北海道電力株式会社

水戸様：私たちの使命は、北海道の暮らしと産業を電力で支えることです。その安全・安定供給の根幹を支えるものとして、原子力発電所では、数十年前の運転開始以来、膨大な技術文書や記録を紙媒体で管理してきました。

もちろん、保管期間が過ぎたものは適切に廃棄するなど、管理の工夫は続けてきました。しかし、原子力発電所の記録には非常に長期間の保管が求められるものが多く、これまで何度も断捨離を試みても、結局は「どうしても捨てられない」という結論に至ります。結果として、書庫の紙文書は増え続ける一方でした。

そしていよいよ、物理的な保管スペースが枯渇し始めたため、この問題が現実のものとなり、日々の業務に影響が出かねない喫緊の課題となりました。現場は、まさに「どげんかせんといかん」と、頭を抱えているような状況でしたね。

そこで私たちは、大きな決断を迫られることになりました。一つは「書庫を新たに建設する」という選択。しかし試算してみると、土地の確保から始めなければならず、莫大な費用がかかることが分かりました。そしてもう一つの選択肢が「文書の電子化」でした。

コストを比較すれば、電子化のほうが安価であることは明白でした。ですが、電子化にはそれ以上に大きな魅力があったのです。単に保管スペースの問題を解決するだけでなく、眠っていた紙の記録を「将来的に活用できるデータ」に変えるという、大きな付加価値がありました。この点が、ただ保管場所が増えるだけの書庫の増設にはない魅力であり、私たちが電子化を選択する決め手となりました。

水戸様： パートナー選定の大前提は、先ほどお話しした「品質と安全」の基準をクリアしていることでした。その上でコスト面の精査を始めたのですが、まず驚いたのが、うるるBPOさんの見積に対する姿勢でした。

初回の概算見積の段階から私たちの想定より安価だったのですが、それ以上に感心したのはその正確さです。まだ仕様が固まっていない状況でしたから、普通ならリスクを見越してバッファを乗せた金額が出てくるものだと思っていましたが、うるるBPOさんはいきなり正確な金額を提示してこられた。その透明性の高い姿勢に、まず惹かれましたね。

ただ、もちろんコストだけで決めたわけではありません。品質・安全面の評価も、うるるBPOさんが他社さんと比べて最も高かったのです。特に私たちが感銘を受けたのは、うるるBPOさんの「性悪説に立った対策」でした。

一般的な現場では、作業員が私物を持ち込む際は透明の袋に入れて目視でチェックする、といった対策が多いと思います。これは、ある意味で作業員の良心に委ねる「性善説」の対策ですよね。しかし、うるるBPOさんは今回のために金属探知ゲートを設置し、さらにAI検知機能付きの監視カメラまで導入してくださいました。

須田様： そうそう。その導入いただいた設備も、契約前に徳島のセンターを見学させてもらった際に、実際にどう検査が行われるのかを目の前で見せてくれました。

まだ契約もしていない段階で、我々のために設備を導入し、その実物を確認させてくれたという積極的な姿勢には、本当に感銘を受けました。「この会社は信頼できる」と確信した瞬間でしたね。

水戸様： そうですね。大前提である品質・安全の面で最高評価だった上に、コスト面でも非常に誠実なご提案をいただけましたし、信頼感も大きかったですね。
総合的に見て、うるるBPOさん以外の選択肢はありませんでした。

水戸様：まず、プロジェクトの最大の目的であった書庫の逼迫という課題が、根本的に解消されました。今、書庫に行くと、むしろ空きスペースのほうが目立つくらいです。これで今後十数年は安泰だろう、というほどのキャパシティを確保できました。

ただ、当初想定していた物量のすべてを電子化できたわけではありません。現場から「これは紙のまま残したい」という声が上がり、対象から外れた文書もありました。ですが、それを差し引いても、この効果は絶大です。

加えて、今回の電子化ではOCR処理もお願いし、すべての文書をサーチャブルPDFにしていただいたおかげで、今では必要な文書を探す際の検索業務が圧倒的に楽になりました。以前のように、わざわざ書庫に出向いて紙の束から探し出す、という非効率な作業はもう過去のものです。

そして、何より驚かされたのが、その圧倒的なスピード感です。 他社さんからは「10年、20年かかります」という提案もあった中で、うるるBPOさんは「準備期間を含めて1年で完遂できます」とご提案され、そして、実際にその通りやりきってくださった。このスピード感は、他社さんにはないものだと感じています。

水戸様： 今回のプロジェクトで、私たちは紙文書の電子化という大きな一歩を踏み出せましたが、これはあくまで手段であって、目的ではありません。これから重要になるのは、電子化した膨大なデータをいかにして利活用し、業務全体の効率化に繋げていくか、ということです。 昨今はAIの技術も急速に進展していますので、そういった最新技術も活用したデータ利活用の領域まで、今後うるるBPOさんにはサポートいただけると心強いですね。

それから、過去の私たちと同じように、大量の紙文書の管理に悩まれている企業様へのメッセージですが、まずは「全量を電子化する」と気負わずに、優先順位の高いものから少量でも試してみるのが良いと思います。そうして、まずは電子文書ならではの利便性を、社内で体験として広めていくことが大切です。

須田様： そうですね。紙をスキャンして電子化するだけでは、AI などが活用しにくいイメージ画像といった「非構造データ」のままです。さまざまな技術を組み合わせ、次のステップで「使えるデータ」へと変換していく必要があります。

日本全体で労働力が減少していく中、こうしたDXによる生産性向上は、あらゆる企業にとって避けては通れない道です。

水戸様： はい。紙の電子化は、そのDXのまさに一番最初の、しかし最も重要なベースになります。この一歩を踏み出さなければ、その先のAI活用なども絵に描いた餅になってしまう。将来のために、まずは足元の紙文書から整理を始めてみてはいかがでしょうか。