工場(プラント事業者)の紙書類の管理で抱えやすいトラブルや文書電子化で解決できることまとめ

工場(プラント事業者)の中には、書類を紙で管理しているところも少なくありません。しかし、紙で書類を管理していると、それが原因でトラブルを抱えてしまうこともあります。そのため、紙の状態で書類を管理し続けることは、工場(プラント事業者)にとってリスクがあるのです。

できるだけリスクを最小限にするために、工場(プラント事業者)が管理している書類は電子化するのがおすすめです。また、文書電子化は紙で書類を管理することで起こるリスクを少なくするだけでなく、工場(プラント事業者)が抱えているさまざまな課題を解決することも可能です。

そこで、今回は工場(プラント事業者)の紙書類の管理で抱えやすいトラブルや実際に文書電子化を行うことで解決できることを解説しますので、興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

工場(プラント事業者)の紙書類の管理で抱えやすいトラブル 

工場(プラント事業者)の紙書類の管理で抱えやすいトラブルは大まかにわけて3つあります。それぞれのトラブルについて詳しく解説しますので、ぜひチェックしてみてください。

品質管理情報が集約されていない

1つ目は、品質管理情報が集約されていないという点です。

品質管理情報に関する書類が製造ラインや部署ごとに保管されている場合、必要な情報を素早く見つけ出すことが難しいです。これにより、監査のときに情報収集に時間がかかったり、トラブル発生時の原因追及のために原材料や製造、検査工程の追跡に手間がかかったりします。

大量の紙文書の蓄積による負担増

2つ目は、大量の紙文書の蓄積により負担が大きくなるという点です。

工場(プラント事業者)は、納品書や検査成績書など、数多くの文書を取り扱っています。また、これらの文書を時間の経過とともに、どんどん溜まっていくことになるでしょう。もし、それぞれの製造工程でこのような多くの紙文書が発生している場合、保管スペースが足りなくなります。工場(プラント事業者)は、紙の文書を保管するために、スペースを確保しなければならないため、コストがかかります。また、管理もしづらくなるため、従業員の負担も大きくなりがちです。

業務の非効率化

3つ目は、業務が非効率になってしまうという点です。

紙文書は検索性が悪く、目的の情報にたどり着くまでに時間がかかるというデメリットがあります。また、人為的なミスも引き起こしやすく、手作業で記録しなければならないため、時間もかかりやすいです。電子化された文書よりも業務効率が悪くなってしまうため、その点に悩みを抱える企業も少なくないでしょう。

工場(プラント事業者)が文書電子化で解決できること

紙文書の運用は、企業運営にマイナスな影響を与えます。そのため、工場(プラント事業者)は文書電子化を推進して現在抱えている課題を解決するのがおすすめです。ここでは、実際に工場(プラント事業者)が文書電子化を行うことで解決できることについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

書類の共有が容易になる

1つ目は、情報共有がしづらいという課題を解決できるという点です。

紙文書で情報を共有する場合、伝えたい人のところまで足を運び、同じ書類を見ながら説明したり、意見を伺ったりしなければなりません。また、複数人で情報を共有したいときは、その書類をコピーする必要があるでしょう。紙文書は非常に共有がしづらく、利便性が悪いです。

一方、文書電子化を行うことで、パソコンやタブレットなどがあれば、場所や時間に関係なく、簡単に共有することができます。これにより、情報共有がしづらいという課題を解決することが可能です。

記入作業が効率化する

2つ目は、非効率な記入作業の負担を削減できるという点です。

紙文書の場合は、一度手書きした情報をシステムに改めて入力する必要があります。また、情報の更新作業も行わなければなりません。

一方、文書を電子化することで、入力した情報を自動でシステムに反映させるようにすることも可能です。これにより、記入作業を効率化することができるので、その点が大きなメリットであるといえるでしょう。

文書を探す工数を削減

3つ目は、文書を探す手間を削減できるという点です。

紙文書の場合は、大量の書類の中から目的の文書を手作業で見つけ出す必要があります。知りたい情報にアクセスするためには、時間がかかるので、業務が非効率になってしまうケースも珍しくありません。

一方、文書電子化を行うことで、検索フォームから目的の書類を見つけ出すことができます。また、OCR処理が施されている文書の場合は、文書の中の情報を検索することも可能なため、知りたい情報を簡単に収集することができるようになるでしょう。

文書紛失のリスクを最小限にできる

4つ目は、文書紛失のリスクを最小限にできるという点です。

工場(プラント事業者)が扱う書類の種類はさまざまですが、中には外部に流出すると企業が大きなリスクを被ってしまうものもあります。例えば、図面や技術関連資料などが挙げられるでしょう。

工場(プラント事業者)の中に部外者が入れないようにしているから問題ないと思われている方もいるかもしれませんが、従業員が持ち出して文書が紛失してしまったり、情報が漏洩したりするケースも珍しくありません。

一方、紙文書ではなく電子化文書の場合は、書類へのアクセスに制限をかけることができます。また、容易にバックアップをとることもできるため、紛失や情報漏洩のリスクを最小限にすることができるでしょう。

印刷や保管コストの削減

5つ目は、印刷や保管コストの削減です。

紙文書で情報を管理している場合、どんどん溜まっていく文書を保管しなければなりません。また、情報共有をする際は印刷をしなければならない機会も多いです。

一方、電子化文書はコンピューター上で保存することが可能です。また、データなので手軽に複製することもできます。これにより、印刷や保管コストを削減することができるでしょう。

工場(プラント事業者)が効率的に文書電子化を進めるならスキャン代行業者の利用がおすすめ！

このように、工場(プラント事業者)が文書電子化を推進することで、さまざまな課題を解決することができます。しかし、工場(プラント事業者)の中には、どのように紙文書を電子化すればいいのかわからないという方もいるでしょう。また、自社ですべての紙文書を電子化することに大きな負担を感じるという企業も多いのではないでしょうか？

効率的に文書電子化を推進したいという工場(プラント事業者)は、スキャン代行業者を利用するのがおすすめです。スキャン代行業者を利用することで、文書を電子化するための作業をすべて任せることができます。工場(プラント事業者)は普段通りコア業務に集中しながら文書電子化を推進することができるので、積極的に活用するのがおすすめです。

まとめ

今回は、工場(プラント事業者)の紙書類の管理で抱えやすいトラブルや文書電子化によって解決できる課題を解説しました。実際に、工場(プラント事業者)が文書電子化を行えば、業務効率化やコスト削減などさまざまなメリットを獲得することができます。

しかし、自社のみで文書電子化を推進すると負担が大きいため、スキャン代行業者を利用して効率的に行うのがおすすめです。実際に、スキャン代行業者を利用して文書電子化を推進したいという工場(プラント事業者)は、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用しませんか？

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