あらゆる書類を格安で電子化する
スキャン代行サービスのうるるBPO

膨大な紙の書類の中から、必要な一枚が見つからない!

契約書をはじめ、保存の必要がある紙の書類は増えていくいっぽう。

保管のためのスペースが足りなくなったり、必要な一枚を探し出す労力をムダに感じたことはありませんか?

事例一枚の契約書探しに終日費やしたY社の場合

その日の午前中、Y社にかかってきたのは「契約書の内容を再度確認して欲しい」という1本の電話でした。

 

電話をかけてきたのは、一年半ほど前に某サービスについて契約を交わしたクライアント。ある件について、契約内容と相違があるのではないかと思われる点が見つかったので、「契約書の内容を至急確認して、適切に対応して欲しい」とのことでした。

 

電話を受けてさっそく書類を探しはじめましたが、日ごろから業務に追われ、規定の書類管理が徹底されていなかったため、必要な一枚がどうしても見つかりません。思い当たる保管スペースを探しても見つからないということは、何かの書類に紛れてしまったのでしょうか。壁一面のキャビネットを全て確認するのは気が遠くなるような作業ですが、仕方なく、課内全員で書類の捜索にあたることにしました。

 

結局、契約書が見つかったのは、その日の終業時間間際。書類探しに丸一日を費やすことになり、仕事が滞ったのは言うまでもありません。

 

実は、Y社ではこのようなことが初めてではなかったようです。半年前にも同じような事態が起き、毎回このように捜索していてはマズいと、皆感じているようです。膨大な紙の書類の中から、必要な一枚が見つからない…もう繰り返さないために、できる対策はないのでしょうか。

紙の書類をスキャニングで電子化し検索性も向上させます!

解決ソリューション

うるるBPOの「契約書スキャニング」では、紙媒体のドキュメントをスキャンで電子ファイル化します。さらにOCR機能があるスキャナを使用することで、PDFに透明のテキスト情報を付与することも可能です。

 

OCR付きのPDFなら、契約書などを画像としてスキャンしても、キーワード単位での文字検索ができるので、必要な書類もスピーディーに探し出せるようになります。書類の保管スペースも縮小され、オフィスの省スペース化にも一役です。

さらにできること

「PDFしおり」サービスで、PDFファイルやWEBブックを開いた際に「目次」を表示することが可能に。ファイルの内容をより一層可視化できるので、ページ数の多い資料などにはとくにおすすめです。

 

また、機密性の高さなどで社外に持ち出せず、ドキュメント化が難しいと諦めていた書類でも、弊社からスキャナーとともにスタッフを派遣する「出張スキャニング」サービスもご利用いただけます。

Y社の成果

今回を機にすべての契約書をアウトソーシングでスキャニングし、OCRも適用してもらいました。 書類に関して問い合わせがあっても、迅速に対応できるように改善されたことで、新規契約獲得に、より注力できるようになったようです。

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