徹底比較！自社VSスキャニング代行会社、どちらがいいの？

現在、企業は電子帳簿保存法への対応やDX推進によって書類を電子化する機会が非常に増加しています。自社にある契約書などの文書を電子化する際、自社ですべて行うべきかそれともスキャン代行業者を利用すべきか迷われている方もいるのではないでしょうか？

文書電子化の方法は大まかに分けてこの二択ですが、選択を誤ってしまうとニーズに合ったペーパーレス化を実現できない可能性があります。

今回は、自社VSスキャニング代行業者どちらで文書を電子化すればいいのか把握できるように、両者のメリット・デメリットをご紹介しながら解説しますので、興味がある方はぜひチェックしてみてください。

自社でスキャンを行うメリット・デメリット

はじめに、自社でスキャンを行うことでどのようなメリット・デメリットがあるのか解説します。

自社でスキャンを行うメリット

自社で書類の電子化を行うメリットは下記の通りです。

外注費用を削減できる

1つ目のメリットは、外注費用を削減することができるという点です。

スキャニング代行業者を利用する場合、文書電子化を行うための費用がかかります。また、モノクロやカラー、用紙のサイズなどによって価格が変化したり、オプション利用の有無で料金が変わったりするのが一般的です。

一方、自社でスキャニングを行う場合は、外注業者を利用しないため、当然それにかかる費用はかかりません。そのため、外注費用に関しては、負担を削減できる可能性があります。しかし、後述しますが、スキャナー機器の導入や人件費など、ほかの部分で費用がかかるため、その点は注意しましょう。

社外に文書を持ち出さすことなくスキャニングができる

2つ目のメリットは、文書電子化のすべての工程を社内で済ませられるという点です。

社内でスキャニングを行う場合、文書を郵送したり、運搬したりする必要がありません。すべて社内で完結させられるので、その点がメリットです。

しかし、スキャニングに対応するスタッフが文書電子化の専門家ではありません。間違えて持ち出してしまうなど情報漏洩の危険性はゼロではないので、その点は注意するようにしましょう。

自社でスキャニングするデメリット

自社でスキャニングを行うデメリットは下記の通りです。

スキャニングに必要な作業をすべて自社で対応する必要がある

自社ですべての文書をスキャニングする場合、それに必要な作業はすべて社内で対応する必要があります。例えば、文書をスキャナー機器に設置したり、必要に応じてデータを修正したりしなければなりません。これにより、『コア業務に集中できない』、『人件費が増大してしまう』などのデメリットが生じます。

業務用のスキャナーや裁断機を購入しなければならない

自社でスキャニングを行えば、外注費用は無料になりますが文書電子化のための初期費用は必要です。例えば、業務用のスキャナーや裁断機を購入しなければならないので、企業によっては外注費用よりも高くなるケースがあります。

柔軟なスキャニングに対応できない

自社でスキャニングを行う場合、ニーズに対して柔軟に対応することができません。例えば、OCR処理ができなかったり、サイズの大きな文書は対応できなかったりする可能性があります。これにより、表面上は文書電子化を行えているもののデータ活用や電子帳簿保存法に対応できないなどのデメリットが生じます。

文書の処分も自社で対応しなければならない

自社で文書電子化に対応する場合、原本の処分も自社で行う必要があります。基本的に企業が保有する文書は個人情報や社外に公開できない情報が多いため、簡単に処分することはできません。そのため、溶解処理などで原本を廃棄する必要がありますが、このような処分方法は特殊なので自社のみで対応できない可能性が高いです。

スキャン代行でスキャニングを行うメリット・デメリット

次に、スキャニング代行業者を利用して文書電子化を行うメリット・デメリットについて解説します。

スキャン代行業者を利用して文書電子化をするメリット

スキャニング代行業者を利用して文書電子化を行うメリットは下記の通りです。

スキャニングの作業をすべて代行業者に任せることができる

1つ目のメリットは、スキャニングの作業をすべて業者に任せられることです。

クリップの除去などの前作業から画像化作業、チェック、後処理まですべて業者に任せることができます。スキャニング代行業者を利用すれば、文書電子化によって生じる負担がほとんどないので、その点が大きなメリットです。

OCR処理などにも対応してもらえる

2つ目のメリットは、OCR処理に対応してもらえる点です。

文書の文字をデータ化する際は、OCR処理が必須になります。OCR処理を行うことで、DX推進のためのデータ活用が容易になったり、電子帳簿保存法に対応することができたりします。自社でスキャニングを行う場合、OCR処理付きのスキャンはハードルが高いので、スキャニング代行業者に依頼するという企業が多いです。

万全なセキュリティ体制でスキャンができる

3つ目のメリットは、セキュリティ体制が万全なことです。

スキャニング代行業者によって異なりますが、国際規格の情報セキュリティ認証資格ISMSや国内規格Pマークを取得しているところが多く、安心して依頼できます。情報漏洩のリスクなどを大幅に削減することができるので、その点も大きなメリットです。

短納期で素早くスキャニングを完了させられる

4つ目のメリットは、社内にある文書を素早く電子化することができる点です。

自社でスキャニングを行う場合、文書電子化に慣れていない社員で対応することになります。そのため、スピーディーにスキャニングを行うことは難しいです。

一方、スキャニング代行業者は、文書情報管理士などの資格を保有するスタッフが対応します。また、知識だけでなく、経験も豊富なので、素早くスキャニングに対応することが可能です。

高品質

5つ目のメリットは、高品質であるという点です。

スキャニング代行業者を利用すれば、スキャン漏れがなく、綺麗な画像で保存することができます。『文字が小さい』、『文書以外が画像に写り込んでいる』というようなトラブルがないので、電子化した書類を活用しやすいです。

スキャン代行業者を利用するデメリット

スキャニング代行業者を利用するデメリットは下記の通りです。

費用がかかる

スキャニング代行業者を利用すると当然費用がかかります。しかし、スキャナー機器や裁断機を導入する必要がなく、作業もすべて業者のスタッフが対応してくれるため、人件費もかかりません。そのため、自社でスキャニングを行うよりも安い価格で済ませられる可能性があります。

自社でスキャニングを行うのが最適な企業

自社でスキャンを行うのが最適な企業は下記の2点です。

• 人手に余裕がありコストを抑えたい
• 業務用スキャナーを所有している

それぞれの理由について詳しく解説します。

人手に余裕があり費用を抑えたい企業

社内にある文書をすべてスキャンして電子化するためには、膨大な作業を要します。同時に、人手が必要になるため、自社でスキャニングを行う企業は人手を確保できる余裕がないと難しいです。そのため、人手に余裕があり、費用を抑えたい企業は自社で対応できる可能性があります。

業務用のスキャナー機器を保有している企業

さまざまな用紙のサイズに対応したり、OCR処理付きのスキャンをしたりする場合、業務用のスキャナー機器が必須です。通常、そのようなスキャナー機器は保有していない企業が多いですが、自社に備え付けられているというところは社内でスキャニングに対応できます。

スキャニング代行業者の利用をおすすめしたい企業

自社でスキャニングができる場合もありますが、スキャニング代行業者を利用したほうがメリットは多いです。実際に、どのような企業がスキャニング代行業者を利用するのがいいのか解説します。

短期間で大量の文書をスキャンしたい企業

スキャニング代行業者は短納期に対応できるので、スピーディーに文書を電子化してもらうことができます。『電子帳簿保存法に対応できるように領収書を電子化したい』、『素早く文書を電子化してDXを推進したい』という方にスキャニング代行業者はおすすめです。

情報漏洩のリスクを回避したい企業

スキャニング代行業者は万全なセキュリティ体制のもとスキャニングを行います。また、文書を社外に持ち出すことができない企業に対しては、出張サービスで対応してくれます。そのため、情報漏洩のリスクを大幅に減らすことが可能です。

情報漏洩は企業の信用が低下し、経営に悪い影響を及ぼします。このようなリスクを最小限に抑えたいという企業は、スキャニング代行業者を利用するのがおすすめです。

文書をデータとして活用しDXを推進したい企業

文書をデータに変換し、そのデータを活用してDXを推進したいという企業は、スキャニング代行業者を利用するのがおすすめです。

スキャニング代行業者はファイル名編集やOCR処理など、単に紙をデータに変換するのではなく、しっかりとコンピューターの中で活用できるような文書電子化を実施してくれます。そのため、『電子帳簿保存法に対応したい』、『データ活用を積極的に行っていきたい』という企業はスキャニング代行業者の利用がおすすめです。

まとめ

今回は、自社VSスキャニング代行業者どちらで文書電子化を行ったほうがいいのかがわかるように、それぞれのメリット・デメリットなどについて解説しました。特に、『素早く文書の電子化に対応したい』、『大量の文書を負担なくスキャニングしたい』という企業はスキャニング代行業者がおすすめです。

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