ペーパーレス化を助ける文書情報管理士・文書情報マネージャーとは

DXの推進や電子帳簿保存法の改正など、電子化データでさまざまな書類を扱う機会が多くなり、紙による情報管理からデータによる管理に移行しています。ペーパーレス化を推進することで、文書検索が容易になるため、必要な情報を瞬時に取得することが可能です。また、紙ベースで情報を管理する必要がなくなるため、印刷代や保管スペースなどのコスト削減にもつながります。

このように、ペーパーレス化にはさまざまなメリットがありますが、企業の中には現在においてもペーパーレス化に課題を抱えているところは少なくありません。そこで、文書情報管理士や文書情報マネージャーの役割が注目されています。実際に、資格の概要や仕事内容を把握したいという方も多いのではないでしょうか？

そこで、今回は文書情報管理士や文書情報マネージャーの概要や仕事内容などについて詳しく解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

文書情報管理士・文書情報マネージャーとは？わかりやすく解説

はじめに、文書情報管理士や文書情報マネージャーの概要や違いについて解説します。

文書情報管理士とは？

文書情報管理士とは、企業などが扱う紙ベースの文書をデジタル化し、保管・閲覧できるようにするための知識や技術が問われる資格です。文書情報管理士・文書情報マネージャー認定団体の公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)によって実施されています。文書管理エキスパートのための資格試験であり、主に製品やサービスを提供しているベンダー、メーカー、サービス業向けの資格です。

文書情報管理士には、上級・1級・2級の合計3つの階級があります。中央官庁や独立行政法人、各市町村で電子化業務の入札参加資格要件とされている資格であり、資格を取得することで最適な電子保存の方法を理解し、文書の大切さを伝えられるエキスパートであることを証明することができます。

文書情報マネージャーとは？

文書情報マネージャーとは、民間企業や官公庁・自治体等で文書や情報を活用して業務を推進している人を対象にした資格試験です。簡単にいえば、社内で文書・情報の管理をサポートしている総務や法務で働く人やこれらの業務を推進・補佐する方、DX推進部門等でDXの推進に取り組まれている人などが対象になります。

文書情報マネージャーに関しても文書情報管理士と同様に日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)によって実施されている資格試験です。合計で年4回実施されており、取得することで文書管理や情報管理についての最適な方法を立案し、適切に改革に取り組めるスキルがあること、文書情報マネジメントを通じて社内改革を実行できることを証明することができます。

文書情報管理士と文書情報マネージャーの違い

文書情報管理士と文書情報マネージャーには、役割や立場が異なります。

文書情報管理士は、主にベンダーやメーカー、サービス業務向けの資格となっており、大切な文書情報を取り扱うための手段や技術力を身に付けるための検定です。文書管理関連機器メーカーや文書管理関連のベンダーで働く社員等が資格を取得するイメージになります。

一方、文書情報マネージャーは経営の観点から情報の重要性を認識し、新しい視点で文書やデータを取り扱い、これらの情報を経営に活かす人を対象にした資格を意味します。大量の文書を取り扱う一般企業や官公庁、自治体で働く方が取得する資格です。

文書情報管理士・文書情報マネージャーの仕事内容を知ろう

文書情報管理士と文書情報マネージャーの資格には明確な違いがありますが、仕事内容に関してもそれぞれで異なります。具体的に、どのような仕事内容なのかについて詳しく解説しますので、早速チェックしていきましょう。

文書情報管理士の主な仕事内容

文書情報管理士の仕事内容は、社内で取り扱う文書や帳票、伝票などの紙ベースの文書をコンピューター上で管理できるようにスキャンをしたり、それを適切に保存したりすることです。また、その文書を長期間安全に保管するために、適切に業務を実行することも重要な役割です。

そのほかにも組織の文書管理方針やルールの策定も行います。また、文書保持期間やプライバシー保護などに関連する法律や規制に準拠して管理活動を行うことも文書情報管理士の仕事内容です。

文書情報マネージャーの主な仕事内容

文書情報マネージャーの仕事内容としては、文書情報管理戦略の策定や文書管理システムの導入と最適化、リスク管理及びコンプライアンスの確保などが挙げられます。また、情報共有を効率的に行うための環境整備やシステムの構築・運用の実現も重要な役割です。

基本的には、組織の文書情報管理を戦略的にリードして組織の目標達成に貢献することが文書情報マネージャーの主な仕事になります。

文書情報管理士・文書情報マネージャーが在籍するスキャン代行業者がおすすめ！

企業の中には、これからペーパーレス化を推進しようと思われている方もいるのではないでしょうか？文書を電子化する方法にはさまざまなものがありますが、特に企業はスキャン代行業者を利用するケースが多いです。

企業は保管している文書が非常に多く、自社のみで対応する場合、スキャンのためだけに人手を割かなければなりませんので、逆にコストが高くなります。また、文書情報管理士や文書情報マネージャーなどの専門資格を持っていないため、業務効率化につながるような文書電子化を行うことができない可能性もあります。

しかし、スキャン代行業者を利用すれば、すべての作業を代行してくれるため、効率的にペーパーレス化を推進できます。また、さらに文書情報管理士や文書情報マネージャーが在籍するスキャン代行業者を選択すれば、企業は多くのメリットを獲得することが可能です。具体的なメリットは下記の3つです。

高品質のペーパーレス化を実現

1つ目のメリットは、高品質のペーパーレス化を実現できるという点です。

文書情報管理士や文書情報マネージャーが在籍するスキャン代行業者を選択すれば、専門資格を所有する人が企業の代わりにスキャンを行ってくれます。これにより、効率的な電子化を実現できるだけでなく、検索性なども考慮してペーパーレス化を推進することが可能です。

リスクの低減

2つ目のメリットは、リスクの低減です。

文書情報管理士や文書情報マネージャーは、セキュリティ対策やバックアップの重要性について十分の理解があります。これにより、情報漏洩やデータ損失のリスクを低減することが可能です。

文書電子化に関するさまざまなアドバイスが可能

3つ目のメリットは、文書電子化に関してあらゆるアドバイスを受けられるという点です。

文書情報管理士や文書情報マネージャーは文書電子化のスペシャリストであり、資格取得によって培った知識や今までの経験により、企業の課題に対して最適な提案を行ってくれます。これにより、文書電子化に関するさまざまな課題を解決することができるので、その点も大きなメリットです。

まとめ

今回は、文書情報管理士や文書情報マネージャーの概要や違い、仕事内容について詳しく解説しました。文書情報管理士や文書情報マネージャーは文書電子化に関する専門家です。有資格者が在籍するスキャン代行業者を利用すれば、効率的にペーパーレス化を果たせるだけでなく、アドバイスを受けられたり、検索性を考慮した電子化も実現できたりします。そのため、これからスキャン代行業者を利用するという方は、文書情報管理士や文書情報マネージャーが在籍するところを選択しましょう。

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