企業の移転時に書類をスキャンする3つのメリット

企業の中には、現在のオフィスから新しいオフィスへの移転を検討している方もいるのではないでしょうか？オフィスを移転することでアクセスの利便性向上や社員数の増加に対応できるなどさまざまなメリットがあります。そのため、企業がオフィスを移転して、業務を開始する機会は少なくありません。

オフィスを移転する際、現在のオフィスから社内にあるすべてのものを新しいオフィスに移動させる必要があります。そのため、移転をきっかけに書類をスキャンするという企業は少なくありません。

今回は、企業が移転時に書類をスキャンするメリットやその際に効率的なスキャン方法について解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

企業がオフィスを移転する理由とは？

企業がオフィスを移転する理由は、大まかにわけて5つあります。それぞれの理由について詳しく解説します。

業績の向上や社員数の増加

1つ目は、業績の向上や社員数の増加です。

企業の業績が向上すると、新卒採用や中途採用できる人数が増加します。そのため、以前よりも多くの社員を雇用することが可能です。オフィスには収容できる人数に限りがあり、社員数が増えると、すべての社員が快適に働ける環境を提供することができなくなります。そのため、企業の中にはすべての社員を収容できるオフィスへ移転するところも少なくありません。

オフィス環境の整備

2つ目は、オフィス環境の整備です。

企業の中には、人材不足に陥っている企業も多く、人材の確保が課題になっているところも少なくないでしょう。そのような課題を抱える企業の中には、オフィス環境を整備するために、新しいオフィスへ移転するところも少なくありません。

例えば、おしゃれなオフィスに移転をすれば、そこで働いてみたいと思ってくれる人が増えるため、採用活動が有利に働く可能性があります。また、働きやすい環境を提供することによって離職率を下げることができるので、その点も大きなメリットといえるでしょう。

働き方改革を実行するため

3つ目の理由は、働き方改革を実行するためです。

働き方改革によって企業はテレワークを推進したり、残業時間の削減を図ったりしているところも多いです。しかし、これらを実現するためには、現在のオフィスでは不十分な場合もあります。例えば、オフィスのレイアウトが適切ではないことで生産性が下がったり、社外で働く社員が増えたのでオフィスが広すぎたりするというような課題が挙げられるでしょう。

オフィスを移転することで、自社が推進する働き方改革に最適にオフィスを選択することができるので、効率的に取り組むことができるようになります。

ブランド・イメージアップのため

４つ目は、企業ブランドやイメージを向上するためです。

例えば、青山や表参道にアパレル系の企業が移転すれば、ブランド力やイメージ力がアップします。また、立地の良い場所に移転したり、オフィスが広くなったりすると、業績の良さをクライアントにアピールすることも可能なため、ワンランク上のオフィスに移転することは、企業にとってもメリットが大きいです。

業績悪化・業務縮小のため

5つ目は、業績悪化や業務縮小です。

業績が悪化すると現在のオフィスの賃貸料が負担になるため、今よりも価格が安いオフィスへ移転するというケースもあります。また、業務が縮小するとオフィスの中にデッドスペースが生まれやすくなるため、それが理由で移転する企業も少なくありません。

企業が移転時に書類をスキャンする3つのメリット

オフィス移転をきっかけにやっておくべきことは多いですが、その中のひとつに書類のスキャンが挙げられます。ここでは、なぜオフィス移転時に書類をスキャンしたほうがいいのかについて解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

移転プロジェクトのため、予算がつきやすい

1つ目は、予算がつきやすいからです。

オフィスを移転する際は、現在のオフィスにある書類もすべて新しいオフィスへ移動させる必要があるため、移動にコストがかかります。そのため、今まで予算の関係で電子化できなかった企業もこの機会にスキャンできる可能性が高いです。

例えば、書類の移動にかかるコストをスキャンすることに使うことで、書類の物理的な移動は少なくなり、さらに検索性の向上や情報漏洩のリスク低減、書類の保管コストの削減などのメリットを獲得することができます。予算がつきやすいこの機会に書類のスキャンを行うことで、企業が抱えるさまざまな課題も解決できるので、書類の移動ではなくスキャンに予算を使うのがおすすめです。

移転時の整理整頓の中で文書整理も合わせて実行しやすい

2つ目は、移動時の整理整頓の中で文書整理がしやすいという点です。

オフィスを移転する際は、社内にある書類をまとめなければなりません。また、書類の移動にはコストがかかるため、不要なものは廃棄するという企業も多いのではないでしょうか？このタイミングで文書整理を行い、書類をスキャンすれば、必要な文書だけをスキャンすることができるようになります。スキャンにかかるコストも削減することができるので、その点も大きなメリットです。

移転先でのスペースの有効活用

3つ目は、移動先でのスペースを有効活用できる点です。

書類をスキャンすれば、電子データとして保存することができます。物理的な文書は少なくなるため、本来必要だった保管スペースは大幅に削減されるでしょう。

これにより、余ったスペースを有効活用することができるので、オフィスを広々と使うことができます。

企業が移転時に効率的に書類をスキャンしたいならスキャン代行業者がおすすめ

企業がオフィス移転時に書類を電子化される際は、スキャン代行業者の利用がおすすめです。なぜ代行業者を利用したほうがいいのかについて詳しく解説します。

書類のスキャン作業をすべて委託できる

1つ目は、書類のスキャン作業をすべて業者に委託できるからです。

企業が抱える書類の量は非常に多く、自社のみで対応するとオフィス移転にかかる労力に加えてスキャン作業も必要になってくることになります。負担が非常に大きくなるため、代行業者を利用するのがおすすめです。

不要な書類の廃棄も同時に依頼できる

2つ目は、スキャン作業に加えて不要な書類の廃棄も依頼できるという点です。

スキャン代行業者の中には、書類の廃棄にも対応してくれるところがあります。移転の際に、書類のスキャンと並行して不要な文書を廃棄すれば、文書整理が非常に効率的です。これにより、オフィスの移転作業もスムーズに進むため、メリットが大きいでしょう。

情報漏洩などのリスクを回避できる

3つ目は、情報漏洩などのリスクを回避できるという点です。

スキャン代行業者に委託すれば、情報漏洩に注意しながら文書の電子化作業を進めてくれます。これにより、機密文書などにおいても不安なくスキャンすることができるので、その点もスキャン代行業者の魅力です。

まとめ

今回は、企業がオフィスを移転する際に書類をスキャンするメリットや代行業者を利用したほうがいい理由について詳しく解説しました。オフィス移転時に文書のスキャンを行えば、効率的に文書整理を実施できるだけでなく、新しいオフィスでは電子化データとして書類を管理できるようになります。企業にとって非常にメリットがあるので、オフィスの移転を検討している人は、ぜひ書類の電子化を検討してください。

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