紙文化が根強い工場(プラント事業者)でよくあるペーパーレス化の課題や文書電子化を推進する3つのポイントを解説

現在、日本ではIT技術の進歩が目覚ましく、企業の中にはAIを活用するところも非常に増えており、事業の競争力を維持したり、業務を効率化したりするためには、IT技術が欠かせないものとなっています。単に、PCやシステムを導入するだけでなく、情報を利活用して自社製品やサービスの課題を見つけたり、業務自動化を行い人間がやるべきことを最小限にしていたりするところも多いです。

一方、日本の企業の中には、そのトレンドに遅れてしまい、従来のような経営状態を続けているところも存在します。特に、工場(プラント事業者)は紙文化が根強く、文書電子化が進んでいないところやペーパーレス化に課題を抱えている企業も少なくありません。実際に、どのようにペーパーレス化を進めていけばいいのかわからないという工場(プラント事業者)も多いのではないでしょうか？

そこで、今回は工場(プラント事業者)が直面しやすいペーパーレス化における課題や推進のポイントについて解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

工場(プラント事業者)に文書電子化が求められる理由

はじめに、工場(プラント事業者)に文書電子化が求められる理由について解説します。紙文化が根強い工場(プラント事業者)にはどのようなリスクがあるのかがわかるので、早速チェックしていきましょう。

業務効率化

1つ目は、業務を効率化する必要があるからです。

現在、多くの工場(プラント事業者)では労働人口の減少による人手不足や人材育成が喫緊の課題となっています。その解決策としてペーパーレス化による業務効率化が求められているのです。

例えば、文書電子化を行うことで、転記業務を削減できたり、文書をスムーズに検索ができたりします。これにより、大幅な時間短縮につながるので、業務効率化を期待することが可能です。業務効率化は人材不足などの課題を解決する一つの手段になるため、工場(プラント事業者)に文書電子化が求められる理由になるでしょう。

環境への配慮

2つ目は、環境への配慮が必要だからです。

ペーパーレス化は、SDGsの取り組みの一環として多くの企業に取り入られています。持続可能な社会を目指すためには、エネルギーや環境問題に配慮することが重要です。工場(プラント事業者)においても少ないエネルギーで商品を製造し、廃棄物を減らすことなどが求められているため、ペーパーレス化の推進は工場(プラント事業者)にとって必要なことといえます。

工場(プラント事業者)がペーパーレス化を推進する際に直面しやすい3つの課題

ペーパーレス化の推進は、多くの工場(プラント事業者)にとってメリットがたくさんあります。しかし、企業の中には、なかなかペーパーレス化が進まないというところも珍しくありません。その理由は、ペーパーレス化を推進する際にいくつかの課題に直面してしまうからです。

ここでは、工場(プラント事業者)がペーパーレス化を推進する際に直面しやすい課題を3つご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

紙文化が根強くペーパーレス化を推進しづらい

工場(プラント事業者)の中には、紙文化が根強く残っている企業もあります。その場合、ペーパーレス化を推進するための動機が生まれづらくなったり、企業全体で積極的に取り組むことができなかったりするケースは珍しくありません。

工場(プラント事業者)では、設計図や製造指示書などの特有の書類が存在します。これらの書類に関しては、口頭で指示を受けて紙で記録することが多いため、これが紙文化を根強くさせる原因です。従業員は、紙で記録することに慣れてしまい、ペーパーレス化を推進してそれを変更しようとすると影響も大きいため、『文書電子化の動機が生まれない』、『ペーパーレス化に対して積極的に取り組めない』という状態になってしまいます。

工場(プラント事業者)にある大量の文書を電子化する負担が大きい

工場(プラント事業者)は、請求書や契約書、見積書のほかにも設計図や製造指示書など業界特有の書類も数多く扱っています。管理しなければならない書類が非常に多いため、それらを自社で電子化することに負担を感じるところも少なくありません。

文書を電子化するためには、すべての書類を1ページずつスキャンしなければならず、それを従業員が行うとコア業務に集中することができなかったり、非常に時間がかかったりします。そのため、負担が大きいことがネックになり、文書電子化に取り組めないところも少なくありません。

導入コストが高い

ペーパーレス化を推進するためには予算が必要になるため、その点が課題になる工場(プラント事業者)も多いです。

ペーパーレス化を推進するためには、既存文書を電子化したり、システムやツールを導入したりしなければなりません。また、システムやツールをうまく使いこなすためには、従業員への教育も必要になるため、コストが原因でペーパーレス化を推進することができない企業も存在します。

工場(プラント事業者)がペーパーレス化を推進する上で意識したい3つのポイント

工場(プラント事業者)がペーパーレス化を推進する際に意識したいポイントは3つです。これらのポイントを知ることで、スムーズにペーパーレス化を推進できる可能性があるので、ぜひチェックしてみてください。

意識改革を行う

1つ目は、意識改革を行うことです。

工場(プラント事業者)の中には、紙文化が根強く残っているところがありますが、そのような企業は意識改革を行うことで、それを変えていくことができます。例えば、社員に対してペーパーレス化の目的や効果を周知させることも意識改革のひとつです。また、ITリテラシー教育を行いペーパーレス化した後の業務の懸念を解消しておくことも非常に重要といえます。

現在抱えている課題を可視化し段階的な移行を進める

2つ目は、現在抱えている課題を可視化して段階的にペーパーレス化を推進することです。

工場(プラント事業者)が抱えやすい課題としては下記のような例が挙げられます。

• 紙として保管しているためデータ活用が行えない
• 過去の事故の記録が可視化されていないため、未来の事故防止のための具体的な対策を立てづらい
• 保全記録が可視化されていないため、新たな部品の入れ替え等に対して積極的に行えない(予知保全ができない)

このような課題を可視化することで、現在抱えている課題が明確になり、どのような文書を電子化すればいいのかがわかります。また、段階的に進めることで、影響を最小限にすることができるため、スムーズにペーパーレス化を推進することができるでしょう。

既存文書の電子化はスキャン代行業者を利用する

3つ目は、既存文書の電子化はスキャン代行業者を利用するという点です。

自社のみで大量の文書を電子化しようとすると、人件費の負担やコア業務への影響が大きいです。そのため、スキャン代行業者を利用してコストを最小限にし、効率的に電子化することがポイントになります。

まとめ

今回は、工場(プラント事業者)が直面しがちなペーパーレス化の課題や推進する際のポイントについて詳しく解説しました。ペーパーレス化は、コア業務などへ影響が出ないように効率的に電子化を行うことが重要です。もし、できるだけ負担を少なくしてペーパーレス化を推進したいという工場(プラント事業者)は、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用しませんか？

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