領収書をスキャンするメリットとは？スキャン代行を利用して効率的に電子化しよう！

企業が扱う書類の中には、法令等で保管が義務付けられているものがあります。そのひとつとして領収書を挙げることができるでしょう。領収書は、仕訳帳や現金出納帳、決算関連書類など保管が義務付けられているそのほかの書類に比べて紙の量が多くなりがちです。なぜなら、経費で買い物をする機会は非常に多く、買い物をする度に領収書を発行して社内で保管しなければならないからです。

領収書を原本で保存すると広い管理スペースが必要になったり、量が多いので紛失したりするケースも多いでしょう。そのため、現在企業の中には領収書をスキャンして電子化しているところも非常に増えています。また、領収書の電子化は電子帳簿保存法で認められており、近年の電子帳簿保存法改正によって要件が大幅に緩和されたので、多くの企業が領収書の電子化に取り組みやすくなっています。

実際に企業の中には、領収書をスキャンするとどのようなメリットを獲得できるのか把握しておきたいという方もいるのではないでしょうか？

そこで、今回は領収書をスキャンするメリットや注意点などについて詳しく解説します。

領収書をスキャンする5つのメリット

領収書をスキャンするメリットは大まかにわけて5つあります。それぞれのメリットについて詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

管理スペースの削減

1つ目のメリットは、管理スペースを削減することができるという点です。

領収書は一枚一枚が小さな書類になりますが、事業に必要な買い物をする度に保管しなければなりません。1年分の領収書だけでも非常に多い量となりますが、7年間保管しなければならないため、企業の書類棚が領収書でほとんどのスペースを使用してしまうという事態になってしまいます。

領収書をスキャンして電子化をすれば、領収書をデータとして扱うことができるようになります。また、タイムスタンプの付与など、スキャナ保存制度の要件を適切に満たすことで、データが保存対象となるため、原本は破棄することが可能です。これにより、管理スペースを大幅に削減することができるでしょう。

領収書を検索できるようになる

2つ目のメリットは、領収書を検索できるようになるという点です。

確認したい領収書を膨大な数の中から見つけ出すために、かなりの時間を費やしたことがある経理担当者も少なくないでしょう。もし、原本で領収書を管理する場合、ファイルに保管された領収書を一枚一枚探していくしかないため、非常に時間がかかります。

一方、領収書をスキャンすれば、データ保存ができるため、領収書の発行日や発行者、指定した検索項目で目的の領収書をピックアップすることができます。これにより、数秒で領収書を探し出すことができるので、その点も領収書をスキャンする大きなメリットであるといえます。

領収書の紛失や流出を防ぐことができる

3つ目のメリットは、紛失や流出を防ぐことができるという点です。

領収書をスキャンすると電子データとしてコンピューター内に保存することができます。これにより、原本で領収書を扱うよりも紛失や流出してしまう可能性が低いです。

また、クラウド上で領収書を管理している場合、ファイルにアクセスした人や時間などが記録されるものもあります。このようなクラウドシステムを利用すれば、万が一紛失や流出が発生したい際に原因を特定することができるので、その点も領収書をスキャンするメリットのひとつです。

コスト削減につながる

4つ目のメリットは、コスト削減につながるという点です。

領収書を紙で管理する場合、領収書を印刷してファイリングをする必要があります。また、そのファイルを適切な場所に保管しなければなりません。印刷コストやファイル代などは少額で済みますが、領収書を原本で管理しなければならない場合、社内で一定のスペースを確保する必要があります。場所の確保にはコストがかかるため、金銭的な負担が大きくなりやすいです。

一方、スキャナ保存制度の要件に満たして領収書をスキャンすることで、原本を破棄することができます。ファイリング等も必要なく、保管スペースも不要になるので、コストカットを実現することができるでしょう。

綺麗な状態で保管することができる

5つ目のメリットは、綺麗な状態で保管ができるという点です。

原本で保管する場合、経年劣化などによって文字が読み取りづらくなってしまうことがあります。また、汚してしまったり、破れてしまったりするケースもあるでしょう。

一方、領収書をスキャンすれば、電子データとして管理することができるので、経年劣化や破損の心配が少ないです。領収書を発行したときと同じ状態で半永久的に管理することができるので、大きなメリットといえます。

領収書をスキャンする際に覚えておきたい注意点

企業が領収書をスキャンする際に覚えておきたい注意点があります。注意点を知ることで正しく領収書をスキャンすることができるので、ぜひチェックしてみてください。

電子帳簿保存のスキャナ保存の要件を満たす必要がある

領収書をスキャンする際は、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たす必要があります。

例えば、領収書をスキャンする場合、検索機能を確保しなければなりません。また、代用は可能ですが、タイムスタンプの付与も条件に含まれる場合があります。もし、スキャナ保存要件を満たすことができない場合、適切な帳簿記録として認められません。また、原本保存が必要になるため、本来のスキャンのメリットを得ることができないでしょう。

ちなみに、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件については、『電子帳簿保存法とスキャンとの関係とは？注意点も解説』で詳しく解説していますので、興味がある方は、ぜひアクセスしてみてください。

データ検索するためにはOCR処理が必須

電子帳簿保存法では、検索機能の確保がスキャナ保存要件に含まれますが、これを実現するためにはOCR処理が必要になります。OCR処理を行うことで、文字をテキストとして扱うことができるので、領収書をコンピューターで検索できるようになります。OCR処理が施されていないスキャンはスキャナ保存要件を満たさない場合もあるため、注意が必要です。

領収書をスキャンして電子化するための方法

最後に、領収書をスキャンして電子化するための方法を解説します。

自社でスキャンする

1つ目の方法は、自社でスキャンをすることです。

経費精算システムの中には領収書をスキャンできる機能が含まれるものもあります。自社でスキャンする場合は、社員で対応しなければならないため、コア業務に集中できないというデメリットなどが存在します。

スキャン代行業者を利用してスキャンする

2つ目の方法は、スキャン代行業者を利用することです。

スキャン代行業者を利用することで、大量の文書を素早くスキャンすることが可能です。また、OCR処理などにも対応していたり、スタッフが電子帳簿保存法に精通していたりするので、その点が大きなメリットです。

まとめ

今回は、領収書をスキャンするメリットなどについて詳しく解説しました。実際に、これから領収書のスキャンを検討している人もいるのではないでしょうか？領収書をスキャンする際はスキャン代行業者を利用して素早く大量の領収書をスキャンするのがおすすめです。もし、スキャン代行業者の利用を検討しているなら、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用しませんか？

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