可能性が高いでしょう。そのため、電子と紙の両方で請求書を管理している企業や紙のみで管理しているところは、電子化の対応に迫られます。

周知の通り、請求書は月末発行の場合、1～2営業日で電子化しなければ月末に間に合いません。スピーディーな電子化対応を迫られる企業も多いため、スキャン代行業者を選定するときは、素早い納期に対応してくれる業者を選定する必要があります。

まとめ

今回は、インボイス制度に対応するためにスキャン代行サービスが必要な理由やサービス選定のポイントについて解説しました。電子インボイスの保存要件を満たすためには、電子帳簿保存法に準じた方法による保存が必要なケースもあるため、対応を迫られている企業も多いのではないでしょうか？

そのような企業は、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』がおすすめです。うるるBPOスキャン代行サービスは、OCR処理に対応しており、万全なセキュリティ体制のもとスキャニングを行ってくれます。また、納期厳守となっているため、企業の希望納期に納品してもらうことも可能です。興味がある方は下記のリンクからお気軽にご相談ください。

• うるるBPOのスキャン代行サービスへお問い合わせ