なぜDXにペーパーレス化が必要なのか？スキャン代行を利用してDXを加速化させる方法とは

DXの推進は、企業が今後の成長と競争力を維持するために必要不可欠な取り組みです。実際に、DXを推進することで業務効率化やコスト削減などさまざまなメリットを獲得することができるので、積極的に向き合っている企業も多くなっています。

DXの推進にはシステムの導入など、数多くの取り組みを実施する必要があります。そして、DXの推進に避けては通れないプロセスとしてペーパーレス化が挙げられるのです。これからDXに向き合う企業の中には、なぜDXにペーパーレス化が必要なのか知りたいという方もいるのではないでしょうか？

そこで、今回はDXにペーパーレス化が必要な理由やペーパーレス化に取り組む際のポイントについて詳しく解説しますので、興味がある方はぜひチェックしてみてください。

そもそもDXとは何か？

DXとは、デジタルトランスフォーメーションの略称で、企業や組織がデジタル技術を利用して業務プロセス及び企業文化、顧客体験から根本的な変革を目指す取り組みのことです。単に、ITシステムを導入するだけでなく、それを利用した上でデータの活用や自動化技術の導入を行い新たなビジネスモデルへ転換できるようにします。

DX推進の主な目的は、市場における競争力の強化や業務効率化、コスト削減などが挙げられます。また、顧客に対して優良サービスを提供することで、顧客満足度を向上させることも重要な目標です。

DXの推進を阻む要因について

実際に、DXの推進に取り組む企業が多い一方で、なかなかそのことに向き合えない企業がいるのも事実です。DXの推進は、企業のビジネスモデルや社内の体制に対して大きな変化を与えるため、DXの推進を阻む要因も少なからず存在します。ここでは、具体的にDXの推進を阻む要因をいくつか紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

DXに関して理解が進まない

DXは意味を理解することが難しい言葉です。例えば、従業員の中にはシステムの導入やペーパーレス化を推進することがDXだと勘違いしている方もいるかもしれません。

もし、DXの目的がデジタル化や書類の電子化である場合、DX本来の目的に到達することが難しいです。デジタル化やペーパーレス化はDXを推進するためのひとつの過程となりますが、それが目標ではないため、理解が進まない企業ではDXの本質にたどり着けない場合があります。

コスト面に対して不安がある

コストがDXの推進を阻むことがあります。

DXを推進するためには、書類をスキャンしてペーパーレス化を図ったり、システムを導入したりする必要があります。スキャンやシステムの購入には費用がかかるため、コスト面が不安でなかなかDXと向き合えないという企業も存在するでしょう。

既存システムからの移行が難しいため

企業の中には、既存システムが複雑化・多様化しており、簡単に新しい体制へ移行できないケースもあります。新しい技術への受け入れの支障となり、DXの推進を阻む要因になりやすいです。

DXにペーパーレス化が必要であるといえる3つの理由

このように、DXの推進を阻む要因はいくつかありますが、DXを推進することができない企業は市場の中で競争力を失い、経営面で悪影響を受ける可能性があります。そのため、可能な限り積極的に取り組むようにしなければなりません。

DXを推進するにあたり、さまざまな取り組みが必要ですが、その中のひとつとしてペーパーレス化が挙げられます。ここでは、なぜペーパーレス化が必要なのか詳しく解説していきますので、ぜひチェックしてみてください。

情報のデジタル化が必要であるため

1つ目は、情報のデジタル化が必要であるためです。

DXを推進するためにデータを効率的に活用する必要があります。紙ではコンピューターで情報を扱うことができないため、企業が所有するデータを活用できません。DXを推進するためには、データに基づいた判断が必要であり、それがDX推進の基礎となります。つまり、DXを推進するためにはデータ活用できる環境が必要不可欠です。そして、データ活用ができる環境を構築するためには、情報をデータとして扱えるようにする必要があるため、DX推進にペーパーレス化は必要不可欠であるといえます。

DXの推進には生産性の向上が必須であるため

2つ目は、DXの推進には生産性を向上させる必要があるためです。

企業が生産性を向上させることで、人材などをより効率的に利用することができます。これにより、同じ労力で多くの成果を出すことが可能です。また、生産性が向上されることで、従業員は創造的な業務に時間を費やすことができるようになります。これにより、新しいアイデアなどが生まれやすくなり、企業の持続的な成長と革新が促進されます。

このように、DXを推進するために生産性を向上させることが必要であり、生産性を高めるためにはデジタルを積極的に活用することが求められます。ペーパーレス化を推進することで、情報をデータとして扱えるようになり、結果的に生産性向上につながるため、DX推進にペーパーレス化が必要な理由といえます。

DXの実現にはリモートワークの促進が必要であるため

3つ目は、DXの実現にはリモートワークの促進が必要であるという点です。

リモートワークを促進することで、幅広い人材の確保や従業員のワークライフバランスの改善を促進し、企業の持続可能性を向上させます。リモートワークを推進するためには、情報に対して簡単にアクセスできる環境が必要であり、紙で情報を扱っているとそれを実現することはできません。そのため、ペーパーレス化が必須となります。

DXを推進するためにペーパーレス化に取り組む際のポイント

DXを推進するためのペーパーレス化に取り組む際のポイントは4つです。それぞれのポイントについて詳しく解説します。

ペーパーレス化の必要性を社内に浸透させる

はじめに、ペーパーレス化を推進するためには、経営層や従業員への理解が必須となります。特に、経営層に対しては明確な目的やペーパーレス化がDXに必要な理由をしっかりと説明するようにしましょう。

何に対してどれだけを紙を使用しているかを確認する

何に対してどれだけの紙を使用しているのかを可視化することで、紙の使用量の多い文書にペーパーレス化をフォーカスさせることができます。これにより、高いコスト削減効果を見込むことが可能です。

スモールスタートで行う

ペーパーレス化は最終的に社内全体を巻き込んで実施する必要があります。しかし、はじめからすべての紙媒体のペーパーレス化を実施すると負担が大きくなりやすいです。そのため、一部の紙媒体からペーパーレス化を推進し、スモールスタートで開始すると従業員からの反発が起きづらくなったり、負担を抑えられたりします。

スピーディーなペーパーレス化を実現したい企業はスキャン代行業者を利用しよう

企業が保有する文書をすべてペーパーレス化する場合、非常に量が多いので、自社のみでは対応できないという方もいるでしょう。また、DXの推進を加速させたいという企業の中にはペーパーレス化の課題をスピーディーに解決したいと考えている方も多いのではないでしょうか？

大量の文書を素早くペーパーレス化したいという企業は、スキャン代行業者を利用するのがおすすめです。スキャン代行業者を利用すれば、ペーパーレス化に必要なすべての作業を業者が対応してくれるため、企業はコア業務に集中しながらDXの推進のためのペーパーレス化を図ることができます。また、スキャン代行業者はOCR処理に対応しているため、紙媒体をデータ活用できるように配慮してもらうことも可能です。スキャン代行業者を利用してペーパーレス化を進めるとメリットが非常に多いので、利用を検討するのがおすすめです。

まとめ

今回は、DXにペーパーレス化が必要な理由やペーパーレス化を行う際のポイントについて解説しました。企業がすべての文書のペーパーレス化を自社のみで行う場合、非常に負担が大きいです。また、素早くスキャンすることができなかったり、OCR処理ができなかったりします。そのため、自社のみで対応することに自信がないという企業はスキャン代行業者を利用するのがおすすめです。

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