名古屋鉄道株式会社

山田 様：電子化を推進する大きなきっかけとなったのは、2024年12月～2025年1月にかけて行われた本社オフィスの移転でした。新オフィスのフロア面積は、旧オフィスの約2/3となるため、レイアウト設計には一段の工夫が必要な状況でした。

その中で、旧オフィスには古くから蓄積され担当者も分からず処分できない書類が溜まっており、書庫がスペースを圧迫していました。そのため、紙文書をそのまま持っていけば確実にスペースが足らなくなる、というとても悩ましい状況でした。

また、本社オフィスの移転準備が本格化する前から、「紙運用の手間」という課題がありました。一つは、膨大な紙の中から該当の書類を探す手間。もう一つは、承認業務における部署間のやり取りの手間です。

後者は決裁をイメージしていただくとわかりやすいかと思いますが、財務データの仕分けなど、業務のたびに逐一紙で申請し、上長に提出して稟議で承認を得る。このようなやり取りが発生していましたので、かなりの手間がかかっていました。 これらの業務を効率化する観点からも、電子化は避けては通れませんでした。

山田 様：やはりコスト面が大きかったと思います。複数社で比較検討をしましたが、うるるBPOさんのコストパフォーマンスが圧倒的に良く、見てすぐに納得できるほどの差がありました。

次に、作業条件の分かりやすさです。他社では作業範囲やフローについていろいろな制約があったり、あいまいな提示だったりしたのですが、うるるBPOさんは「ここまで対応します」ときっちり明確に示していただき、非常に分かりやすいご提案でした。

ただ、我々としては、冒頭でお話ししたとおり本社オフィスの移転を控えていましたので、委託後に「遅延なくスムーズに進むのか？」「なにか業務に支障が出たりしないか？」という不安があったのも事実です。
そこで、本格稼働前の段階でテスト運用として財務関連の資料の電子化をお願いしたのですが、納品いただいたデータの品質にも問題がなく、何のトラブルもなくスムーズに完了いただきましたし、確認事項があれば都度迅速にご対応いただきましたので、安心して電子化をおまかせすることができました。

山田 様：まず、移転先の新しいオフィスに「電子化しなかった紙文書が保管しきれるか」という懸念があったのですが、各部署が想定以上に電子化に協力的だったこともあり、用意していたキャビネットで収納できました。なので、オフィス移転に必要だった「紙文書の大幅削減」と「移転後にもスペースが不足しないようにする」という当初の目標は、完全にクリアできました。

そして、作業効率に関しても大きな改善効果があったと肌で感じています。紙運用だった頃は、手作業でインデックスを貼って探しやすくする程度しかできることはありませんでしたが、必要な紙文書はデータ化され、ファイル名も指示書通りに付けていただけたので、今ではGoogleドライブ上で検索すればすぐに見つかります。各部署からも「データの検索がしやすくなった」という声を聞きますね。

紙運用だった頃は、手作業でインデックスを貼って探しやすくする程度しかできることはありませんでしたが、必要な紙文書はデータ化され、ファイル名もOCRも指示書通りに付けていただけたので、今ではGoogleドライブ上で検索すればすぐに見つかります。他部署からも「データの検索がしやすくなった」という声を聞きますね。

山田 様：鉄道業界は横の繋がりが強く、互いに助け合う風土がありまして、業界内の会合などでは、「うちはこんなツールを使っています」「こういう課題があります」といった情報共有が活発に行われています。そんな中、以前とある会社さんから「名鉄さんはどの業者に電子化を依頼していますか？」という質問があったのですが、自信をもって「うるるBPOさんです」とお伝えしました。（笑）

業界各社、温度差はありますが、向いている方向性や課題認識は近いものがあります。弊社は「本社移転」というきっかけがあったので電子化も動きやすかったですが、後がないような状況にならないと、大きな物事はなかなか進まないものですよね。もし弊社でも本社の移転がなかったら、電子化の実現はもう少し遅れていたかもしれません。

弊社では、本社移転を終えた今でも「年1回」というペースで定期的にたまった紙文書の電子化作業をお願いしています。こういった安定した流れを今後も定着させていけるよう、引き続きお付き合い願いたいと考えています。