建設業・プラント業（or製造業）がスキャン代行を利用するメリットとは？図面や成績書、点検結果報告書のデジタル化を目指そう！

現在は、業界にかかわらずさまざまな企業がスキャニングを行い、文書電子化を実現しています。文書の電子化はDXの推進やBCP対策などを実行する際に必要な取り組みのひとつです。実際に、DX推進やBCP対策は日本の喫緊の課題であるため、多くの企業が文書のスキャニングを実施しています。

もちろん、文書の電子化は建設業・プラント業（or製造業）も例外ではありません。図面や各種請求書のデジタル化を目指すことで、DX推進やBCP対策につながるだけでなく、さまざまなメリットを獲得することができます。

そこで、今回は建設業・プラント業（or製造業）が図面や各種請求書をスキャンする必要性やスキャン代行業者を利用して電子化するメリットについて解説しますので、興味がある方はぜひ参考にしてください。

建設業・プラント業（or製造業）が使う図面や成績書、点検結果報告書はスキャンする必要性が高まっている

なぜ、建設業・プラント業（or製造業）が使用する図面や各種請求書をスキャンし、電子化する必要があるのでしょうか？具体的な理由を4つご紹介します。

必要性①『図面や成績書、点検結果報告書は社内共有する必要がある』

1つ目の理由は、図面や各種請求書は社内で共有する機会が多いからです。

図面や各種請求書を電子化すれば、タブレット等で共有することができるようになるため、業務効率化を実現することができます。また、OCR処理を行うことで用紙に印刷されている活字をデジタルテキストに変換することが可能です。これにより、資料を検索できるようになるため、見つけたい情報を素早くピックアップすることもできます。

実際に、建設現場においてもアプリで図面などを共有するところが非常に増えています。紙の図面や各種請求書を維持して使い続ける場合、波に乗り遅れてしまう可能性があるので、業界で生き残り続けるためには、文書の電子化は必要であるといえるでしょう。

必要性②『経年劣化を防ぐ必要がある』

2つ目の理由は、経年劣化を防ぐ必要があるからです。

紙は光や温湿度変化、カビなどにより、年々劣化します。劣化が進行すると文書から正しく情報を読み取ることができなくなるため、大切な情報が失われてしまうことになってしまうのです。

図面や各種請求書をスキャンすることで、デジタルデータとして保存することができるため、経年劣化の心配がなく、いつでも見やすい状態をキープすることができます。

必要性③『保存場所が年々減るため』

3つ目の理由は、文書の保存場所には限りがあるからです。

図面や各種請求書は、年々増加します。建設業・プラント業（or製造業）は仕事に取り組むたびに図面が増えますし、仕事を発注する度に管理しなければならない請求書は増加します。一方、文書を保存できる場所は限られています。図面や請求書が増える度に、スペースを確保する場合、場所を借りたり、書庫を広くしたりしなければならないため、費用負担も大きいです。

これらの課題を解決するためには、文書電子化がひとつの対策方法になります。文書をスキャンすることで、原本を処分できる場合があるため、省スペース化の実現が可能です。

必要性④『図面や成績書、点検結果報告書などを電子化することでスピーディーにDX化するため』

4つ目の理由は、DXの推進をスピーディーに達成するためです。

DXを推進するためには、文書の電子化は必要不可欠です。なぜなら、データを活用できる環境を構築する必要があるからです。

図面や各種請求書を電子化することでPCやタブレットから検索できるようになったり、分析できるようになったりするので、企業のDX推進を後押ししてくれます。さらに、後述するスキャン代行業者を利用することで、文書のスキャニングを素早く行うことができるため、企業はさらにスピーディーなDX化を実現することができるでしょう。

建設業・プラント業（or製造業）がスキャン代行業者を利用するメリット

『素早くDXを推進したい』、『スピーディーにペーパレス化を達成したい』という方は、スキャン代行業者を利用するのがおすすめです。具体的に利用することでどのようなメリットがあるのかについて解説します。

大きい図面などサイズの大きい資料に対応することができる

スキャン代行業者に文書電子化を委託すれば、図面など大きなサイズの資料にも対応してもらうことができます。

自社でスキャナ機を所有しているところもありますが、A1やB2などの大きなサイズには対応していないケースが多いです。特に、図面などは比較的サイズが大きいケースが多く、困っているという方も多いのではないでしょうか？

スキャン代行業者に委託すれば、大きいサイズに対応した専用のスキャナ機があるため、図面などの大きい資料にも対応してもらうことができます。

薄く劣化がみられる図面や各種請求書も原本に近い状態で画像を作成できる

スキャン代行業者に委託すれば、薄く劣化がみられる図面や各種請求書もスキャン可能です。

劣化がみられる原本に関しては、1枚ずつ個別にスキャナの設定を行うことで、原本に近い状態の画像を作成してくれます。『古い資料を電子化したい』、『劣化のある資料が多く、自社ですべて対応することが難しい』という企業にとって大きなメリットです。

検索性の向上を図ることができる

スキャン代行業者の中には、OCR処理に対応していたり、電子ファイル名のリネームに対応していたりするところもあります。型番や機材名、工事会社などを入力すれば、欲しい情報が掲載されている資料を簡単にピックアップできるようになるので、検索性を向上させられることも大きなメリットです。

裁断できない状態のものでもスキャニングが可能

スキャン代行業者は、裁断できない原本のスキャンにも対応しています。

資料の中には電子化をしたあとも綺麗に原本で保管しておきたいものもあります。そのような資料に対しては裁断せずに対応してくれるため、原本保存と電子保存の両方を行いたい企業にもおすすめです

向きの修正など、電子化に必要な作業負担を業者に任せられる

文書電子化に必要な作業を委託できる点がメリットです。

例えば、向きが統一されていない場合の向きの修正など、綺麗に文書の電子化を行う際に必要な作業を完全に任せることができます。文書電子化を実現するために、企業自身が負わなければならない負担が少なくなるので、その点も文書電子化の際にスキャン代行業者が選ばれる理由のひとつです。

建設業・プラント業（or製造業）がスキャン代行業者を選ぶ際の4つのポイント

建設業・プラント業（or製造業）がスキャン代行業者を選ぶ際に、チェックしておきたいポイントを4つ解説します。

さまざまな用紙サイズに対応してくれるかどうか

1つ目は、対応してもらえる用紙サイズです。

建設業・プラント業（or製造業）の場合、図面など比較的大きなサイズの文書をスキャンする機会も多くなります。もし、A4など一般的なサイズのみに対応する業者を選んでしまうと、スキャンできる文書とできない文書が出てきてしまいます。そのため、スキャン代行業者を選ぶときは、対応できる用紙サイズを確認し、自社の資料をすべてスキャンできるかどうか確認するようにしましょう。

希望納期で依頼できるかどうか

2つ目は、希望納期で依頼できるかどうかです。

インボイス制度への対応など、早めに文書電子化を行わなければならない企業も少なくありません。業者の中には、希望納期で依頼できなかったり、納期を遅れてしまったりするところもあるため、できるだけスピーディーに対応できる業者を選ぶのがおすすめです。

建設業・プラント業（or製造業）の利用実績があるかどうか

3つ目は、同業者の実績があるスキャン代行業者を選ぶことです。

建設業・プラント業（or製造業）の場合は、自社と同じ業種の実績があるところを選択するようにしましょう。同業者へ対応した実績があるスキャン代行業者は、文書電子化に関する知識はもちろんのこと、業界に対する理解も得られやすいです。

また、実績を見ることで、どのような対応をしてもらえたのかなど、スキャン代行業者の詳細に関しても知ることができるため、安心して利用することができます。

オンサイトでも対応できるのか

4つ目は、オンサイトでも対応可能かどうかです。

建設業・プラント業（or製造業）は、機密性の高い原本が複数存在するケースがあります。オンサイトを選択することができるスキャン代行業者の場合、機密性の高い文書を外に持ち出す心配がなく、直接業者のスタッフがスキャニングのために足を運んでくれるため、万全なセキュリティ体制のもとでスキャンを行うことができます。

ちなみに、株式会社うるるが提供する『ここでスキャン』は、出張スキャンサービスです。『ここでスキャン』を利用すれば、直接スタッフが企業まで足を運んでくれるため、機密性の高い文書を外部へ持ち出すことなくスキャンを行うことができます。興味がある方は、ぜひ下記のリンクから無料お見積りをご検討ください。

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まとめ

今回は、建設業・プラント業（or製造業）が文書電子化を行う必要性やスキャン代行業者を利用するメリットについてご紹介しました。建設業・プラント業（or製造業）が扱う文書の中には図面など、大きなサイズの用紙もたくさんあります。また、機密性の高い文書を管理しているケースも多いため、スキャン代行業者を利用するのがおすすめです。

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