教育機関でペーパーレス化を図るメリットや効率的に電子化する方法

従来において紙による情報管理が一般的となっており、教育機関においても書類で情報を管理していました。しかし、紙で情報を管理すると、保管スペースが必要だったり、検索することができなかったりするので、不便に感じる機会も多いです。そのため、現在教育機関においても積極的にペーパーレス化を推進し、業務効率化を図るところが増えています。

実際に、教育機関がペーパーレス化を図ることで、どのようなメリットを獲得することができるのでしょうか？また、教育機関に保管されている文書は非常に多いので、どのように効率的に電子化すればいいのかわからない方も少なくないでしょう。

そこで、今回は教育機関の現在のペーパーレス化の現状や進まない理由、電子化によって得られるメリットなどについて詳しく解説しますので、興味がある方は、ぜひチェックしてみてください。

現在の教育機関のペーパーレス化の現状について

現在の教育機関のペーパーレス化の現状は遅れているといえます。

株式会社エイトレッドが2020年4月に実施したワークフロー総研の調査によると稟議の承認作業で紙を使用している大学や専門学校は65.8%にも上ると報告しています。このことから稟議書に承認印を押すために、わざわざ学校に足を運んでいる職員が多いことがわかりました。

また、同調査の結果によると紙で承認作業を行うと承認までの速度が遅くなると感じている職員は80%となっています。実際に、アナログによる承認作業においては進捗状況が可視化されていないため、どこまで承認作業が進んでいるのかを共有することが容易ではありません。また、書き間違いなどが発生すると再度やり直しをしてプリントするという作業も発生することになります。

この結果を見ると、日本の教育機関においてペーパーレス化が非常に進んでいるとはいえず、ペーパーレス化が推進されていないことで課題を抱えているところもあることがわかります。

出典：株式会社エイトレッドワークフロー総研の調査

なぜ日本の教育機関でペーパーレス化が進まないのか？

日本の教育機関でペーパーレス化が進まない原因は大まかにわけて2つあります。それぞれの原因について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

学校の体制の問題

1つ目の原因は、学校の体制に問題があるからです。

教育機関で働いている関係者すべてがITに精通しているわけではありません。実際に書類を電子化すると、パソコンやタブレットでの操作がメインになります。また、資料の作成においても端末で行う必要があるため、ITスキルが不足している職員が多い場合、ITの知識がある職員に作業負担が偏る可能性もあります。また、パソコンやタブレットに慣れていない職員の中には、逆に負担が大きくなると感じてペーパーレス化に対して消極的になってしまう方も少なくありません。

保護者の理解が得られづらい

2つ目の原因は、保護者からの理解が得られづらいという点です。

現在、スマートフォンやパソコンは広く普及していますが、すべてのご家庭が対応できるとは限りません。また、個人情報の流出などセキュリティ面を懸念する保護者も出てくる可能性があります。

教育機関でペーパーレス化を推進する4つのメリット

教育機関でペーパーレス化を推進すると得られるメリットは大まかにわけて4つあります。具体的にどのようなメリットを獲得することができるのか解説していきますので、ぜひチェックしてみてください。

会議時間の短縮

1つ目は、会議時間の短縮です。

会議を行う際に資料を配布しますが、ペーパーレス化を推進することで、この作業がなくなります。ペーパーレス化を推進することで資料は電子データになります。これにより、データをサーバーにアップロードするだけで、会議参加者と資料を共有することが可能です。これにより、資料を配布する時間が短縮されるため、業務効率化を期待することができるでしょう。

保護者とのコミュニケーション円滑化

2つ目のメリットは、保護者と円滑なコミュニケーションを実現できるという点です。

紙で資料などを管理している場合、保護者に情報を伝える際に紙のプリントが配布されます。プリントは一旦生徒に配布されて、その後保護者に渡るため、うまく行き届かなったり、途中で紛失してしまったりする可能性もあります。

一方、教育機関でペーパーレス化を推進すれば、資料をスマートフォンやパソコンで共有できるため、非常に便利です。また、アンケートを実施する際もやり取りが簡単になるので、保護者にも大きなメリットがあるといえます。

フィードバックや指導が迅速に行える

3つ目のメリットは、フィードバッグや指導が迅速に行えるという点です。

紙で小テストなどを管理する場合、生徒に配布してその後に回収・採点するという一連のフローが必要になります。このやり方の場合、フィードバッグに時間がかかってしまうため不便です。

一方、ペーパーレス化を推進すれば、自動採点やオンラインでの添削が可能になります。また、配布・回収というフローがなくなるため、フィードバッグや指導がしやすくなるでしょう。

ICT教育の基礎を作り上げることができる

4つ目のメリットは、ICT教育の基礎を構築できるという点です。

文部科学省では、情報活用能力の育成などを目的にICT教育を推進しています。ICT教育を行うためには、デジタル環境で資料を検索することができたり、端末で閲覧できたりする必要があります。つまり、紙による情報管理ではICT教育を推進することができず、ペーパーレス化が必要です。そのため、教育機関がペーパーレス化を推進すれば、ICT教育の基礎を作り上げることができます。

教育機関が文書を効率的に電子化する2つの方法

教育機関がペーパーレス化を推進すれば、さまざまなメリットを獲得することができるため、実際に取り組もうと思われている方も少なくないでしょう。そこで、最後に教育機関が文書を効率的に電子化する方法について解説します。

学内でペーパーレス化を図る

1つ目の方法は、学校内で文書のスキャンを行うことです。

教育機関が自身でペーパーレス化を推進する場合、スキャナー機器を用意して職員が文書を1ページずつスキャンします。すべて学内で行うため、場合によってはコストを抑えてペーパーレス化を推進できる可能性があるでしょう。

一方、文書情報マネージャーなどの有資格者がスキャンニング業務を行うわけではないため、品質が担保されづらいです。また、原本の損失などセキュリティ面に不安を感じる方も多くなっています。

スキャン代行業者を利用する

2つ目の方法は、スキャン代行業者を利用することです。

スキャン代行業者に依頼すれば、単に文書をスキャンするだけでなく、OCR処理なども可能になるため、検索性の向上も期待できます。また、スキャン代行業者がすべてのスキャニング業務に対応するため、品質が高く、スピーディーな文書電子化を実現することができるでしょう。

まとめ

今回は、教育機関がペーパーレス化を推進するメリットや具体的な方法について解説しました。ペーパーレス化を図ることで、ICT教育の基礎作りができたり、業務を効率化させられたりするなどさまざまなメリットを獲得することできます。そのため、実際にペーパーレス化を推進するために、スキャニングを検討されている方も多いでしょう。しかし、学内でスキャンを行うと品質が悪くなったり、負担が大きくなったりします。そのため、このような事態を避けてスムーズにスキャンを行いたいという方は、株式会社うるるの『うるるBPOスキャン代行サービス』を利用しませんか？

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