不動産業がスキャン代行を利用するメリットとは？

日本では少子高齢化の影響で、労働人口が減少しています。実際、総務省の統計によると、2020年から2040年にかけて労働人口は約10%減少すると予測されています。このような状況下で、不動産業界も限られた人材の中で業務を遂行し、顧客に満足度の高いサービスを提供し続ける必要があります。

しかし、不動産業を営む企業が自社のみでスキャンに対応した場合、非効率になる可能性があります。そのため、スキャン代行業者を利用してスムーズに文書電子化を推進するのがおすすめです。

そこで、今回は不動産業が文書電子化を推進したほうがいい理由やスキャン代行業者を利用するメリットについて詳しく解説します。

不動産業が文書電子化を推進したほうがいい理由

はじめに、不動産業が文書電子化を推進したほうがいい理由を2つご紹介します。なぜ今ペーパーレス化を行うべきなのか知りたいという方は、ぜひ参考にしてください。

人材不足による業務効率化を図る必要がある

1つ目は、人材不足による業務効率化を図る必要があるためです。

現在、日本では労働人口が減少しており、企業は限られた人材の中で顧客が満足するサービスを提供しなければなりません。そのため、業務の効率化がますます重要になっています。

文書を電子化することで、情報共有が容易になり、必要な情報の検索性も向上します。その結果、業務全体の効率化が進みます。業務が効率化されれば、サービスを提供するために必要な人材の数も減少するため、労働人口の減少という課題に対処できる可能性があるでしょう。

IT化の遅れを解消するため

2つ目は、IT化の遅れを解消するためです。

不動産業界では、デジタル化が進みつつある一方で現在でもアナログ主流の会社が多いです。実際に、書類のやり取りにはインターネットを介さない電話やFAX、郵送が使われています。

国土交通省は、2017年非対面での重要事項説明を可能にするIT重説を開始しましたが、不動産業界ではIT化が進んでいないのが現状です。IT化の遅れはサービスの低下や業務の非効率化など、企業にとって悪影響が生じるため、好ましくありません。文書の電子化は、デジタル化の第一歩につながる可能性があるので、文書電子化を推進すべき理由のひとつです。

不動産業がスキャン代行を利用する5つのメリット

不動産業がスキャン代行を利用するメリットは、大まかにわけて5つあります。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

不動産業のみに集中できる

1つ目は、不動産業のみに集中することができるという点です。

スキャン代行業者を利用すれば、文書電子化のために社内でリソースを割く必要がなくなります。これにより、コア業務に集中することができるため、結果的に業務効率化につながり、企業運営を円滑に進めることが可能です。

災害対策の推進

2つ目は、災害対策を推進することができるという点です。

不動産業では、顧客と不動産契約に関する書類を取り交わす機会が多いです。また、経費として購入した商品の領収書など、経理関係の書類も保管しなければなりません。もし、このような書類が災害によってダメージを受けてしまった場合、円滑な事業運営に影響を及ぼす可能性があります。

スキャン代行業者を利用して文書電子化を行うことで、数多くの文書を電子化することができます。また、その電子書類をクラウド上で管理すれば、万が一災害が発生した場合でもデータを守ることができるので、その点が大きなメリットです。

さらに、スキャン代行業者を利用すると知識や経験があるスタッフから適切なアドバイスを受けることができます。これにより、万全な災害対策を講じることができるため、その点もスキャン代行を利用する大きな魅力のひとつといえるでしょう。

検索性の高い文書ファイルの電子保存が可能

3つ目は、検索性の高い文書の電子保存が可能であるという点です。

スキャン代行を利用して文書電子化を行うことで、OCR処理を施すことができます。OCR処理とは、画像データのテキスト部分を認識して文字データに変換する光学文字認識機能のことです。簡単にいえば、紙に書かれている文字をコンピューターがテキストデータとして認識できるように行う処理のことを意味します。

OCR処理を行うことで、文書ファイルやその中身をコンピューターで検索することができるようになります。例えば、紙の請求書をOCR処理でスキャンすると、コンピューター上で取引先の名前を入力して検索すれば自動的にその請求書をピックアップしてもらうことが可能です。これにより、検索性の向上が期待できるため、結果的に業務効率化につなげることもできるでしょう。

電子帳簿保存法への対応が可能

4つ目は、電子帳簿保存法への対応ができるという点です。

2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行され領収書などを紙ではなく電子データで保存することができるようになりました。しかし、電子データとして保存するためには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

もし、スキャン代行を利用すれば、電子帳簿保存法の要件に基づいて文書を電子化してもらうことができます。これにより、スムーズに要件に対応することができるため、その点が大きなメリットです。

スキャン作業時に高いセキュリティが担保される

5つ目のメリットは、スキャン作業時に高いセキュリティが担保されるという点です。

不動産業の企業が自社ですべての書類をスキャンすることもできますが、スキャン作業に不慣れな社員が行うことになるため、作業中に書類を損失してしまう可能性があります。また、書類を持ち帰り、外部に流出してしまうケースもあるでしょう。

一方、スキャン代行業者を利用すれば、万全なセキュリティ体制でスキャン作業を行います。例えば、スキャン代行業者の中には、情報セキュリティ認証資格に準拠した高セキュリティルームでスキャンを実施する業者も珍しくありません。また、書類を外部に持ち出したくない企業には、出張によるスキャンを行うところもあります。

このように、スキャン代行を利用すれば、セキュリティの不安が最小限になるため、その点が大きなメリットです。

まとめ

今回は、不動産業がスキャン代行を利用するメリットなどについて詳しく解説しました。不動産業は未だに紙やFAX、郵送などをメインに文書のやり取りを行っていますが、文書電子化を行うことで、データでの情報共有ができるため、業務効率化やサービス向上などさまざまなメリットを獲得することができます。

しかし、自社のみで文書電子化を行うと、書類を損失してしまうリスクがあります。また、OCR処理に対応するためには専用のスキャナーを準備しなければならないので、スムーズに文書電子化を行いたいという方は、スキャン代行を利用するのがおすすめです。スキャン代行業者の利用を検討している企業は、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用しませんか？

うるるBPOスキャン代行サービスは、文書の電子化を代行することができるサービスです。OCR処理や電子帳簿保存法などにも対応しているため、スムーズに文書電子化を行いたいという方は、下記からお気軽にご相談ください。

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