あらゆる書類を格安で電子化する
スキャン代行サービスのうるるBPO

事例

過去にお請けした業務内容とお客様の一部を、ご紹介いたします。

2012年10月26日

展示会の出展企業パンフ等 スキャニング

【電子化実施の背景】

展示会においては、各出展企業が多くの資料をそろえて参加しています。参加者(ユーザー)はいろいろな出展社を見て回るものの、

1日のうちの数時間ですべての出展先をまわることは物理的に難しいのが事実で、中には有益な資料などを見過ごしてしまう場合などがあるかもしれません。

この度のクライアントはその部分を解決するため、展示会情報のWEBアプリを開発してするパンフや

、各地の代理店販売企業及びその連結子会社などなど、日々多数の契約書が新規に発生しております。その全てが日々本部に集約されてくると、当然のごとく本部は紙原本でまみれてくる、という背景がありました。余分な倉庫を借りて紙で保管することは、毎月のランニングコストも馬鹿にならないため、新規に発生するものは随時電子化を行うという業務が急務でした。また問い合わせや確認などで覧をする必要がある際は、直接倉庫へ出向いて確認しているという現状で、大変な無駄が発生していたことも事実です。

その現状とあわせて管理システム導入などのタイミングもあり、DB(テキスト情報)作成と、スキャン資料を他ロケーションとの共有させることも踏まえ、電子化を検討するに至りました。

専用システム導入プロジェクトのうち、DB作成というデータ入力フローと、該当資料のスキャンフローを含めてご提案させて頂くこととなりました。

【スキャンの目的】

・直接紙で確認することに係るコスト(時間)を削減すること

・容易にプリントアウトが出来るようにすること

・閲覧やプリントアウトなどの各アクションでアカウント権限を付け、セキュリティを高めること

・電子化後のファイル名付与により、検索を容易にすること

・他事業書などからでも閲覧することを可能にすること

・日々の電子化に係る人件費削減

・上記関連事項で発生する見えない人件費を削減すること

【結果】

・滞留分のスキャン用資料はもちろんのこと、日々発生するスキャン用契約書についての人件費と時間のコストカットを実現。また本業務により浮き出る費用(時間)については、コア業務にあてることが出来ている現状です。

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