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活用事例
従業員1万人の証憑書類をうるるBPOサービスで電子化。
業務に必要な人員が5分の1に。

株式会社 明治

経理部 経理部長 渡辺 敏史 様 経理部 会計G 舩木 宰 様
「食と健康」のプロフェッショナルとして、あらゆる世代の「健康な食生活」に貢献している株式会社 明治。ロングセラーの菓子類をはじめとして、乳製品、一般用医薬品の製造・販売を主軸に事業展開しています。一万人を超える全国の従業員から毎月届く、8,000枚以上の証憑書類を電子化するため、うるるBPOサービスを導入しました。保管費用の削減や担当者の業務効率化など、大きな効果を感じていらっしゃいます。
企業概要

株式会社 明治
設立:1917年12月21日
事業内容:牛乳・乳製品、菓子、食品の製造販売等

クライアントの課題・要望

証憑類の電子化、データのテキスト化、原本の保管

解決ソリューション

・証憑類のスキャニング、画像・PDF作成
・PDFの内容をSaaS上にテキスト化
・徳島センターに原本を保管

BPOサービスを導入する前の状態についてお聞かせください。

渡辺 様:一万人を超える全国の従業員から、領収書や計算書などの証憑書類が毎月8,000枚ほど届くので、担当者がそれを一枚ずつ確認しながら会計処理していました。最終的には外部へ原本の保管を依頼するような流れです。

弊社は食品メーカーなので、サンプルの購入や試食で立て替えが必要になることが多いんです。会計処理の担当者は5人で、申請された書類の金額が間違っていないか各用紙を見比べながらチェックしていました。忙しい時期には、毎日朝から晩まで確認作業に追われていたと思います。それらの業務を効率化して無駄な紙を減らすため、全社で証憑類の電子化を進めることになったんです。

うるるBPOをどのように知ったのかお聞かせください。

舩木 様:証憑書類を電子化するにあたって色々な企業のセミナーに参加し、そこでご縁のあったコンサルティング会社から、うるるBPOを含む2社をご紹介いただきました。その後の検討段階で、弊社のシステム面での制約が明らかになりました。システム面でのハードルを超えられるかどうかが、導入時の重要なポイントだったんです。御社との最初の打ち合わせでも、システム面での制約をお話して、それに合った仕組みを構築していただけるかどうかを確認させていただきました。弊社のシステムについても柔軟な対応が可能ということで安心感がありましたね。

うるるBPOを選んだ1番の決め手はなんですか?

渡辺 様:スキャン代行サービスを提供している会社はたくさんあったのですが、詳しく調べてみると、認証を受けていない外部のクラウドストレージを使用している会社もいくつかありました。弊社は食品を扱っている会社なので、安全を第一に考えています。第三者の認証を得ていないクラウドはやはり不安を感じましたね。セキュリティ面で最も安心して任せそうだと感じたのが、うるるBPOでした。

舩木 様:書類を単に電子化するのではなく、システム面でも柔軟な対応で助かりました。例えば、弊社の社内システムの関係で、SaaSのSPAにおいてPDFを直接保存することができなかったので、外部にサーバーを立てていたんです。そのサーバーの運用もお願いできたことは本当に良かったと思っています。あれが駄目だったら、プロジェクト全体が半年ほど遅れていましたから。

渡辺 様:最終的には、証憑類のスキャニングと電子化、さらに作成したPDFのデータ(計上日、金額、データ番号など6箇所)をSaaS上でテキスト化していただくことを依頼しました。保管されている原本ともデータ番号で紐付けできるので、後から検索しやすく取引全体を把握できるようになっています。

うるるBPOの対応はいかがでしたか?

渡辺 様:プロジェクトの最初から最後まで、作業フローを作る上でのさまざまな打ち合わせや議論に参加していただき大変助かりました。作業の進め方など全体を最適化していくなかで、運用段階までスムーズに繋げられたことが非常に良かったと思います。
実際のスキャニング業務を進めるなかで、どうしても想定外のことが起きることもありますが、基本的に対応が全て早かったのでとても助かりました。新たな課題についても、スタート時にお互いの目的意識をしっかり共有できたので、すぐに改善案を提案していただけました。

舩木様:新たな課題については、うるるBPOさんのサービスメニューにある・無いではなく、当初の目的と課題の意義をしっかり共有できていたので、常に「どうすればできるのか」といった顧客の課題を我がことのように考えて頂ける姿勢がとてもありがたかったです。
こちらがめげてしまうような問題でもあきらめずに一緒に試行錯誤して頂けたので本当に助かりました。御社と当社の知見が「新結合」していく様子は「これがイノベーションなのかな」というくらいの満足感がありましたね。
例えば、毎週打ち合わせに参加すると、その度お互いに気付いたことを話したりするんですよ。そういう意味でも日々改善、イノベーションを続けて、積み重ねて来れたのかなと思っています。最初の構想よりも、遥かに効率的なシステムを創造できたのではないでしょうか。

サービスを導入した後の変化について教えてください。

渡辺 様:導入後には、証憑の保管費用が無くなり、必要な証憑データをすぐに検索できるようになりました。経理部門の会計処理のフローについても、今まで紙でチェックしていた業務をデータで確認しています。

今まで5人体制で終日かけて行っていた業務を、現在はわずか1人で会計処理できています。データ確認の方法も変えて効率化を推進しているので、フルタイムで取り組む必要もなくなりました。また、今までは紙だったので担当者が出社する必要がありましたが、今はデータで確認できるのでリモートワークも可能になっています。

徳島県のスキャニング専用センターにもお越しいただいていますが、率直な感想を教えてください。

舩木 様:現場第一で考えるのが仕事のスタートなので、出来るだけ現場には足繁く通うようにしているのですが、その中で気付くことも多いですね。現場の熟練された担当者の方から生の声をいただけるのは、次の改善のテーマにもなります。実際にいくつか業務改善のヒントもいただくことができました。目的意識の共有、改善するべきことは現場の皆さんとの交流の中で生まれていくと感じているので、これからも定期的にお邪魔できればと考えています。

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ADF(自動読取装置使用)とは
ADF(Auto Document Feeder)とは、スキャナ機やコピー機などで、原本を自動的に読み込む装置のことです。
ADFにより、大量の原本も短時間・低コストにスキャンすることができます。原本の保管状態が良くない場合、ADFによるスキャンはできません。1枚ずつ、手置きで対応いたします。詳しくは営業アドバイザにお問合わせください。
※ADFを使用する場合は、本・書籍の裁断(100円/冊)が必要です。
※裁断した書籍の再製本も承ります(応相談)。
※原本の状態により、ADF(スキャナ機の自動読取装置)を使用できない場合があります。
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フラットベッド(手置き)とは
フラットベッドとは、透明な原稿台の上に原稿を手動で固定し、下から光を照射し読み取るタイプのスキャン方法。
ADF(Automatic document feeder)と異なり1枚ずつ原稿台にセットしスキャンを行う
CLOSE
dpiとは
dpiとは解像度(画像のキメの細かさ)のことです。
解像度が高いほど自然に近い画質が得られ、解像度が低いと画質が荒くなります(ギザギザが現れる)。画像の用途によって最適な解像度が異なりますので、詳しくは営業アドバイザにお問合わせください。
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OCRとは
OCR(Optical Character Recognition)処理とは、写真や画像に描かれている文字情報の上に、透明なテキストを付与する(埋め込む)処理のことです。
この処理により、写真や画像に描かれている文字情報を任意のキーワードで検索することができます。
認識精度は原本の状態により大幅に変動しますが、活字テキストのみの綺麗な原稿であれば90%以上が正しくテキスト化されます。
ただし、文字がかすれていたり罫線が多用されていたりフォントが特殊だったりすると精度は下がります。また、手書きの文字はほとんど正しく認識しません。
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しおりとは
PDFやwebブックを開くと左側に出る目次のことです。
しおりがあれば行きたいページへすぐに辿り着けます。
手書きの原稿なのでOCRは認識しない場合にもおすすめです。
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ファイル名編集
画像化したPDFやjpeg、TIFF等各種ファイル形式の、ファイル名を入力する作業です。
ファイル名は文字数や使用できない記号といった制限がございますが、基本的にはユニークなお客様任意のファイル名を付与することができます。
弊社の受託実績の中では、原本に記載のある文字やコードを入力して付与して欲しいというご要望が比較的多いです。
ファイル名は、画像化後のデータ運用を意識して、「検索性」の高い名称にすることが大事です。
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e-文書法とは
e-文書法とは、2004年11月に制定され2005年4月に施行された、保存することが義務付けられた文書の電子化を認める法律のことです。
帳票類や財務諸表など、商法や税法などで企業に保存が義務付けられている文書について、電子化された文書ファイルで保存することが認められています。
また、紙の文書をスキャナで読み取った画像データも一定の要件を満たせば原本として認められているため、ビジネスを進める上で必要とされる文書・帳票類の印字・流通・保存にかかるコストが大幅に削減されると期待されています。
うるるBPOの営業担当は文書情報管理士の資格を取得済みです。お気軽にお問い合わせください。
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オンサイト(出張スキャン)
「利用頻度が多い」「機密性が高い」といった社外に持ち出すことのできない文書を、お客様先に出張してその場でスキャンおよび納品するサービスです。機材の準備、マニュアル作成、人員の手配、作業ディレクション、進捗管理などすべてを当社で行います。
※出張場所により金額は異なります。
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