あらゆる書類を格安で電子化する
スキャン代行サービスのうるるBPO

事例

過去にお請けした業務内容とお客様の一部を、ご紹介いたします。

2012年11月20日

電子化による保管スペースの軽減と検索性の向上(OCR付きスキャン)

保管スペースの軽減と検索性の向上

N社様では各種取引伝票や契約書、機密書類など様々な紙媒体のドキュメントを規程の期間、ファイリングして書庫で保管・管理してきましたが、業務拡大に伴って保管するドキュメントの量も膨大になり、書庫が手狭でこれ以上の保管・管理が困難になってきた状況でした。
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「書庫を増設したいが、それも簡単にできることではないので、ドキュメントを全て電子化して欲しい」
というのがN社様からのご依頼でしたが、今回、弊社からは『スキャンによるドキュメントの電子化と、電子化による検索性向上」の電子化サービスをご提案させていただきました。紙媒体のドキュメントをスキャンで電子ファイルにすることは勿論ですが、OCR機能があるスキャナ機でドキュメントをスキャンすることにより、ドキュメントの文字情報をテキスト情報として読み取り、電子ファイル内のテキスト単位、すなわち”キーワード単位”で情報を自由に検索することができるようになります。
サービス提供後、N社様の書庫に積まれていた大量のダンボールは全てなくなり、全てのドキュメントはN社様の情報システムの中で電子ファイルとして管理されています。以前よりも共有性が高まり、またOCR付きスキャンをしましたので、キーワード単位で容易に早く、情報を検索できるようになりました。
担当者コメント
N社様のドキュメントを全てお預かりしてOCR付きスキャンを進めるのですが、「◯◯の資料とちょっと見たいのですが」とN社様から急遽にお問合せが入ります。あくまでN社様の業務上のドキュメントですので、このようなお問合せをいただくのは当たり前のことです(苦笑)。メールやファックス、時にはバイク便を使い、N社様の業務に支障をきたさないようご対応させていただきました。
お客様の声
とても丁寧にご対応頂きました。有難うございます。うるるさんに預けていたドキュメントの中で急遽確認しなければいけないものも幾度かありましたが、弊社の業務が滞ることなく、随時、ドキュメントを返却していただきました。
書庫も広くなり、また検索機能のおかげでドキュメントを探す手間暇もかなりラクになりました。とても満足しています。書庫がまた手狭になったら(笑)、またうるるさんにお願いしたいと思います。
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