社内文書の整理ならスキャンがおすすめ！ペーパーレス化を実現

企業の中には、スチール書庫に書類が溢れているというところも少なくないでしょう。契約書や履歴書、見積書や請求書など数多くの書類を扱い、文書の中には保管が義務付けられているものもあるため、場合によっては書庫に入りきらなくなるケースもあります。

現在、多くの企業は社内文書を整理するためにスキャンを行うところが増えています。文書を電子化することで、自社が抱えている書類に関する課題を解決し、さらに業務効率もアップさせられる可能性が高いです。

今回は、社内文書が整理されていないことで起こるリスクや文書を効率的に整理するためのスキャンの有効性について詳しく解説しますので、興味がある方はぜひチェックしてみてください。

社内文書が整理されていないことで起こるリスク

はじめに、社内文書が整理されていないことで発生するリスクについて詳しく解説します。

情報漏洩などのセキュリティリスク

1つ目のリスクは、情報漏洩です。

社内文書が適切に整理されていない場合、隅々まで管理することができません。例えば、機密文書を持ち出されたとしても気づかないケースもあるでしょう。情報漏洩が発生してしまうと企業はクライアントからの信頼を失い、業績などにも影響を受ける可能性があります。そのため、文書はしっかりと整理して適切に管理されることが求められるでしょう。

情報損失のリスク

2つ目のリスクは、情報の損失です。

文書が整理されていないということは、管理が行き届いていないことを意味します。そのため、文書がなくなっても気づかない可能性が高いです。

企業が管理する書類の中には、保存が義務付けられているものもあります。そのような文書が紛失してしまうと、法的な根拠を示すことができなかったり、税務調査時に正当性を証明できなかったりします。非常に不利な立場に立たされることになるため、文書は整理して適切に管理することが求められるでしょう。

生産性の低下

3つ目は、生産性が低下するという点です。

整理整頓が行き届いていない文書は、検索性が非常に低下します。例えば、閲覧したい書類がある場合、大量の文書から目的のものを探し出さなければなりません。その文書にたどり着くまでに時間がかかるため、業務効率化が非常に悪くなります。

生産性が低下すると残業時間が増加します。業務過多に陥っている企業は、離職率が高まったり、残業によるコストが増大したりするので、文書はしっかりと整理して従業員がそれぞれの文書にアクセスしやすい環境を構築することが重要です。

社内文書を整理する際に意識したい3つのポイント

社内文書を整理する際に意識したいポイントは3つあります。これらのポイントを把握することで、スムーズな文書整理を実現することができるので、ぜひ参考にしてください。

個人と企業の文書の区別を明確にする

1つ目は、個人と企業の文書の区別を明確にすることです。

個人の文書の中には、その従業員にとって必要な書類であっても企業にとっては不要なケースもあります。個人の書類まですべて管理すると煩雑になりやすいです。また、文書にアクセスする際、個人の書類があると混乱を招く可能性があります。そのため、個人と法人の文書を明確にわけて、組織に必要な書類だけを管理するようにしてください。

社内にある文書の種類を明確にする

2つ目は、社内にある文書の種類を明確にしてわけることです。

企業が扱う書類の種類はたくさんあります。例えば、法定保存書類や機密文書、顧客の個人情報、従業員の履歴書などです。これらの文書の種類を明確にしてわけることで、書類を取り出すときにアクセス性が向上します。これにより、生産性が高くなるため、文書整理を行う際のポイントのひとつです。

文書を整理するためのルールを定める

3つ目は、文書を整理するためのルールを策定することです。

企業が文書整理を行う際は、複数人で対応することになるため、事前にルールを策定しておくと一貫性のある整理整頓を実現することができます。例えば、電子化して保存する場合は、文書の名前の付け方や階層レベルの統一などが挙げられます。これにより、検索性が向上するため、文書の管理がしやすいです。また、冊子で文書を管理する際は、どのスペースに何を保管するのかを決めることで、整理整頓の作業効率が向上しやすくなるでしょう。

そのほかにも文書を整理する際は、保管する文書と廃棄する文書を明確にするために、ルールを策定する必要があります。事前に決めておくことで、必要な文書を誤って廃棄してしまうというトラブルを防止することが可能です。

ルールを決めることで一貫性のある整理整頓を実現できるだけでなく、誤った情報の損失も防ぐことができるので、必ず押さえておきたいポイントのひとつです。

社内文書を効率的に整理するためのポイント

企業の中には、社内文書を効率的に整理したいと思われている方もいるのではないでしょうか？そのような方は、下記のポイントを参考にするのがおすすめです。

• 文書の電子化
• スキャン代行業者の活用
• 不要な文書の廃棄

それぞれのポイントについて詳しく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

文書を電子化する

社内文書を効率的に整理するためには、文書の電子化がおすすめです。文書の電子化は、その名の通り紙の文書を電子データに変換することを意味します。また、単に電子データにするだけでなく、OCR処理などで文書内を検索できるようにすることも可能です。

文書を電子化すれば、物理的な書類を管理する必要が少なくなります。そのため、整理整頓がしやすいです。また、整理整頓後の管理もしやすくなるため、アクセス性が向上し、保管コストも削減できます。

文書電子化の際はスキャン代行業者の利用を検討する

社内文書を効率的に整理整頓するためには、文書の電子化が有効です。しかし、文書を電子化するためには、それぞれの文書を一枚一枚スキャンしなければなりません。そのため、作業が膨大になりやすいです。整理整頓に加えてスキャン作業も行う必要があるので、負担が大きいと感じる人も多いのではないでしょうか？

スキャン作業を効率的に行いたいという企業は、スキャン代行業者を利用するのがおすすめです。文書の電子化に必要な作業は、すべてスキャン代行業者が行ってくれるため、負担を大幅に削減することができます。コア業務に支障をきたすことなく、文書の電子化を進めることができるのでおすすめです。

不要な文書は廃棄する

文書の電子化は効率的に整理整頓を行うために有効な方法ですが、すべての文書をスキャンしていると効率が悪くなります。そのため、不要な文書は廃棄してスキャンしないのがおすすめです。

文書の中には、個人情報などが含まれるものもあるため、気軽に廃棄することが難しいという企業もいるでしょう。そのような方は、スキャン代行業者に廃棄も依頼すると情報漏洩のリスクなく処分することが可能です。

まとめ

今回は、社内文書が整理されていないことによって起こるリスクやスキャンで効率的に整理整頓ができる理由などについて解説しました。スキャンは文書を整理整頓する際に効率的な方法です。しかし、スキャン作業は負担が大きいため、大量の文書を電子化するという企業は、スキャン代行業者を利用するようにしましょう。

スキャン代行業者の利用を検討している人は、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用するのがおすすめです。うるるBPOスキャン代行サービスを利用すれば、社内にあるさまざまな文書のスキャンが可能です。すべての作業を代行してくれるので、負担少なくスキャンを行いたいという方は、下記のURLからお気軽にご相談ください。

• うるるBPOのスキャン代行サービスへお問い合わせ